Diæter/rejsegodtgørelse – Sådan håndterer du det

For ansatte kan det håndteres på flere måder.

1. Enten bogføres de faktiske udgifter (dvs. har den ansatte spist for 100 kroner, så bogfører man deres regning på 100 kr.), som den ansatte har haft – og du udbetaler dem til din ansatte. Det kræver selvfølgelig, at din ansatte har kvitteringer med hjem til dig, ellers kan du ikke trække det fra 🙂  Vi behandler dette yderligere nedenfor.
2. Du kan også udbetale diæter til din ansatte efter statens takster. Gør du det, har du som arbejdsgiver pligt til at oplyse dette til Skattestyrelsen. Det gøres typisk over lønsystemet, der så sørger for, at det også bliver indberettet korrekt.
3. Udbetaler du ikke penge til den ansatte har vedkommende et personligt fradrag for sine rejseudgifter for dit firma. Det tages som fradrag i rubrik 53 – max er 29.300 i 2021 (2020: 28.600 kr.). Vælger du denne løsning, skal du selvfølgelig ikke gøre noget i dit regnskab.

Sådan gør du, hvis du vælger løsning 1: 

Det første du skal er at bogføre udgiften i Dinero.

Faktisk, så kan det godt være lidt en jungle at finde rundt i. Heldigvis har vi lavet Dinero Crowd, der hjælper dig godt på vej.

Lad os i nedenstående tage et eksempel, hvor den ansatte har været på rejse i Danmark og har taget en overnatning med morgenmad inkl. Det er nemlig lidt kompliceret for der er fuldt momsfradrag på overnatningen, mens der er kun kvartmoms på bespisningen. Det hele er betalt med den ansattes egne penge.

Sådan bogfører du udgifterne:

For at bogføre det, skal du vælge

Bogføring → Opret nyt køb → Vælg “Bilaget er betalt med det samme f.eks. kontant eller med Dankort (kontantkøb)” → Under “Hvordan har du betalt bilaget, vælg da “Udlæg ansatte og ejer”.  Du bogfører nu, at du skylder den ansatte penge for det, som vedkommende har lagt ud på rejsen. Til at udfylde de enkelte linjer bruger du Dinero Crowd – så hjælper den dig nemlig med det rigtige skatte- og momsfradrag.

Sådan tilbagebetaler du omkostninger til den ansatte:

Denne del er den mest simple. Her skal du blot gå til Bogføring → Under skabelonerne, vælg da Udbetaling af udlæg til ansatte. Udfyld de oplysninger som skabelonen beder dig om og tryk Godkend – så nemt har du bogført tilbagebetalingen.

Som ejer af et selskab (ApS, IVS, A/S) fungerer det på nøjagtig samme som i punkt 1, hvor vi behandlede den med de ansatte. Som ejer af et selskab ses du som værende ansat. Kig i punkt 1 – så finder du dit svar.

Som ejer af en personlig ejet virksomhed er det lidt noget andet end ovenstående. Du kan enten vælge at:

1. Bogføre efter faktiske udgifter (dvs. har du eller ansatte spist for 100 kroner, så bogfører du regningen på 100 kr.) – dog er Skattestyrelsen her noget mindre flinke, hvis det fx er en frokost du har købt fordi du har kørt en tur fra Fyn til Jylland. Det skal nemlig helst, som tidligere nævnt, være over 24 timer med én overnatning. Er det under 24 timer kan du stadig lade firmaet betale – du kan bare ikke trække det fra. Bogføringen bliver derfor en “Hævet privat” (Bogføring -> Hævet privat). Er det over 24 timer, er du på lige vilkår med alle andre – løsningen kan du derfor se i 1. del.
2. Tag det som skattefradrag – på samme måde som man gør det med kilometergodtgørelse. Det kan du gøre på to måder.
   1. Enten holder du selv styr på det i løbet af året, og tager det som skatteregulering når du skal aflevere din selvangivelse. Her trækker du beløbet fra i dit resultat (har du overskud på 100.000 kr., nedskriver du fx dit overskud med 29.300 kr. (2021) til 70.700 kr. (Dette er ved makismalt fradrag – Dit beløb kan være anderledes)
   2. Du kan også få dit skattefradrag ved at bogføre dine diæter løbende. Disse må du så bare ikke udbetale til dig selv. Derfor skal du bogføre dine diæter med modpost på din mellemregning. Ved at bogføre dem får du automatisk dit skattefradrag, hvorfor du ikke selv skal sørge for manuelt at regulere det sidst på året. Vælger du denne løsning – som jeg vil anbefale dig, så bogfører du det på følgende måde.

Du skal oprette et finansbilag. Det finder du under Bogføring → Skabeloner → Under diverse, vælg finansbilag og udfyld bilaget som vist i nedenstående eksempel. Hvor ofte du vælger at bogføre det, bestemmer du selv – i det her tilfælde vælger vi at gøre det for én måned.

Du må gerne blande de to metoder. Fx at tage hotelovernatning efter regning. Til bespisning, kan du få fradrag efter statens takster, og så betale maden privat.

Lad os tage et konkret eksempel her. Vi har været afsted i 3 hele dage i maj måned, og kan efter 2023 satserne få 555 kroner pr. dag. Vi har valgt at bogføre vores hotel udgift efter regning (som vist i punkt 1) og vi vælger at tage diæter for vores mad. Her får vi altså et skattefradrag på 555 * 3. Det bogføres som følger:

(Bemærk at skærmbillede er med 2020 satser)