Sådan håndterer du salg af gavekort

Denne guide forklarer, hvordan du håndterer et salg af et gavekort til en kunde.

Inden vi kigger på salg af gavekort skal vi lige være opmærksom på, at der findes to forskellige regelsæt til salg af gavekort, det er vigtigt først og fremmest at finde frem til, hvilket regelsæt gavekortet er udstedt efter:

Gavekort som er solgt efter 1/7-2019 og som alene kan bruges til momsbelagte varer og ydelser i Danmark.
Alle andre gavekort. Det vil sige gavekort udstedt før 30/6-2019, kan indløses hos firmaer udenfor Danmark, eller som helt eller delvist kan indløses til momsfritaget varer og ydelser.

Når du sælger gavekort i din forretning, skal du igennem to skridt:

Selve salget af gavekortet
Indløsningen af gavekortet

Inden vi går i gang er her et lille tip fra os:

Det er en god idé at holde styr på dine gavekort – f.eks. i et Excel-ark. På den måde sikrer du, at et gavekort ikke indløses to gange, og du kan øge brugeroplevelsen ved at skrive til kunden, når gavekortet er ved at udløbe 🤗

Det er sådan set ganske enkelt at sælge gavekortet efter reglerne i regelsæt 1.

Du skal lave en helt almindelig salgsfaktura, inkl. moms på det som er solgt. Du kan evt. lave et produkt du kalder “Gavekort” som du anvender til formålet.

Momsen bliver nu beregnet på den dato du udsteder gavekortet. Det er lige præcis, som det skal være efter de nye regler.

Når din kunde indløser gavekortet, sker der ikke noget bogføringsmæssigt, da salget og momsen er blevet bogført i det øjeblik, gavekortet er blevet udstedt.

Dog kan det være, at din kunde gerne vil have en faktura på, hvilke varer og ydelser de har købt med gavekortet. Når din kunde indløser gavekortet, kan du derfor oprette en faktura, hvoraf det fremgår, hvad kunden har købt med gavekortet.

Nedenfor gennemgås to eksempler. Første eksempel er, hvor kunden køber noget til en værdi, som svarer præcis til beløbet på gavekortet. Andet eksempel er, hvor beløbet på gavekortet kun dækker noget af betalingen salget, som du har lavet.

Eksempel 1: Hvis kunden køber for præcis det samme som gavekortets værdi

I dette eksempel har kunden et gavekort med en værdi på 400 DKK og har nu købt noget af dig til 400 DKK. Du opretter en faktura på helt normal vis. Der oprettes en linje med det produkt du har solgt. Herefter opretter du en ny linje, hvor du skriver ‘Betalt med gavekort’ eller ‘Gavekort indløst’ eller hvad du finder passende. Du kan eventuelt oprette et produkt til dette, så du løbende kan se, hvor meget der er blevet indløst med gavekort. Når du opretter produktet eller skriver beløbet på fakturaen, skal der stå minus foran. I dette tilfælde vil det samlede fakturabeløb blive 0, så det påvirker altså ikke den samlede bogføring, netop fordi salget er blevet bogført dengang du udstedte gavekortet.

Eksempel 2: Hvis kunden køber for mere end gavekortets værdi

I dette eksempel har kunden et gavekort med en værdi på 400 DKK og har nu købt noget af dig til 1000 DKK. Du opretter en faktura på helt normal vis. Der oprettes en linje med det produkt du har solgt dvs. på de 1000 DKK. Herefter opretter du en ny linje, hvor du skriver ‘Betalt med gavekort’ eller ‘Gavekort indløst’ eller hvad du finder passende. Du kan eventuelt oprette et produkt til dette, så du løbende kan se, hvor meget der er blevet indløst med gavekort. Når du opretter produktet eller skriver beløbet på fakturaen, skal der stå minus foran. I dette tilfælde skal beløbet være -400 DKK, da det er det beløb, der betales med gavekortet. Det samlede beløb på fakturaen vil derfor udgøre 600 DKK, som kunden altså skal betale ekstra. Når kunden har betalt differencen, kan du registrere betalingen på fakturaen.

Så er du helt i mål med dit gavekort – Der er i princippet ikke noget, der skal bogføres, når gavekortet indløses, da du netop allerede har bogført salget af gavekortet. Så det er altså kun, hvis kunden ønsker noget dokumentation for det, som de har købt, at du skal lave en faktura, hvor beløbet er 0, eller hvor gavekortdelen trækkes fra. 🙌🏼

Det er meget simpelt at bogføre salg af gavekort efter regelsæt 2. Du skal blot ind under fanen Bogføring → Skabeloner → Finansbilag. Og så bogfører du gavekortet som herunder.

I dette eksempel har vi udstedt et gavekort på 500 DKK.

Pengene er nu gået i banken, og der ligger en skyldig post i regnskabet på gavekortet (som bliver udlignet, når gavekortet indløses – se trin 2).

Når kunden indløser et gavekort, skal du oprette en faktura på normal vis – nøjagtig, som hvis kunden skyldte dig pengene. Klik på Salg → Ny faktura.

Når du har oprettet fakturaen skal du herefter registrere at den er betalt med gavekort. Dette skal gøres i kassekladden:
Tilgå den under fanen Bogføring → Kassekladde.

I fanen “Bilag” vælges den faktura, hvor gavekortet skal anvendes. Skriv beløbet, som gavekortet lyder på, i minus. Vælg 63080 Gavekort som modkonto. Husk en passende tekst som f.eks. ”Indløsning af gavekort nr. 152”.

Nu vil fakturaen stå som betalt (restbeløb 0,00), og der er ingen ”skyldige” gavekort i regnskabet.

Hvad hvis kunden ikke bruger hele gavekortet på en gang?
Det er der reelt ingen forskel på. Du gør nøjagtig som vist i kassekladden. Som tidligere anbefalet ville vi registrere det i et Excel-ark, så du altid har styr på gavekortets restværdi.

Når kunden betaler med f.eks. halvdelen af gavekortet – i dette tilfælde 250 DKK – så skal kunden herudover indbetale 250 DKK. Dem registrer du ved at trykke Registrer betaling på fakturaen.

Hvad hvis kunden køber for mere end gavekortets værdi?
Du gør nøjagtig som ovenstående for at fjerne selve gavekortet. Herefter vil fakturaen stadig stå som åben, da den mangler at få en del af pengene. Registrér nu resten af kundens betaling som normalt 🙌🏼