Sådan bogføres depositum når du udlejer

Det første, du skal gøre er at oprette en konto under omsætningen, hvor depositummet i første omgang skal bogføres. Dette gør vi, så du kan få depositummet med på en faktura til din kunde.

Herudover skal du oprette en konto til det skyldige depositum.

Regnskab (mappen) øverst i højre hjørne → Kontoplan → Opret konto → Konto (Her kan du se, hvordan du opretter en konto)

Kontonummer: 1075 | Kontonavn: Depositum | Moms: vælg den moms type som passer til din virksomhed

Kontonummer: 63090 Kontonavn: Skyldigt depositum | Moms: vælg den moms type som passer til din virksomhed

I nedenstående eksempel har vi valgt en ikke-momspligtig udlejning.
Har du en virksomhed der er momspligtig til sit depositum skal der vælges Dansk Salgsmoms på begge konti.

Du skal nu lave et produkt, som bogfører depositum på ovenstående konto.

Du opretter produktet under fanen Salg → Produkter → Nyt produkt

Navn: Depositum | Konto: 1075

Det kunne fx se sådan her ud:

Efter fakturaen skal du flytte depositummet til balancen.

Klik på Bogføring → Under diverse, vælg Finansbilag → udfyld med nedenstående.

Konto: 1075 Depositum
Beløb i plus
Modkonto: 63090 Depositum

Det kunne se således ud:

Nu er depositummet fjernet fra driften og ligger nu som en skyldig post. 😊

Vi deler denne del op i tre.

• I første del kan du se, hvordan du gør, hvis du skal tilbagebetale hele kundens depositum
• I andel del kan du se, hvordan du gør, hvis du skal tilbagebetale dele af kundens depositum
• I tredje del kan du se, hvordan du laver et bilag, hvis din kunde ønsker det 🙂

Sådan gør du, hvis kunden skal have hele sit depositum tilbage – og du ikke laver et bilag på tilbagebetalingen

Lad os antage, at din kunde har behandlet lokalerne yderst pænt og derfor får overført alle 15.000 kr.

Gå til Bogføring → Skabeloner → Under ‘Diverse’ vælger du Finansbilag.

Finansbilaget skal udfyldes således:

Sådan gør du, hvis du kun skal betale en del af kundens depositum retur – og du ikke laver et bilag på tilbagebetalingen

Lad os i dette tilfælde antage, at din kunde skal have 10.000 kroner tilbage. Du har altså taget 5.000 kroner af kundens depositum til at betale for reparation lokalerne. Denne bogføring laver du i et finansbilag, som du finder under Bogføring → Skabeloner → under ‘Diverse’ vælger du Finansbilag. Bilaget udfyldes således:

I ovenstående har vi registreret følgende:

• Linje ét – vi har udlignet depositum kontoen i vores regnskab. Den står ikke længere som, at vi “skylder” et depositum til vores kunde. Denne konto går nu i 0 i regnskabet
• Linje to – her registrerer vi de 5.000 kroner, vi har beholdt til at dække vores omkostninger til reparation. Det registrer vi som indtægt – disse udlignes senere af vores håndværker regning, da denne med stor sandsynlighed også vil være 5.000. Kunden kan nemlig kræve fuld gennemsigtighed for dine omkostninger
• Linje tre – her registrerer vi udbetaling af de 10.000 kroner til vores kunde

Sådan laver du et bilag på tilbagebetaling af depositum til din kunde 

Hvis din kunde ønsker et bilag på tilbagebetalingen, kan du gøre det på to måder. Du kan lave et manuelt bilag (i fx Word), så skal du ikke gøre mere end vist lige ovenfor.

Ønsker du at gøre det i Dinero, skal du gøre det som vist nedenfor.

Bilaget skal du lave som en kreditnota – det gør du ved gå til fanen Salg → Ny kreditnota. Kreditnotaen udfylder du som vist nedenfor. I eksemplet udbetaler vi 10.000 kroner. Udbetaler du det fulde depositum laver du kreditnotaen på 15.000 kroner. Ligeledes har vi også ændret overskriften fra “Kreditnota” til “Tilbagebetaling af depositum”. Husk at sætte kontoen til “1075 Depositum” på alle linjer.

Nu er kreditnotaen godkendt og vi er nået til, at vi skal udbetale pengene til kunden. Det gør du ved at trykke på “Registrer betaling” på kreditnotaen – husk at vælge den dato udbetalingen er hævet fra din bank.

Med udbetalingen af pengene er vi nu nået til det sidste step. Vi skal udligne vores depositum konto, så denne konto går i 0. I vores eksempel er det 15.000. Vi laver bilaget i et finansbilag – det udfyldes som vist nedenfor:

Det var det! Vi har nu udlignet vores depositum konto i regnskabet. De 15.000 er nu flyttet op på vores indtægt konto – vi har nu en samlet indtægt på 5.000 kroner, til at dække vores omkostninger til reparation af lokalet. De 5.000 kommer fra, at vi i ovenstående lavede en kreditnota på 10.000 kroner – ovenstående fratrukket kreditnotaen giver en indtægt på 5.000 kroner.