Sådan håndterer du salg af gavekort

Det er sådan set ganske enkelt at sælge gavekortet efter reglerne i regelsæt 1.

Du skal lave en helt almindelig salgsfaktura, inkl. moms på det som er solgt. Du kan evt. lave et produkt, som du kalder “Gavekort”, der anvendes til formålet.

Momsen bliver nu beregnet på den dato du udsteder gavekortet. Det er lige præcis, som det skal være efter reglerne i regelsæt 1.

Når din kunde indløser gavekortet, sker der ikke noget bogføringsmæssigt, da salget og momsen er blevet bogført i det øjeblik, gavekortet er blevet udstedt.

Dog kan det være, at din kunde gerne vil have en faktura på, hvilke varer og ydelser de har købt med gavekortet. Når din kunde indløser gavekortet, kan du derfor oprette en faktura, hvoraf det fremgår, hvad kunden har købt med gavekortet.

Nedenfor gennemgås to eksempler. Første eksempel er, hvor kunden køber noget til en værdi, som svarer præcis til beløbet på gavekortet. Andet eksempel er, hvor beløbet på gavekortet kun dækker noget af betalingen salget, som du har lavet. 

Eksempel 1: Hvis kunden køber for præcis det samme som gavekortets værdi

I dette eksempel har kunden et gavekort med en værdi på 400 DKK og har nu købt noget af dig til samme beløb.

Du opretter fakturaen på helt normal vis og tilføjer først en linje med det produkt, du har solgt.

Herefter tilføjer du en ny linje, hvor du skriver eksempelvis “Betalt med gavekort”, “Gavekort indløst”, eller en anden passende formulering. Du kan med fordel oprette et produkt til dette formål, så du fremover kan følge med i, hvor meget der er blevet indløst via gavekort.

Når du opretter linjen, skal beløbet stå med minus foran – i dette tilfælde -400 DKK. Det betyder, at fakturaens samlede beløb bliver 0 DKK.

Det har ingen indvirkning på din bogføring, da salget blev bogført allerede dengang, du udstedte gavekortet.

Eksempel 2: Hvis kunden køber for mere end gavekortets værdi

I dette eksempel har kunden et gavekort på 400 DKK og har købt noget af dig til en værdi af 1.000 DKK.

Du opretter fakturaen som normalt og tilføjer en linje med det produkt, du har solgt – altså for 1.000 DKK.

Derefter tilføjer du en ny linje, hvor du skriver eksempelvis “Betalt med gavekort”, “Gavekort indløst”, eller en anden passende tekst. Du kan med fordel oprette et produkt til gavekortindløsning, så du nemt kan følge med i, hvor meget der løbende indløses med gavekort.

Beløbet på denne linje skal angives med minus foran. I dette tilfælde bliver det -400 DKK, svarende til det beløb, kunden betaler med gavekortet.

Det samlede beløb på fakturaen ender dermed på 600 DKK, som kunden skal betale. Når kunden har betalt differencen, kan du registrere betalingen på fakturaen.

Så er du helt i mål med dit gavekort 🙌🏼

Der er i princippet ikke noget, der skal bogføres, når gavekortet indløses, da du netop allerede har bogført salget af gavekortet. Det er altså kun, hvis kunden ønsker dokumentation for det, de har købt, at du skal udstede en faktura, hvor beløbet er 0, eller hvor gavekortdelen trækkes fra.

Det er meget simpelt at bogføre salg af gavekort efter regelsæt 2. Du skal blot ind under fanen Bogføring → Skabeloner → Finansbilag.

Gavekortet bogføres som herunder.

I dette eksempel har vi udstedt et gavekort på 500 DKK.

Pengene er nu gået i banken, og der ligger en skyldig post i regnskabet på gavekortet (som bliver udlignet, når gavekortet indløses – se trin 2).

Når kunden indløser et gavekort, skal du oprette en faktura helt som normalt – præcis som hvis kunden skulle betale kontant.

Klik på Salg → Ny faktura, og opret fakturaen med de varer eller ydelser, kunden har købt.

Når fakturaen er oprettet, skal du registrere, at den er betalt med gavekort. Det gør du i kassekladden, som du finder under Bogføring → Kassekladde.

I fanen “Bilag” vælger du den faktura, hvor gavekortet skal bruges.

Indtast gavekortets værdi som et minusbeløb, og vælg konto 63080 Gavekort som modkonto.

Tilføj en beskrivende tekst, f.eks. “Indløsning af gavekort nr. 152”, så du nemt kan genkende bilaget senere.

Nu vil fakturaen stå som betalt (restbeløb 0,00), og der er ingen ”skyldige” gavekort i regnskabet.

Hvis kunden ikke bruger hele gavekortet på én gang, gør du præcis som tidligere vist i kassekladden.

Der er ingen forskel i fremgangsmåden. Du registrerer blot det beløb, kunden ønsker at bruge – f.eks. 250 DKK – som et minusbeløb i kassekladden med konto 63080 Gavekort som modkonto.

Vi anbefaler, at du samtidig holder styr på gavekortets restværdi i et simpelt Excel-ark, så du altid har overblik over, hvor meget der er tilbage.

Hvis kunden kun betaler med halvdelen af gavekortet, og resten betales kontant eller med kort, registrerer du den resterende betaling – f.eks. 250 DKK – ved at trykke Registrer betaling på fakturaen.

Hvis kunden køber for mere, end gavekortets værdi, gør du stadig det samme for at indløse gavekortet i kassekladden. Fakturaen vil herefter stå som delvist betalt.

Så snart kunden har betalt det resterende beløb, registrerer du den sidste betaling som normalt 🙌🏼