Søger...

Øv! Der var ingen artikler, der matchede din søgning.

Videresend mails til bilagsarkivet automatisk

  • Læsetid: 7 minutter

  • Sidst opdateret 22/04/2021


Dineros bilagsarkiv gør livet lidt lettere – i hvert fald når vi taler om krøllede kvitteringer og manuelt arbejde. Og faktisk er bilagsarkivet og brugen af selv samme blevet endnu smartere. Blandt andet kan du nu videresende mails til din egen unikke Dinero-mail, når du fx modtager en faktura på mail – Klik på “Bilagsarkiv” i Dinero, hvor du finder din Dinero-mail under “Videresend bilag fra din mail”. Læs mere om det her.

Når du videresender mails til din unikke Dinero-mail, bliver de lagt ind og klar til brug i bilagsarkivet, så du kan vedhæfte dem direkte i dit regnskab.

Bilagene kan komme fra eksempelvis:

  • En PDF-faktura fra leverandører
  • Fakturaer, der er sendt som tekst i en mail (altså ikke vedhæftet)
  • Fysiske kvitteringer fra medarbejdere sendt på mail

Alle disse kvitteringer kan altså videresendes til din unikke mailadresse, så bilaget bliver lagt ind i Dinero.

Og faktisk kan det gøres endnu smartere. Du behøver nemlig ikke videresende den enkelte mail til den kringlede, mailadresse du har fået af os, hvis du:

  1. Opretter en særlig mail til modtagelse af faktura og bilag
  2. ELLER: Laver en regel, som automatisk videresender mails fra specifikke adresser.

1. Opret din egen faktura-mailadresse

I stedet for manuelt at videresende alle kvitteringer til din unikke adresse, kan du oprette din egen mail, som automatiske viderestiller til din Dinero-bilagsmail. Du kan altså bede dine medarbejdere og leverandører om at sende faktura og kvitteringer direkte til fx faktura@ditfirma.dk eller bilag@ditfirma.dk. På den måde sparer du altså den manuelle proces, som ellers opstår hver gang, du skal videresende en enkelt mail.

Det er vigtigt, at du IKKE viderestiller din almindelige mailadresse til at lave bilag i Dinero. Hvis du gør det, vil alle de mails, nyhedsbreve, beskeder, og alt andet, som du modtager, blive oprettet som et bilag i Dinero.

Opsætning er forskellig fra mailudbyder til mailudbyder, og her gennemgår vi nogle af de mest brugte:

  1. Gmail er en meget anvendt mail klient. Den kan bruges både til @gmail.com konti, men andre mails kan også sættes op hertil, hvis man har en erhvervsaftale med Google.

    Når du skal videresende fra Google, kræver det en verificeringskode, som kan findes i vores bilagsarkiv.

    Først og fremmest skal opsætte viderestilling ved at klikke på indstillinger/settings (tandhjulet):

    Gmail settings

     

    Så skal du ind på Videresendelse/Forwarding og tilføje en ny adresse:

     

    Denne unikke mail finder du inde i Dinero (klik her for at se hvor), og den skal du indtaste i feltet.

     

    Nu får du tilsendt en verificeringskode, som du skal ind i Dineros bilagsarkiv og finde.

     

    Koden står som noget af det første – kig godt efter i teksten derinde:

     

    Koden sætter du ind ovre i gmail. Bagefter godkender du (tryk Verify):

     

    Husk herefter at slå videresendelse til og gem nederst på siden. Når du har lavet denne opsætning, slår gmail nemlig som standard viderestillingen fra:

     

    Herefter bliver alle mails, du sender til din egen faktura-mail, automatisk sendt ind i Dinero som bilag – uanset om det er PDF-filer, kvitteringer direkte i mailen eller en kvittering sendt fra en medarbejder.

  2. Log på din Office 365 mail -> Klik på Indstillinger -> Se alle Outlook-indstillinger

    Outlook indstillinger

    Gå til Videresendelse -> Sæt flueben i Aktivér videresendelse -> Indsæt din unikke Dinero-mail (find den i dit bilagsarkiv) -> Gem 

    Nu kan du bede dine leverandører sende deres faktura til din egen fakturamail – hvorefter de automatisk ender i bilagsarkivet i Dinero.

  3. Mozilla Thunderbird er en af de mest anvendte gratis mailklienter, man kan få til sin computer eller Mac.

    I Thunderbird kan du koble din firmamail fra eget domæne, gmail, hotmail, Yahoomail eller lignende op og gøre brug af de mere avancerede funktioner, som en desktop-klient i højere grad tilbyder end en såkaldt browser-klient.

    Det kommer vi ikke nærmere ind på her, men det betyder, at vi kan lave nogle ret avancerede regler for, hvilke mails der skal videresendes. I vores eksempel vil vi videresende alle mails.

    Først skal vi ind i indstillinger og meddelelsesfiltre – det gør du her:

    Og her:

     

    I denne menu kan du lave et nyt filter:

     

    For at opsætte filtret skal du bruge din unikke mailadresse fra Dinero. Klik her for at se, hvordan du finder den. 

    Vælg, at den skal matche alle meddelelser og overvej, hvor ofte den skal opdatere, hvis du fx sjældent åbner mailen.

    Sidste step er at sikre, at filtret er aktiveret. Det bør det være som standard, men er det en helt ny mail, hvorfra du endnu ikke har fået importeret bilag, kan du også køre den på alle de mails, som ligger der.

    Nu kan du bede leverandører, medarbejder og andre om at sende fakturaer direkte til din egen mail, som automatisk sender indholdet videre til Dinero. Det er smart!

