En aftale er vel en aftale, ik’?
Jo, det kan man godt sige. Og i princippet er en aftale bindende, uanset om den er mundtlig eller skriftlig.
Men nogle gange kan der alligevel opstå tvivl – især hvis det (bare) er en mundtlig aftale. Det, der blev sagt i telefonen for en uge siden, kan være svært at bevise i dag.
Det kan ende i uheldige diskussioner mellem dig og din kunde, men også mellem dig og dine samarbejdspartnere, medarbejdere eller medejere.
Dit bevis
Derfor er det god idé at få en underskrift på papiret, så du står stærkere, hvis der pludselig opstår tvivl om indholdet i en aftale.
Og det hele kan klares på få minutter – hvis du dropper printer og postvæsen og vælger en digital løsning.
Flere digitale løsninger er nemlig billigere, hurtigere og nemmere. Den her løsning har for eksempel gratis oprettelse og giver dig de første ti underskrifter gratis.
Nedenfor har vi samlet de fem underskrifter, du som minimum skal huske at få.
5 typer dokumenter, du skal huske en underskrift på:
- Selskabsdokumenter
- Tilbud til kunderne
- Leverandør- og samarbejdsaftaler
- Årsrapporter
- Ansættelseskontrakter
På nogle er underskriften et lovkrav, mens det på andre (bare) er en rigtig god idé.
1. Selskabsdokumenter
Lad os starte med begyndelsen. Starter du et iværksætter- eller anpartsselskab (IVS eller ApS), er det et krav, at du (og eventuelle medstiftere) underskriver såkaldte stiftelsesdokumenter, når du søger om et CVR-nummer.
Med andre ord: Har du allerede stiftet et selskab, kan du sætte flueben ved denne med det samme.
Hvis du derimod har en personligt ejet virksomhed, behøver du ikke udfylde stiftelsesdokumenter. Det kræver bare et dansk CPR-nummer, og at du kan finde dit NemID.
Det kræver også kun CPR-nummer og NemID at starte et interessentskab. Men med flere ejere kan det være en god ide at underskrive en interessentskabskontrakt. Bare så der rene linjer blandt ejerne. Det er ikke et krav – bare en god idé.
2. Tilbud til kunderne
Okay, hvis du kun skal lave et par timers arbejde, er det måske lidt overkill at kræve en underskrift fra kunden.
Der kan et “ja” i telefonen eller på mail være rigelig fint – og lige så bindende.
Men skal du levere et større stykke arbejde, bør du overveje en skriftlig aftale – både for din og kundens skyld.
En klar skriftlig aftale minimerer risikoen for misforståelser. Arbejdsopgaverne er klart defineret. Og I er blevet enige om en pris.
Tilsammen giver det de bedste odds for, at både du og kunden bliver tilfredse.
Skulle der alligevel opstå tvivl om aftalen, står du rigtig stærkt, hvis kunden har underskrevet tilbuddet. Det er dit klokkeklare bevis for, at kunden har accepteret de opgaver og den pris, der står i tilbuddet. Og det er svært at argumentere imod.
3. Leverandør- og samarbejdsaftaler
De samme fordele ved et underskrevet tilbud gælder også, når det er dig og din virksomhed, der er kunden.
Igen er der enighed om, hvad der skal leveres og til hvilken pris. Ingen tvivlsspørgsmål.
Og du er sikker på at få de leverancer, du skal bruge til at kunne levere din egen ydelse til din kunde.
For at sikre dig selv (og dine kunder) bør aftalen også beskrive, hvad der sker, hvis leverancen ikke overholdes. Får du en kompensation? Bliver varerne sendt med ekspresbud? Eller noget helt tredje? Både af hensyn til din virksomheds økonomi, men også for at sikre dig mod et dårligt ry på grund af en uheldig underleverandør.
4. Årsrapport
Har du en personligt ejet virksomhed, kan du springe det her punkt over. Hyg dig med din udvidede selvangivelse.
Men har du et iværksætter- eller anpartsselskab, skal du læse med. Så er det nemlig et krav, at du laver en årsrapport (og underskriver den).
Måske du allerede har prøvet det flere gange? Måske du stadig har din første årsrapport til gode?
En simpel Google-søgning afslører hurtigt kravene til selve årsrapporten, så det vil vi ikke bruge tid på her.
Men vi kan godt afsløre, at der i årsrapporten skal sættes et par underskrifter.
- Du og eventuelt andre medlemmer af ledelsen skal underskrive det, der kaldes ledelsespåtegningen.
- Har du haft en revisor til at kigge på årsregnskabet, skal det også godkendes med en underskrift fra revisoren.
Når alle de lovpligtige underskrifter er i hus, kan du sende årsrapporten til erhvervsstyrelsen – og gøre det hele en gang til om et år.
5. Ansættelseskontrakter
Kæmpe high five og skulderklap til dig, hvis du er nået dertil, hvor du skal til at ansætte en eller flere medarbejdere. Godt gået!
Hvis der er til mere end otte timer om ugen, skal den heldige medarbejder have en ansættelseskontrakt inden for den første måned.
Der er en række formelle krav til, hvad den skal indeholde. Men teknisk set behøver den faktisk ikke en underskrift for at være gyldig.
Alligevel vil vi kraftigt råde dig til at få den underskrevet – både for dig og din kommende medarbejders skyld. Det er ikke bare god kutyme; det er også et tydeligt bevis på, at I begge har accepteret de arbejdsopgaver, der skal løses, under definerede forhold.
Få underskriften nemt og hurtigt
Det var så en længere smøre om, hvor du bør få en underskrift. Nok om det.
Hvordan får du så rent praktisk fat i den underskrift?
Før i tiden foregik det altid med pen og papir. Og man skulle enten mødes fysisk eller bruge tid og penge på at sende papirerne frem og tilbage.
Men sådan behøver det ikke være længere.
I dag behøver du hverken porto, print eller papir for at få underskrevet et dokument.
Med digitale løsninger – fx Visma Addo – er det både blevet nemmere, billigere og hurtigere.
Med Visma Addo kan underskriften klares direkte på mobilen. Du slipper altså for en besværlig proces, hvor du først skal sende en PDF, som modtageren skal printe for at underskrive for så eventuelt at scanne ind igen. Og så videre.
Bruger du i stedet Visma Addo, kan det klares på farten og på ganske få sekunder.
Og mangler underskriften stadig efter et par dage, sender systemet automatisk en påmindelse.
Du betaler kun for de underskrifter, du sender – ingen abonnement eller gebyrer. Og lige nu er de første ti underskrifter gratis.
Prøv Visma Addo gratis