Gratis fakturaskabelon

Her kan du downloade en flot fakturaskabelon helt gratis. Der er lidt for enhver smag – fra helt simple designs til de mere branchespecifikke af slagsen. Tryk på knappen lidt længere nede for at se endnu flere fakturaskabeloner.

Introduktion

Når du har udført et godt stykke arbejde for en kunde, så bliver det typisk afsluttet med en faktura. Det er med andre ord det sidste indtryk, du efterlader hos kunden. Fakturaen fuldender indtrykket af, at du har en professionel virksomhed, der har styr på tingene. Derfor er det vigtigt, at fakturaen er professionel og repræsentativ for dig og din virksomhed.

Vi stiller her en række fakturaskabeloner til rådighed for dig. Du skal bare indsætte dit eget logo, dit firmanavn, adresse, telefonnummer og andre relevante oplysninger. Og så er du klar til at fakturere.

Excel – fakturaskabelon excel

Hvis du ønsker at lave faktura i Excel, kan du downloade en af vores excel-fakturaskabeloner.

De ligger øverst på siden. Og som alle de andre skabeloner er de selvfølgelig ganske gratis. Vi har to fakturaskabeloner til Excel, men du kan også omdanne word skabelonerne til Excel, hvis du hellere vil det.

Vi anbefaler dog ikke, at du laver regnskab i Excel. Det kan være en lang og bøvlet affære, og på grund af den omstændige lovgivning på området, skal man være helt sikker på, hvad man laver. I stedet er det en god idé bruge et online regnskabsprogram. De fleste online regnskabsprogrammer er designet til at holde loven. Med et regnskabsprogram er du heller ikke nødt til at gemme en masse fakturaer i Excel eller fakturaskabeloner til Excel.

Word – fakturaskabelon word

Hvis du i stedet ønsker at få en gratis fakturaskabelon til Word, kan du finde dem øverst på siden.

Vi har flere Word-fakturaskabeloner, og du kan også omdanne en af Excel-skabelonerne til en Word-fakturaskabelon, hvis du hellere vil det.

Vi anbefaler dog stadig at bruge et regnskabsprogram til din fakturering. Så skal du heller ikke gemme en masse fakturaer i Word.

Faktura – hvad er en faktura?

Har du fået en faktura, betyder det, at du har fået et bevis for, at et køb er sket. Fakturaen er selvsagt også et bevis for, at et salg er sket, hvorfor sælger skal gemme fakturaen i mindst fem år ifølge bogføringsloven. Med andre ord er en faktura et dokument, som sælger giver køber. Køber kan så betale for købet – det er nemlig selve formålet med at sende fakturaen. En faktura kaldes også en regning.

Modsat en såkaldt proformafaktura er en faktura et lovligt bindende dokument, der er baseret på en forudgående aftale. Aftalen er bindende, uanset om den er indgået mundtligt eller skriftligt.

Hvad betyder faktura?

Ordet faktura stammer fra latin og betyder noget i retning af “at udføre”. Som nævnt ovenfor indebærer en faktura, at en person skal betale noget. Der er altså tale om et dokument, der fortæller, at en køber bliver faktureret og dermed opkrævet et beløb.

Faktureringen sker ved salg af en vare eller en ydelse, hvor sælger laver en faktura. På fakturaen kan køber se, hvilket beløb der skal betales – og med hvilken betalingsmetode.

Ved større ordrer kan sælger i nogle tilfælde fakturere sin kunde af flere omgange via en såkaldt delfaktura.

Krav til faktura

Fakturaer og afregningsbilag samt kreditnotaer skal udstedes i mindst to eksemplarer. Det ene eksemplar er til din kunde, og det andet eksemplar er til dig selv. En almindelig faktura skal have følgende indhold:

• Udstedelsesdato (fakturadato)
• Et fortløbende nummer, der bygger på én eller flere serier, og som identificerer fakturaen (fakturanummer). Du kan med fordel bruge et regnskabsprogram til det
• Sælgers CVR-nummer. (eller SE-nummer.) – du kan finde din kundes CVR nummer her.
• Sælgers navn og adresse
• Købers navn og adresse
• Mængden og arten af de leverede varer/omfanget og arten af de leverede ydelser
• Den dato hvor levering af varerne eller ydelserne foretages eller afsluttes, eller hvor afdragsbeløb betales, forudsat en sådan dato er fastsat og er forskellig fra fakturaens udstedelsesdato
• Momsgrundlaget, pris pr. enhed uden moms, eventuelle prisnedslag, bonus og rabatter, hvis disse ikke er indregnet i prisen pr. enhed
• Gældende momssats
• Det momsbeløb der skal betales.

