Videresend mails til bilagsarkivet automatisk

Gmail er en meget anvendt mail klient. Den kan bruges både til @gmail.com konti, men andre mails kan også sættes op hertil, hvis man har en erhvervsaftale med Google.

Først og fremmest skal du opsætte viderestilling ved at klikke på Indstillinger(tandhjulet):

Så skal du ind på Videresendelse og POP/IMAP og tilføje en ny adresse:

Denne unikke mail finder du inde i Dinero (klik her for at se hvor), og den skal du indtaste i feltet og trykker efterfølgende Næste

Her skal du godkende med din en verificeringskode, som sendes til dit tlf nr.

Indtast her den tilsendte kode, som du har modtaget på SMS.

Herefter kommer denne bekræftelse 🙌🏼

Husk herefter at slå videresendelse til og gem nederst på siden. Når du har lavet denne opsætning, slår gmail nemlig som standard viderestillingen fra:

Herefter bliver alle mails, du sender til din egen faktura-mail, automatisk sendt ind i Dinero som bilag – uanset om det er PDF-filer, kvitteringer direkte i mailen eller en kvittering sendt fra en medarbejder.

Du finder dine bilag i bilagsarkivet 💪🏼

Log på din Office 365 mail → Klik på Indstillinger → Se alle Outlook-indstillinger

Gå til Videresendelse → Sæt flueben i Aktivér videresendelse → Indsæt din unikke Dinero-mail (find den i dit bilagsarkiv) -> Gem

Nu kan du bede dine leverandører sende deres faktura til din egen fakturamail – hvorefter de automatisk ender i bilagsarkivet i Dinero.

Mozilla Thunderbird er en af de mest anvendte gratis mailklienter, man kan få til sin computer eller Mac.

I Thunderbird kan du koble din firmamail fra eget domæne, gmail, hotmail, Yahoomail eller lignende op og gøre brug af de mere avancerede funktioner, som en desktop-klient i højere grad tilbyder end en såkaldt browser-klient.

Det kommer vi ikke nærmere ind på her, men det betyder, at vi kan lave nogle ret avancerede regler for, hvilke mails der skal videresendes. I vores eksempel vil vi videresende alle mails.

Først skal vi ind i indstillinger og meddelelsesfiltre – det gør du her:

Og her:

I denne menu kan du lave et nyt filter:

For at opsætte filtret skal du bruge din unikke mailadresse fra Dinero. Klik her for at se, hvordan du finder den. 

Vælg, at den skal matche alle meddelelser og overvej, hvor ofte den skal opdatere, hvis du fx sjældent åbner mailen.

Sidste step er at sikre, at filtret er aktiveret. Det bør det være som standard, men er det en helt ny mail, hvorfra du endnu ikke har fået importeret bilag, kan du også køre den på alle de mails, som ligger der.

Nu kan du bede leverandører, medarbejder og andre om at sende fakturaer direkte til din egen mail, som automatisk sender indholdet videre til Dinero. Det er smart!

For at oprette din egen mail, som automatisk viderestiller til Dinero, skal du logge ind på din one.com-mail.

Klik her på Indstillinger 

Klik herefter på E-mail-videresendelse.

Indsæt her din unikke mail, som du finder inde i Dinero (klik her for at se hvor) → Tilføj

Nu får du tilsendt en verificeringskode, som du skal ind i Dineros bilagsarkiv og finde. Klik på Bilagsarkiv, og download den fil, som kommer ind ved at klikke på filen  → Mere  → Download fil. 

Klik her på Bekræft videresendelse af e-mails i den PDF, som du har downloadet fra bilagsarkivet.

Du vil nu få denne meddelelse, og din e-mail-videresendelse er bekræftet 💪🏼

Det er ikke muligt med one.com at viderestille mails fra specifikke afsendere, og derfor er der ikke en vejledning i step 2.

Gmail er en meget anvendt mail klient. Den kan bruges både til @gmail.com konti, men andre mails kan også sættes op hertil, hvis man har en erhvervs aftale med Google.

