Outlook

Hvad er Outlook?

De fleste medarbejdere på danske arbejdspladser arbejder i en eller anden grad med Microsofts office-pakke. I den indgår nemlig Outlook – og da størstedelen af de ansatte rundt om i virksomheder har en mailadresse. Og de bruger de højst sandsynligt Outlook som leverandør.

Uanset hvor du er, kan du altid få adgang til Outlooks services, så længe du har adgang til internettet. Du kan også hente Outlook ned på din smartphone, så du altid har mail og kalender lige ved hånden. Ligesom med de andre programmer i Office-pakken bliver Outlook hele tiden opdateret og forbedret i nye versioner.

Outlook er mest kendt for at være mail-program, hvorfra du kan sende og svare på mails. Ligesom du kan indkalde og svare på mødeindkaldelser, der gemmes i din Outlook-kalender. Men faktisk har programmet meget mere at byde på med sine mange andre funktioner.

Hvordan kan du bruge Outlook?

Du kan altså bruge Outlook til at sende og besvare e-mails og holde styr på møder og andre opgaver i din kalender. Det er her de fleste stopper brugen af Outlook. Men Outlook går for at være det største program i Office-pakken. Derfor er det en fejl ikke at udnytte alle de muligheder, som programmet tilbyder.

For selvom mange bruger e-mail og kalenderdelen, bruger de kun toppen af isbjerget i forhold til, hvad Outlook rent faktisk også kan. Der er nemlig både et helt hjørne med opgavestyring og et helt hjørne med kontaktpersoner.

•     Opgavestyring. Med funktionen opgavestyring kan du oprette og redigere, kategorisere og administrere opgaver, indtil de er fuldført. På den måde får du et værktøj til at samle dine opgaver ét sted.
•     Kontaktpersoner. Med funktionen personer kan du oprette og redigere dine kontakter og -lister. Her i kan du finde dine kontakter, så det er hurtigt og let at danne sig et overblik over dine kontaktlister.

Brug særlige funktioner til at få styr på mails

Mange får hver dag et hav af mails – og det kan hurtigt virke uoverskueligt. Er du én af dem, kan du sikkert også genkende, hvordan indbakken bugner med mails, der faktisk alle er blevet svaret på eller håndteret på den ene eller anden måde. Den overfyldte mail-indbakke virker for de fleste stressende, fordi det ofte sår tvivl om, hvorvidt du nu også har husket det hele.

Her er det i stedet en idé at bruge Outlooks undermapper, kategorier og opfølgningsflag.

• Undermapper hjælper dig med at gøre det Outlook egentlig er skabt til, nemlig at holde struktur og organisering i dit arbejde. For hver mappe i programmet kan du oprette en undermappe. Det betyder, at du i stedet for at have flere tusinde mails liggende i din indbakke kan lave undermapper i indbakken. Du kan dele mapperne op i kategorier, eksempelvis efter projekter, kunder eller andet – så længe det passer til dig og dit arbejde.
• Opfølgningsflag er et redskab, der hjælper dig med at huske på, at en e-mail skal håndteres på et senere tidspunkt. For eksempel kan det være, at svaret kræver, at du først får en godkendelse hos en kunde, eller du på anden vis skal undersøge noget, før du kan svare på mailen. Du højreklikker blot på mailen, du vil følge op på senere, og vælger farve på flag og dato for opfølgning af mailen.