En udenlandsk virksomhed, som er registreret ved en herboende repræsentant, skal i fakturaen endvidere anføre navn, adresse og repræsentantens SE-/CVR-nummer.

Det kan dog også være praktisk at anføre andre oplysninger om fx telefonnummer, e-mail, bank- og/eller girokonto, betalingsbetingelser mv., men det er ikke et krav, at disse oplysninger står på fakturaen.

Faktura uden moms

Når du skal lave en faktura, kan du lave den uden moms, hvis du omsætter for under 50.000 kroner indenfor en periode på et år. I så fald behøver du nemlig ikke at være momsregistreret, betale moms, sende fakturaer med moms eller få et CVR-nummer.

Normalt kan du læse et subtotalbeløb, et momsbeløb, en momssats og et samlet beløb, hvis du lader øjnene løbe ned over en faktura. Men hvis din virksomhed er fritaget fra at betale moms – ja, så skal der stå et rundt nul ud for det felt.

Fakturaskabelon for fakturering uden moms

Der findes, som du sikkert ved, forskellige fakturaskabeloner. Men er du momsfritaget, og har du indtastet det i dit regnskabsprogram, vil momsen automatisk blive udeladt. Skal du for en enkelt gang fakturere uden moms, kan du i dit regnskabsprogram ofte vælge, om der er tale om et salg uden fakturering af moms – som så vil gøre, at der ud for ”moms-feltet” står 0.

Sælger du varer til en virksomhed udenfor Danmark, er det typisk også uden moms. I så fald kan du oprette en faktura uden moms til en udenlandsk kunde.

E-faktura

En e-faktura betyder blot, at en faktura er elektronisk. Det vil sige, at fakturaen er blevet udvekslet elektronisk eller digitalt.

Det er vigtigt at kende forskel på e-faktura og EAN-faktura, da det ikke er helt det samme. Omend det er meget tæt på. Som tidligere nævnt foregår EAN-fakturering til det offentlige gennem OIOXML eller OIOUBL formaterne, mens en e-faktura blot kan være sendt som en pdf.fil, fx via mail. Med andre ord er en e-faktura den overordnede kategori for elektronisk fakturering, og EAN-fakturaer hører så til herunder.

En e-faktura skal indeholde de samme informationer som tidligere beskrevet og inkluderer altså blandt andet oplysninger om afsender, modtager, udstedelsesdato, fakturanummer, evt. momsbeløb m.m. Hvis du vil se alle kravene til indholdet på e-fakturaer, kan du læse vores afsnit om “Krav til faktura”.

Husk, at du kan sende e-faktura direkte fra Dinero Regnskabsprogram – fuldstændig gratis og helt uden begrænsninger på fakturaer.

Elektronisk faktura

En elektronisk faktura er blot det samme som en e-faktura. Det betyder altså, at der sker en “digital udveksling” af en faktura. Det kunne eksempelvis være, at du sender en elektronisk faktura til en kunde.

Du kan sende en elektronisk faktura som en PDF-fil, fx via mail eller i andre formater som OIOXML eller OIOUBL. De to sidstnævnte bliver blandt andet brugt af det offentlige her i Danmark.

Ønsker du at sende en elektronisk faktura til en kunde, kan du som nævnt enten gøre det via e-mail eller bruge et system som fx Dineros regnskabsprogram. Det sørger for at din elektroniske faktura kommer frem til din kunde.

En elektronisk faktura skal som tidligere nævnt opfylde de samme krav om oplysninger på afsender, modtager, udstedelsesdato, fakturanummer, evt. momsbeløb m.m. Du kan se alle kravene til indholdet på elektroniske fakturaer under afsnittet om “Krav til faktura”.

Hvis du skal sende en elektronisk faktura til det offentlige, kan du læse mere om det i det næste afsnit.

Faktura til det offentlige – EAN-fakturering

Når du skal lave en faktura til det offentlige, taler vi om at sende en regning til stat, region eller kommune – og institutioner derunder. Den slags fakturering foregår ved at sende en såkaldt EAN-faktura, hvor EAN står for European Article Numbering. Det kaldes også ofte for E-fakturering.

