Dette er et gæsteindlæg skrevet af Khan fra Shipmondo. Han er tidligere lageransvarlig i en e-commerce og nu Onboarding Specialist hos Shipmondo..
Hvad er fragthåndtering?
Fragthåndtering dækker over hele processen med at håndtere fragt. Det dækker med andre ord over planlægning, optimering, valg af transportør og fysisk flytning af varer fra A til B. Det er afgørende for en virksomheds driftøkonomi og kundetilfredshed at have en effektiv fragthåndtering.
Du vil nogle gange også høre freight management, når vi snakker om fragthåndtering. Det er blot den engelske betegnelse og dækker altså over det samme.
Flere virksomheder inden for fragthåndtering tilbyder fragtløsninger til både erhverv (B2B) og private (B2C). Der findes virksomheder, som er specialiseret inden for én af disse to, så det er noget, du skal være opmærksom på, når du skal vælge, hvem der skal håndtere din fragt fremadrettet.
Hvis du driver en virksomhed, der sender pakker, er fragthåndtering en af de processer, der hurtigt kan begynde at tage mere tid, end den burde.
Efter at have arbejdet med fragt og logistik i mere end 10 år, er min erfaring ret klar: Jo bedre grundlaget og systemerne hænger sammen, jo mindre manuelt arbejde og færre fejl ender du med senere.
Her er fem konkrete ting, du bør starte med.
1. Få styr på dine produkter og dit lager
Vil du gøre fragthåndteringen lettere senere, kan det betale sig at bruge lidt ekstra tid på grundarbejdet fra start. Når du har varer, der skal sendes, så er der ikke noget værre, end når der går noget galt undervejs, som kunne være undgået.
Mit første råd er derfor at få styr på grunddataene omkring dine produkter: størrelse, vægt, andet produktdata og, hvor det er relevant, eksempelvis HS-koder, hvis du sælger uden for EU.
På den måde sørger du for, at dine kunder får, hvad de forventer, og at transportøren har de informationer, de skal bruge for at kunne levere pakken.
Det er samtidig også vigtigt at have styr på dit lager. Der opstår hurtigt flaskehalse, hvis alt fra at hente produktet på sin plads til at opdatere lagerbeholdningen gøres manuelt. Sørg for at udnytte de muligheder, du har i dit webshopsystem.
2. Saml ordre- og fragthåndtering ét sted
Det er meget normalt, at webshopplatforme har et udmærket ordresystem til håndtering af ordre og en standardiseret kommunikation til dine kunder. Men fragten skal du derimod håndtere ved hver enkelt transportør.
Her er min klare anbefaling at samle ordre- og fragthåndtering i ét system, der kan håndtere begge dele. Det kan hurtigt blive et administrativt rod at skulle forhandle og holde styr på fragtaftaler manuelt.
Min anbefaling er at samle så meget som muligt af ordre- og fragthåndteringen ét sted. Ikke nødvendigvis fordi alt absolut skal ligge i samme system, men fordi hvert ekstra systemskifte og hver manuel overførsel skaber mere administration og større risiko for fejl.
3. Automatisér de gentagne opgaver
Med en af de tilgængelige fragtplatforme er det ikke kun fragt, du nødvendigvis kan automatisere. Det er også muligt at automatisere alt fra ordrehåndtering, kommunikation om forsendelserne til dine kunder, håndtering af told, print af pakkelabels og andre følgedokumenter til returneringer og selvfølgelig bogføring til dit regnskabsprogram.
Sørg for at dække så mange opgaver ind i så få platforme som muligt, men sørg endelig også for, at de kan integrere og tale med hinanden, så dataoverførsler mellem systemerne ikke bliver et problem.
4. Gør levering og returnering til en del af kundeoplevelsen
Jeg vil også lige slå et slag for at tænke hele leveringsoplevelsen ind i kunderejsen. Når kunden når til checkout, skal leveringen helst føles som en naturlig del af købet, og ikke som endnu en forhindring.
Bliver de mødt af en mur, når de kommer til et checkout med én transportør, der kun leverer til døren for 55 kr., er sandsynligheden for, at de forlader den fyldte kurv med et enkelt klik og ender hos en konkurrent, rimelig stor.
Sørg derfor for at tilbyde flere leveringsmetoder som hjemmelevering, levering til pakkeshop og eventuelt tidsbestemt levering som morgen- og aftenlevering. Og til en pris, der giver mening for både kunden og din forretning.
Og hvis kunden af den ene eller anden årsag skulle have brug for at returnere en eller flere varer, så gør processen så nem for dem som muligt. Det kan man gøre ved eksempelvis at vedlægge et returlabel i forsendelsen eller have en digital portal til returneringer tilknyttet sin hjemmeside.
5. Forbind fragt med din bogføring og administration
Det sidste tip, som jeg kan give dig for at optimere din fragthåndtering er, at du nemt kan bogføre dine ordrer fra din webshop, når du har oprettet dine leverancer.
For at uddybe, hvad jeg fortalte om bogføring under automatisering, kommer der lige et helt afsnit til det her.
Du skal blot opsætte en bogføringsintegration fra dit regnskabssystem til din fragtplatform. Så når en ordre er håndteret, og der er booket fragt, vil den automatisk blive importeret til dit regnskabsprogram.
På den måde slipper du eller din bogholder for at skulle sidde og trække manuelle udtræk og selv skulle lægge dem op. En kedelig og langsommelige proces, du nu ikke skal tænke på.