Skal du sende en E-faktura i OIOUBL format, til det offentlige eller andre? Intet problem, det kan du sagtens klare i dinero
Se her.
Hvad er en OIOUBL faktura?
Eftersom OIOUBL-formatet er en udbygning af en OIOXML faktura, kan denne type faktura altså indeholde mere information og data. OIO står for ‘Offentlig Information Online’ mens UBL står for ‘Universal Business Language’.
Det er ikke uden grund, at det offentlige indgår i fakturaens navn, da det siden 2011 har været et krav fra IT- og Telestyrelsen, at alt fakturering til det offentlige sker i dette faktura-format.
Det vil altså sige, at du er tvunget til at kunne sende faktura i dette format, hvis du skal fakturere det offentlige for et stykke arbejde, som du har udført.
Helt konkret er OIOUBL-formatet en dansk tilpasning, der er lavet i forhold til den internationale standard kaldet UBL 2.0.
Hvordan fungerer det?
Som udgangspunkt er formatet primært benyttet, når der skal faktureres til det offentlige. Helt konkret laves der fra dit firmas side en faktura, som bliver konverteret til OIOUBL. Denne konverterede faktura i OIOUBL-format skal sendes til NemHandelsregisteret, der sender fakturaen videre til kunden.
Kunden, der skal faktureres, skal fx have et EAN-nummer, og derudover skal kunden være registreret i NemHandelsregisteret. Hvis kunden ikke har et EAN-nummer, og ikke er registreret i NemHandelsregisteret, kan du ikke fakturere kunden i OIOUBL-format.
Kunder kan dog registrere sig i NemHandelsregistret med en række forskellige identifikationskoder – ikke kun EAN-nummer – så de kan modtage OIOUBL-fakturaer:
EAN-numre er de mest udbredte, men hvis du registrerer dig med en af ovenstående identifikationskoder, er det også muligt for dig at modtage fakturaer i det særlige format.
Som udgangspunkt er det muligt for alle virksomheder at fakturere i dette format, hvis virksomheden er registreret i NemHandelsregisteret. Det er ganske nemt at registrere sig i registeret, og det er muligt at se, om din kunde selv er registreret i dette register, før du overhovedet tilsender fakturaen.
De fleste virksomheder, der tilsender fakturaer i OIOUBL arbejder som oftest for det offentlige. Her er det, som nævnt, nemlig et krav, at du fakturerer i dette format.
Hvad er fordelen ved OIOUBL?
Medarbejderressourcer er et område, som du helt centralt kan spare en del på, når du fakturerer i OIOUBL. Muligheden for at opbygge fuldt automatiserede indkøbsflows, hvor elektroniske dokumenter kan matches og valideres automatisk er en stor fordel. De fleste større virksomheder benytter menneskelige ressourcer, når det kommer til behandling af forretningsdokumenter.
Det kan også være en krævende og længere proces. Menneskelige ressourcer, der kan spares væk, er ligeledes penge, der kan spares.
Det er desuden en meget fleksibel standard, der understøtter langt de fleste forretningsmæssige behov. Husk også, at UBL 2.0 standard, som OIOUBL er tilpasset efter, er en international standard, hvorfor disse dokumenter kan benyttes på tværs af landegrænser. Endnu en umiddelbar fordel ved formatet er, at forretningsdokumenter – der oftest er til forskellig brug – bliver standardiserede.