Det er et krav, at fakturaer til offentlige virksomheder skal sendes gennem et 13-cifret EAN-nummer, som er unikt og gives til hver enkelte offentlige virksomhed. Nummeret gives fx til en børneinstitution af den myndighed, region eller kommune, som institutionen eller virksomheden tilhører.

Faktureringsformen bruges også til virksomheder, der er registreret i NemHandelsregisteret.

Sådan laver du en elektronisk faktura til det offentlige

EAN-fakturaer bliver ikke sendt som post eller via e-mail, men bliver udskrevet eller sendt som en form for elektronisk meddelelse med tekststrenge. Oftest i det der kaldes OIOUBL-format, som kan læses af det offentliges økonomisystem.

Send EAN-faktura – hvordan sender man en faktura til et EAN-nummer?

Når du skal sende en EAN-faktura, har du flere muligheder. En let metode er at klikke dig ind på virk.dk, som er en offentlig hjemmeside, og indtaste fakturaoplysningerne manuelt for derefter at sende fakturaen.

En anden metode er at bruge dit regnskabsprogram, da flere regnskabsprogrammer tilbyder EAN-fakturering eller har partnere, der gør.

I dit regnskabsprogram vil du ofte bare blive bedt om at tilføje EAN-nummeret til din kunde, oprette fakturaen og vælge at sende som E-faktura, når det er tid til at sende afsted.

Har du ikke et økonomisystem, kan du på Virksomhedsguiden finde en fakturablanket til E-fakturering af offentlige virksomheder.

EAN-faktura til privat virksomhed

Nogle private virksomheder vælger at bruge E-fakturering, da det kan gøre levering, behandling og betaling af fakturaer lettere. Det kan mindske fejlindtastninger og fejllevering.

Vælger virksomheden det, skal den blot have et ID, som kan være CVR-nummer eller SE-nummer – eller købe et EAN-nummer. Sidstnævnte er smartest, hvis virksomheden for eksempel skal kunne modtage og fakturere E-fakturaer til og fra forskellige afdelinger i virksomheden.

Vil du sende E-faktura til en privat virksomhed, skal du tjekke deres ID til E-fakturering i NemHandelsregistret. Er de ikke registreret der, kan du bede virksomheden oplyse deres ID til dig direkte.

Gratis EAN-fakturering

Ofte er der ikke de store forskelle på, hvordan du opretter en almindelig faktura og så de særlige EAN-fakturaer til det offentlige. Flere regnskabsprogrammer understøtter EAN-fakturering som en standard i deres betalingsversioner, men med mulighed for også at lave et par stykker som gratisbruger. Så er det bare at indtaste og sende din faktura til den offentlige virksomhed, du har udført arbejdet for.

Proformafaktura – hvad er en proformafaktura?

Måske har du fået en såkaldt proformafaktura – et stykke papir eller et dokument, som ligner en almindelig faktura, men er midlertidig og til tider mangler nogle af de centrale oplysninger.

En proformafaktura er med andre ord en slags forudgående faktura, som man bruger i tilfælde, hvor kunden skal betale forud for levering. Eller hvor man ønsker at få godkendt fakturaen, inden man køber ind til eventuelle andre delleverancer.

Efterfølgende bliver den endelige faktura sendt afsted – og det er den, der skal bogføres efter.

Hvis man bruger en proformafaktura, sker det typisk i stedet for at fremsende et tilbud. Eller som trinnet lige efter et accepteret tilbud for at opsummere de aftalte detaljer, hvor man dog ofte mangler de sidste tal eller specifikationer.

Proformafaktura – regler

En proformafaktura er ikke en hverken gyldig eller officiel faktura, hvorfor køber som hovedregel ikke er forpligtet til at betale den. Afhængigt af den enkelte aftale, som leverandør og kunde har indgået, skal der nogle gange betales inden afsendelse af varerne – altså ud fra proformafakturaen.

Vær i øvrigt opmærksom på følgende:

• Det skal altid fremgå, at der er tale om en proformafaktura og altså ikke en reel faktura eller regning. En proformafaktura kan også gå under navnet ”fakturakladde”.
• Køber kan ikke bogføre en proformafaktura som gæld til leverandør, da køber som udgangspunkt ikke skal betale proformafakturaen.
• Som sælger kan du ikke bogføre proformafakturaen som tilgodehavende, fordi den ikke er gyldig og dermed ikke skal bogføres

Proformafaktura – skabelon

Nogle firmaer udbyder skabeloner til at lave en proformafaktura, som minder om en almindelig faktura, dog uden fakturanummer.

