Hvad koster det at ansætte en ny medarbejder?

Står du i en situation, hvor du overvejer at ansætte en ny medarbejder – og har du tænkt over, hvad det egentlig koster at få nye kræfter om bord i din virksomhed?

Der findes en masse omkostninger og regler, som skal overholdes, når man ansætter en ny medarbejder. Derfor har vi forsøgt at skabe et overblik og opstille et system, der udregner alle udgifter og omkostninger ved ansættelse.

Desuden giver vi et overslag over, hvad en medarbejder koster dig, hvis din nye kollega har sygedage eller skal holde barsel; med andre ord forsøger vi at inkludere alle tænkelige udgifter, der kan opstå, når du skal ansætte en ny medarbejder.

Der er dog et lille men; Omkostningerne vil altid variere afhængig af den type medarbejder, du ansætter. En fuldtidsmedarbejder koster væsentlig mere end en freelancer eller studiemedarbejder, og der er også andre love, der gælder for personer, der er ansat til 37 timer om ugen.

Hvad koster en medarbejde? Prøv vores beregner herunder og se, hvad din næste medarbejder koster.

Ansættelse af nye kræfter indebærer nogle gange et forkert match, hvilket kan blive en dyr affære – uanset om vedkommende siger op, eller du/I bliver enige om at opsige samarbejdet.

Artiklen her giver dig derfor også et indblik i de omkostninger og konsekvenser, det kan have at ansætte den forkerte. 

Omkostningerne ved at ansætte en ny medarbejder er listet i forskellige grupperinger herunder. Der er de primære omkostninger, som bl.a. involverer løn og forsikring. Derudover er der sekundære omkostninger til fx IT-udstyr, frokostordning og andre elementer, der gør jobbet ekstra tiltrækkende.

Slutteligt er der de ting, du ikke på forhånd kan gardere dig mod. Sygdom og barsel er gode eksempler på netop den slags udgifter.

Heldigvis er er ting, du kan gøre for at gardere dig mod at miste dine medarbejdere. Det kan for eksempel være en fordel at indføre månedlige medarbejdertilfredshedsundersøgelser.

Forskel på medarbejdertype

Det er ingen hemmelighed, at der er stor forskel på udgifterne alt afhængig af, hvilken type medarbejder du ansætter. Her tænker vi på forskellen på fx fuldtidsmedarbejdere og studentermedhjælpere. Du kan læse mere om fordele og ulemper hos de forskellige typer medarbejdere i vores tjekliste til den nystartede virksomhed, som også sagtens kan være brugbar for den veletablerede virksomhedsejer. 

Nedenstående udgifter kommer til at tage udgangspunkt i, hvad det vil koste at ansætte en fuldtidsmedarbejder i din virksomhed.

Løn

Den første og mest åbenlyse omkostning er løn. Det er det tal, som den indkaldte kandidat som regel fokuserer mest på, og det er også den udgift, der er mest omkostningstung for dig som virksomhedsejer. Selve lønnen forhandles under den endelige samtale og skal ses som et tovtrækkeri de to parter imellem. Vi tager i eksemplet her udgangspunkt i, at I er blevet enige om en løn på 30.000 kr. månedligt i den endelige ansættelseskontrakt.

Forsikring

Udover at betale den månedlige løn skal du betale forsikring til din nye medarbejder. Der er nogle lovpligtige forsikringer, som alle medarbejdere skal inkluderes i. Du kan læse mere om, hvilke forsikringer du/I SKAL have, og hvilke forsikringer I måske bør overveje at tegne.

ATP

Du skal betale ATP til dine ansatte. Det gælder både for fuldtidsmedarbejdere og deltidsmedarbejdere, der arbejder over et bestemt antal timer om måneden. På Virk.dk kan du læse mere om reglerne.

Pension

Der er igen nogle ubekendte faktorer, der afgør, hvorvidt pension er relevant for netop dig og din forretning. Er din virksomhed en ung startup, så er I måske ikke klar til at etablere en pensionsordning. Er virksomheden omvendt veletableret, kunne det tænkes, at I allerede har en ordning tilknyttet. 

