Sådan håndterer du kantineordning

Når du har betalt for frokostordningen til dine ansatte, skal du bogføre udgiften som et køb i Dinero. Det gør du ved at klikke på + Opret og vælge Nyt køb.

Herefter udfylder du bilaget med diverse oplysninger, som bilagsdato, hvor købet er foretaget, men også med hvilken beholdning, det er betalt.

I beskrivelsesfeltet kan du skrive mad og drikke, og som kategori vælger du frokostordning til ansatte.

Når dette er indtastet, kan du klikke “godkend”, og så er du i mål!

Hvis frokosten tilbydes som en del af en kantineordning, og medarbejderen selv betaler en del af udgiften, skal man være opmærksom på reglerne for skattepligt.

Ifølge Skattestyrelsen skal medarbejderen beskattes, hvis den betaling, de foretager, er mindre end den skattemæssige minimumspris, som fastsættes årligt.

Satsen lyder på 15 kr., hvis måltidet er uden drikkevarer, og 20 kr., hvis drikkevarer er inkluderet.

Betaler medarbejderen mindre end denne sats, skal forskellen beskattes som et personalegode og fremgå af lønsedlen. De nævnte satser er vejledende. Hvis virksomheden kan dokumentere, at kostprisen for et måltid er lavere end 15 eller 20 kr., kan frokosten sælges til kostpris uden skattemæssige konsekvenser for medarbejderen.

Hvis medarbejderen betaler mindst minimumspris (eller kostprisen, hvis den er dokumenteret lavere), er ordningen skattefri, og der skal ikke ske indberetning af beløbet som løn. Det er derfor afgørende at få sat ordningen korrekt op fra start og sikre, at medarbejderens egenbetaling er dokumenteret og administreret korrekt.

For at sikre korrekt håndtering anbefaler vi, at du tager kontakt til dit lønsystem, så du kan være sikker på, at det bliver registreret rigtigt på dine ansattes lønsedler.

Når en medarbejder betaler for frokost i virksomheden, fx via lønsedlen, betragtes det som et salg fra arbejdsgiveren og dermed en momspligtig aktivitet. Det betyder, at virksomheden både skal beregne og betale moms af salget, hvilket kaldes kantinemoms. Til gengæld har virksomheden også mulighed for at få fuldt fradrag for momsen af udgifterne til maden.

Reglerne for kantinemoms er tekniske og afhænger af, hvordan ordningen er skruet sammen. Vi anbefaler derfor, at du rådfører dig med en revisor, hvis du er i tvivl om, hvordan det skal håndteres i din virksomhed.

Du kan læse mere om kantinemoms her.