Først og fremmest skal du opsætte viderestilling ved at klikke på Indstillinger (tandhjulet):

Så skal du ind på Videresendelse og POP/IMAP og tilføje en ny adresse:

Denne unikke mail finder du inde i Dinero (klik her for at se hvor), og den skal du indtaste i feltet og trykker efterfølgende Næste

Her skal du godkende med din en verificeringskode, som sendes til dit tlf nr.

Indtast her den tilsendte kode, som du har modtaget på SMS.

Herefter kommer denne bekræftelse 🙌🏼

Nu er din forward adresse sat op – men ikke til automatisk at viderestille alt.

Sørg for det forbliver sådan ved at hakket står i “Deaktiver videresendelse”. Du ønsker  ikke at alt viderestilles med din generelle mail. Hvorfor? Fordi  alle mails fra samarbejdspartnere, nyhedsbreve og alt muligt andet så samtidigt til Dinero, hvor det bliver oprettet som bilag i dit regnskab. Det er dumt.

Derfor skal du have lavet en regel, som sørger for, at alt fra faktura@leverandørnavn.dk bliver sendt ind som bilag – ikke alt muligt andet. Du laver reglen ved at trykke på den blå klikbare tekst Oprette et filter!

Lav så et filter, som frasorterer mails fra faktura@leverandørnavn.dk:

Når du har trykket på Opret filter får du mulighed for at fortælle Google, hvad der så skal ske med disse mails, her kan vi vælge, at vi vil videresende dem til den adresse, vi har sat op til viderestilling i de første punkter:

Husk at trykke på Opret filter til sidst. Herefter bliver alle mails fra faktura@leverandørnavn.dk videresendt til dit bilagsarkiv, og du slipper for at viderestille, hver gang du får en regning 😊

Lad os tage et eksempel. Dinero er din leverandør, og du modtager alle fakturaer fra Dinero fra mailen: faktura@dinero.dk.

Nu kan du altså sætte en regel op, der automatisk videresender fakturaer fra faktura@dinero.dk til din unikke Dinero-mail, hvorefter fakturaen automatisk ender i dit bilagsarkiv.

Sådan gør du:

Log på din Office 365 mail → Klik på Indstillinger → Se alle Outlook-indstillinger

Regler → Tilføj ny regel

1. Navngiv din regel; fx Videresend bilag fra Dinero
2. Vælg Fra og tilføj Indsæt din leverandørmail. I vores tilfælde er det faktura@dinero.dk 
3. Vælg Videresend til og tilføj din unikke Dinero-mail. Du finder den i dit bilagsarkiv under Videresend bilag fra din mail.
4. Tryk Gem

Når du har gemt reglen, vil bilag du modtaget på mail fra din leverandør, automatisk lande i dit bilagsarkiv – klar til at blive bogført.

Mozilla Thunderbird er en af de mest anvendte gratis mailklienter man kan få til computer eller Mac.

I Thunderbird kan du koble din firmamail fra eget domæne, gmail, hotmail, Yahoomail eller lignende op og gøre brug af de mere avancerede funktioner, som en desktop-klient i højere grad tilbyder end en browser-klient.

Det kommer vi ikke nærmere ind på her, men det betyder, at vi kan lave nogle ret avancerede regler for, hvilke mails der skal videresendes. I vores eksempel vil vi videresende mails fra specifikke adresser. Gør følgende:

Først skal du ind i Indstillinger → Meddelelsesfiltre – lige her:

…og her:

Herinde skal du lave et nyt filter:

Til at opsætte filtret filtret skal du bruge din unikke mailadresse fra Dinero. Klik her for at se, hvordan du finder den. 

Du skal nemlig have lavet en regel, som videresender mails fra særlige afsendere til vores unikke mailadresse, det gør du ved at udfylde det her:

Husk at gemme og sørge for, at den nye regel er aktiveret. Tryk evt. Kør nu, hvis du har modtaget nogle mails fra denne leverandør, som du vil have sendt ind med det samme.

Nu er du køreklar, og dine bilag fra den specifikke leverandør-e-mailadresse bliver videresendt til Dinero helt automatisk 🙂