Pension kan være et vigtigt trumfkort at have i baghånden som arbejdsgiver, hvis dig og en ny medarbejder er uenige om et passende lønniveau. Pension er helt basalt set en procentdel af den aftalte løn, der bliver indbetalt til en konto og udbetales, når arbejdslivet er forbi. 

Arbejdsgiveren betaler dobbelt så meget, som medarbejderen, og en startsats kunne eksempelvis hedde otte procent fra arbejdsgiveren og fire procent fra medarbejderen. Det betyder, at der i eksemplet med de 30.000 kr. i løn skal lægges yderligere 2.400 kr. i pension.

Feriepenge

Det er ikke alle, der tænker over, at der skal betales feriepenge svarende fem ugers årlig ferie. Der skal betales 12,5 procent af lønnen hver måned, hvilket i eksemplet svarer til 3.750 kr. til medarbejderens feriekonto. Allerede nu er en medarbejder til 30.000 kr. steget til 36.150 kr. månedligt. 

Ovenstående primære omkostninger er dem, der oftest ses i virksomheder landet over. Omvendt vil tilstedeværelsen af de sekundære omkostninger, som fx frokostordning og julegaver, variere væsentligt mere fra virksomhed til virksomhed. Vi lister her alle tænkelige udgifter, så du kan få det bedste billede af, hvad en medarbejder kan komme til at koste.

Firmabil

Skal medarbejderen have en firmabil for eksempelvis at kunne komme ud og servicere jeres kunder, så er det også en omkostning, der skal medregnes. Et ekstra køretøj i bilparken inkluderer diverse forsikringer, brændstof og vægtafgift. 

Telefon

Der er stor forskel på, om medarbejderen skal have betalt telefoni, eller om han eller hun skal have en firmatelefon, der kun anvendes i firmaregi. Medarbejderens aftalte arbejdsopgaver kræver måske adgang til en telefon, og derfor bør du kigge nærmere på, hvad det vil koste dig.

IT-udstyr, værktøj, arbejdstøj m.m.

Visse brancher kræver, at medarbejderne får stillet udvalgte ting til rådighed for at kunne udføre det arbejde, de er blevet ansat til at varetage. Det kan fx være værktøj, hvis du ansætter en tømrer – eller et nyt skrivebord med en tilhørende computer, hvis den nye medarbejder skal udføre kontorarbejde.

Frokostordning

Skal medarbejderen selv medbringe en madpakke, eller får I leveret mad udefra eller i en kantine? Hvis der skal medbringes en selvsmurt rugbrødsmad, består omkostningerne ikke af det helt store. Betaler din virksomhed modsat for maden, skal endnu en person medregnes i budgettet. En ekstra kuvert kan samtidigt medføre yderligere opvask, som skal tilføjes til det endelige regnskab.

Rejse- og transportomkostninger

Sælgere bruger ofte en masse tid på at køre rundt til diverse kundemøder. Her får de naturligvis kørselsgodtgørelse, hvis de bruger egen bil.

Det er op til den enkelte medarbejder selv at holde styr på sit kørselsregnskab, som herefter videregives til virksomhedsejeren eller ledelsen.

Licenser til software 

Ved ansættelse skal du også regne med at skulle betale for ekstra programlicenser. Det kan fx være et program, der kan hjælpe vedkommende med konkret arbejde, med at overvåge medier eller noget tredje – og mange online systemer kræver, at man udvider sine licenser til flere medarbejdere.

Oven i hatten kommer du nok heller ikke udenom at betale for endnu en licens til dit lønsystem, så du kan administrere lønnen til den nye medarbejder. 

Efteruddannelse og/eller kurser

Det er meget få små virksomheder, der sætter ressourcer til side til medarbejdernes efteruddannelse. Dog er det et af de goder, man ikke bør undervurdere effekten af. Hvis du som virksomhedsejer fx ikke har råd til at betale for en HD-uddannelse, kan et alternativ være at betale medarbejderens fridag, hvis han eller hun ønsker at betale selv. Hermed ikke sagt at uddannelse og kurser er et must, men hvis man ønsker at tilbyde sine medarbejdere ovenstående, skal det regnes med i det endelige regnestykke.