Typisk kan du dog tage udgangspunkt i, at en proformafaktura indeholder følgende punkter:

• Dato for fakturaudstedelse
• Købers og sælgers informationer – navn, adresse, evt. CVR-nummer
• En beskrivelse af varen inkl. antal, pris, momsbeløb, betalingsbetingelserz
• Ofte også: Valuta, som fakturaen afregnes i

Endelig pris samt betalingsbetingelser kan afvige fra proformafaktura til endelig faktura.

Kilde: skat.dk

Fakturablanket

En fakturablanket er en blanket, du skal udfylde, når du skal sende en faktura eller kreditnota direkte til en myndighed eller offentlig institution. Fakturablanketten kan siges at være en slags portal for virksomheder, der leverer til offentlige myndigheder. Du finder en fakturablanket på Erhversstyrelsens hjemmeside, hvor udfyldelsen også foregår. Det hele sker altså online.

Faktura uden CVR

Såfremt du ikke har et CVR-nummer og derfor har en omsætning på under 50.000 kroner, kan du sende en faktura uden et CVR-nummer.

Sende faktura uden CVR-nummer

Hvis du skal sende en faktura uden CVR-nummer, skal du i stedet påføre dit CPR-nummer eller som minimum de første seks cifre af dit CPR-nummer; altså din fødselsdato. Hvis virksomheden, som du handler med, beder om dit fulde CPR-nummer, har de krav på at få det oplyst.

Da du ikke har et CVR-nummer, kan du ikke sælge med moms. Når du skal sende en faktura uden CVR-nummer, skal du derfor sikre, at det også fremgår af din faktura, at du ikke sælger med moms. Fx ved at der står Moms: 0 kroner.

Hvordan betaler man en faktura?

Når en faktura skal betales, er der i dag oftest flere muligheder for at betale den online. Modtager du en faktura, skal du derfor først identificere, om der er flere muligheder for at betale den – og tjekke, om der er udgifter forbundet med at vælge en given betalingsform. Nogle af de mest hyppige betalingsmuligheder ved fakturaer er MobilePay, kortbetaling eller netbank.

Privat – faktura privatperson

Når du skal sende faktura som privatperson, står du højst sandsynligt i en situation, hvor du ikke har et CVR-nummer. Hvis du samtidig ikke er momsregistreret, og du omsætter for under 50.000 kroner om året, skal du sende fakturaen som privatperson.

Når du sender faktura uden CVR-nummer, skal du som tidligere nævnt skrive dit CPR-nummer i stedet for dit CVR-nummer. Ved fakturering som privatperson anbefales det dog, at du bare bruger de første seks cifre af dit CPR-nummer, hvis du ikke har handlet med den pågældende person/virksomhed før.

Hvis du skal bruge en privat fakturaskabelon, kan du også bruge vores skabeloner på denne side og indtaste informationerne ovenfor.

Hvordan betaler man en faktura via netbank?

Når du skal betale en faktura via netbank, kan du enten betale ved hjælp af kreditornummer og betalingsidentitet eller kontooplysninger. Det fremgår af fakturaen, hvilken af de to betalingsformer, du kan bruge til betalingen.

Indsigelse mod faktura

Man kan lave en indsigelse mod en faktura, når man ikke vedkender sig at skulle betale en faktura. Indsigelsen betyder, at man gør den pågældende opkræver opmærksom på, at man ikke mener, man skal betale. Skal du selv til at gøre indsigelse mod en faktura, er der nogle ting, du skal være opmærksom på. Der er nemlig en del regler for indsigelse på fakturaer; herunder regler om dokumentation for indsigelsen samt pejlemærker for, hvor sent du må gøre indsigelse.

Der findes ikke en frist på x antal dage i forhold til, hvornår man gør indsigelse. Indsigelsen skal dog være modtaget, før sagen eventuelt er sendt til inkassobehandling. Såfremt indsigelsen er kommet frem, før sagen er kommet til inkasso, skal indsigelsessagen først behandles.

Netop på grund af den regel er det vigtigt at gemme alle former for dokumentation vedrørende en eventuel indsigelse. Det gælder for begge parter, men i særdeleshed den der gør indsigelse. Vedkommende skal nemlig kunne bevise, at indsigelsen på fakturaen er gjort før, at sagen blev sendt til inkasso.