2. Viderestil mails fra specifikke afsendere

Mulighed nummer to er, at du i din nuværende mailboks, hvor du i øvrigt modtager alt andet, opstiller regler, som gør, at mails fra særlige mailadresser automatisk bliver videresendt til dit bilagsarkiv. Til løsningen her behøver du ikke oprette en særlig mailadresse til formålet.

Denne løsning er smart, hvis du fx ved, at du altid får fakturaer fra: faktura@leverandørnavn.dk. Så kan du md den simple regel fortsat modtage dem på din almindelige mail uden at skulle videresende dem manuelt.

Denne opsætning varierer fra mailklient til mailklient. Herunder kan du se nogle af de mest almindelige. Andre vil nok have lignende opsætning.

  1. Gmail er en meget anvendt mail klient. Den kan bruges både til @gmail.com konti, men andre mails kan også sættes op hertil, hvis man har en erhvervs aftale med Google.

    Når man skal videresende fra Google skal du bruge en verficeringskode, men den kan du finde i dit bilagsarkiv.

    Først og fremmest skal du opsætte viderestilling ved at klikke på tandhjulet og indstillinger/settings:

     

    Så skal du ind på Forwarding/videresendelse og tilføje en ny adresse:

     

    Denne unikke mail finder du inde i Dinero. Klik her for at se hvor. Bagefter indtaster du den i feltet:

     

    Nu får du tilsendt en verificeringskode, og den skal du ind i Dineros bilagsarkiv og finde.

     

    Koden står som noget af det første i teksten derinde:

     

    Indsæt koden i gmail og godkend (tryk Verify):

     

    Nu er din forward adresse sat op – men ikke til automatisk at viderestille alt. Det ønsker du ikke med din generelle mail. Hvorfor? Fordi  alle mails fra samarbejdspartnere, nyhedsbreve og alt muligt andet så samtidigt til Dinero, hvor det bliver oprettet som bilag i dit regnskab. Det er dumt.

    Derfor skal du have lavet en regel, som sørger for, at alt fra faktura@leverandørnavn.dk bliver sendt ind som bilag – ikke alt muligt andet. Du laver reglen ved at trykke i søgelinjen:

     

    Lav så et filter, som frasorterer mails fra faktura@leverandørnavn.dk:

     

    Når du har trykket på lav filter/create filter, får du mulighed for at fortælle Google, hvad der så skal ske med disse mails, her kan vi vælge, at vi vil videresende dem til den adresse, vi har sat op til viderestilling i de første punkter:

     

    Husk at trykke på Lav filter/create filter til sidst. Herefter bliver alle mails fra faktura@leverandørnavn.dk videresendt til dit bilagsarkiv, og du slipper for at viderestille, hver gang du får en regning 🙂

  2. Lad os tage et eksempel. Dinero er din leverandør, og du modtager alle fakturaer fra Dinero fra mailen faktura@dinero.dk.

    Nu kan du altså sætte en regel op, der automatisk videresender fakturaer fra faktura@dinero.dk til din unikke Dinero-mail, hvorefter fakturaen automatisk ender i dit bilagsarkiv.

    Sådan gør du:

    Log på din Office 365 mail -> Klik på Indstillinger -> Se alle Outlook-indstillinger

    Regler -> Tilføj ny regel

    1. Navngiv din regel; fx Videresend bilag fra Dinero
    2. Vælg Fra og tilføj Indsæt din leverandørsmail. I vores tilfælde er det faktura@dinero.dk 
    3. Vælg Videresend til og tilføj din unikke Dinero-mail. Du finder den i dit bilagsarkiv under Videresend bilag fra din mail.
    4. Tryk Gem

    Når du har gemt reglen, vil bilag du modtaget på mail fra din leverandør, automatisk lande i dit bilagsarkiv – klar til at blive bogført.

  3. Mozilla Thunderbird er en af de mest anvendte gratis mailklienter man kan få til computer eller Mac.

    I Thunderbird kan du koble din firmamail fra eget domæne, gmail, hotmail, Yahoomail eller lignende op og gøre brug af de mere avancerede funktioner, som en desktop-klient i højere grad tilbyder end en browser-klient.

    Det kommer vi ikke nærmere ind på her, men det betyder, at vi kan lave nogle ret avancerede regler for, hvilke mails der skal videresendes. I vores eksempel vil vi videresende mails fra specifikke adresser. Gør følgende:

    Først skal du ind i indstillinger og meddelelsesfiltre – lige her:

     

    …og her:

     

    Herinde skal du lave et nyt filter:

     

    Til at opsætte filtret filtret skal du bruge din unikke mailadresse fra Dinero. Klik her for at se, hvordan du finder den. 

    Du skal nemlig have lavet en regel, som videresender mails fra særlige afsendere til vores unikke mailadresse, det gør du ved at udfylde det her:

     

    Husk at gemme og sørge for, at den nye regel er aktiveret. Tryk evt. “Kør nu”, hvis du har modtaget nogle mails fra denne leverandør, som du vil have sendt ind med det samme.

     

    Nu er du køreklar, og dine bilag fra den specifikke leverandør-e-mailadresse bliver videresendt til Dinero helt automatisk 🙂

Hvad sker der nu?

Når du har opsat din mailklient til automatisk at videresende mails til din unikke bilagsarkiv-mail, bliver alle mails, du modtager, automatisk oprettet i Dinero. Uanset om det er kvitteringer direkte i en mail, en vedhæftet PDF eller et billede.

Kvitteringen kan findes her og bruges ligesom alle andre kvitteringer i bilagsarkivet:

God fornøjelse! 🙂

Var denne artikel nyttig?

Gør som 0 virksomheder

Brug Danmarks mest anbefalede regnskabsprogram