Personalegoder – kaffe, sodavand eller lign.

Med i budgettet skal du desuden medtænke et ekstraforbrug af kaffe, sodavand og kuvertudgifter ved julefrokoster og sommerfester. Andre eksempler på personalegoder er rabat på kontingenter hos et fitnesscenter eller, når efteråret rammer, en influenzavaccine. 

Bonusser

Betaler du din kommende sælger en bonus ved x antal salg pr. måned, så husk for god ordens skyld at medregne det i de omkostninger, der er ved ansættelsen. Får vedkommende en bonus, som ikke udbetales kontant, skal det naturligvis også overvejes. 
Bonusser kan også være en form for resultatløn, som udbetales, når medarbejderen har nået aftalte mål.

Gaver

Giver virksomheden medarbejdergaver, skal det også medregnes i de samlede omkostninger. Det kan fx være ved opstart, hvor man giver en gavekurv for at byde velkommen.

Flere virksomheder giver desuden gaver ved lejligheder som: 

• Fødselsdag
• Jul
• Månedens medarbejder
• Jubilæum
• Fratrædelse

Oplæring

Og så er der selve indkøringen i firmaets daglige arbejde. Når en ny medarbejder ansættes, skal du forvente, at en oplæringsproces er nødvendig. Den tid, du bruger på at sætte din nye medarbejder ind i diverse systemer, arbejdsgange og arbejdsopgaver, tjenes forhåbentligt hjem igen, men koster knaster i starten. 

Foruden alle de typiske udgifter skal du være opmærksom på udgifter, der kan være svære at forudse.

Sygdom

Sygdom kan rammes os alle – og er du virksomhedsejer, betyder sygdom blandt medarbejderstaben lige pludselig manglende arbejdskraft, hvilket kan koste dig i form af tabt produktion eller udgifter til en eventuel vikar.

Barns 1. og 2. sygedag

Afholdelse af barnets 1. og 2. sygedag afhænger af overenskomster, men er I omfattet af ordningen, skal du som arbejdsgiver betale fuld løn, selvom din medarbejder holder fri. 

Flere arbejder dog delvist hjemmefra, når de har et sygt barn, hvilket går mindre ud over virksomheden, selvom det påvirker arbejdskraften.

Barsel

Under dine medarbejderes barsel får du dækket nogle af barselsudgifterne, og flere offentlige instanser arbejder på at gøre forskellen mellem kvinder og mænd mindre, så det ikke ‘bedre kan betale sig at ansætte en mand’.

Rekrutteringsomkostninger

Det er tidligere blevet nævnt i denne artikel, at opstartsfasen med en ny medarbejder kan blive en bekostelig affære i første omgang. Og før selve indkøringsfasen skal den rette kandidat først findes og indkaldes til samtale. 

Rekrutteringen af de bedste kandidater koster både tid og penge – uanset om du vælger at få tilknyttet et rekrutteringsbureau, om du får HR til at igangsætte arbejdet eller selv kaster dig over arbejdet.
Tiden er i bund og grund den største pengesluger, og med tiden kommer den manglende arbejdskraft igen i spil.

Afskedigelsesordning/fratrædelse

Det sidste punkt i denne artikel handler om en eventuel fratrædelses- eller afskedigelsesordning. 

Vælger du at opsige din medarbejder efter endt prøveperiode, skal du betale op til tre måneders fuld løn, medmindre han eller hun finder andet arbejde inden de tre måneders udløb. Der findes nogle love og regler på området, som vi ikke vil komme nærmere ind på her, da flere faktorer kan spille ind. 
Antallet af måneder med fuld løn stiger afhængigt af, hvor længe medarbejderen har været ansat i virksomheden. 

Vi håber, at denne side har været med til at give et bedre billede af, hvad det i realiteten koster at ansætte en ny medarbejder – alt i alt.