Hvad er en EDI faktura?

EDI er en forkortelse for Electronic Data Interchange. Det betyder, at der sker en elektronisk udveksling af data. Det er en måde, hvorpå du udveksler forretningsrelaterede dokumenter såsom salgsdata, rapporter, bankbetalinger m.m. og altså fakturaer.

En EDI faktura betyder altså bare, at fakturaen “udveksles” elektronisk.

Det er således muligt at bruge et regnskabsprogram til e-faktura EDI, da du kan eksportere den data og “dele” med andre.

Et af de mest kendte EDI-standarder for fakturaer er OIOUBL, hvor OIO står for ‘Offentlig Information Online,’ mens UBL står for ‘Universal Business Language’.

Læs mere om OIOUBL her.

Hvad er EHF faktura?

EHF faktura er en forkortelse af Elektronisk HandelsFormat, og det er den norske stats betegnelse for elektronisk fakturering. EHF faktura er altså det norske svar på EAN-faktura.

Hvordan fungerer EHF faktura?

EHF faktura fungerer på den måde, at der bliver tilføjet et organisationsnummer for kunden på din faktura. Organisationsnummeret kan kunden selv oplyse, da det er deres offentlige registrering i Norge. Du kan læse mere om EHF faktura på Vismas hjemmeside.

Kan jeg sende honorar på faktura?

Et honorar er en betaling for et stykke arbejde, du har lavet.

En regning på et honorar kaldes faktisk ikke for en faktura, men bare for en regning. En faktura er nemlig forbeholdt virksomheder med et CVR-nummer. Og det er oftest som privatperson, at du sender honorarer.

Typisk kan du blive betalt med et honorar, hvis du har lavet en enkeltstående opgave eller et afgrænset projekt. Det kan fx være, hvis du er freelancejournalist og har skrevet en artikel til et magasin. Eller hvis du er video editor og har lavet en video for et firma.

Et honorar adskiller sig blandt andet fra almindelig lønudbetaling, ved at det er en enkeltstående betaling. Her er der ikke tale om, at du er ansat på en kontrakt eller får løbende lønsedler.

Det betyder også, at arbejdsgiveren ikke skal sørge for at trække AM-bidrag eller A- eller B-skat. Det eneste, arbejdsgiveren skal gøre, er at indberette bruttobeløbet til Skattestyrelsen på honorarmodtagerens CPR-nummer.

For hvis du har et firma og driver erhvervsmæssig virksomhed, kan du ikke få honorarbetaling for dine produkter eller ydelser. Af samme grund må din årlige indkomst på honorarer heller ikke overstige 50.000 kr.

Men selvom der ikke er tale om en faktura, er der stadig nogle krav til, hvilke punkter der skal fremgå af regningen:

• Information om sælger (CVR-nummer på virksomhed, navn og adresse)
• Information om køber (navn og adresse)
• Dato for regningen
• Dato for levering af ydelse
• Beløbet, der skal betales (delt op i mængde og pris)
• Angivelse af ydelsens art (dvs. Hvilken type ydelse, fx konsulentydelse)
• Momsbeløb (sættes til nul, da honorarydelser ikke er momspligtige)

På en faktura skal der normalt stå et fakturanummer. Det behøver der ikke at gøre på en honorar-regning.

Når du modtager et honorar, skal du selv sørge for at opgive indtægten til Skattestyrelsen. Honoraret er typisk en B-indkomst, og derfor er det dig, der står for at betale AM-bidrag og skat af det honorar, du har fået.

Acontofaktura

En acontofaktura er en faktura, som du betaler forud – altså før du modtager et produkt eller en given service. Efterfølgende bliver betalingen fulgt op af en eller flere restbetalinger eller tilbagebetalinger.

Her skal man være specielt opmærksom på, at momsen skal med på hver enkelt betaling af en acontofaktura – og altså ikke bare tilføjes som ét samlet beløb ved den endelige betaling.

Acontofaktura eksempel:

Første acontobetaling	10.000 kr. + 2.500 kr. i moms
Anden acontobetaling	10.000 kr. + 2.500 kr. i moms
Tredje acontobetaling	10.000 kr. + 2.500 kr. i moms
Fjerde acontobetaling	10.000 kr. + 2.500 kr. i moms
Betaling i alt	40.000 kr. + 10.000 kr. i moms