Ekspertens råd: Sådan arbejder du mere effektivt

De fleste kender det. Vi vågner op; klar til en ny dag og til at få sat en masse flueben ud for punkterne på vores (mentale) to to-liste. Ofte når vi bare ikke det, vi skal – og slet ikke lige nu, hvor hverdagen er vendt på hovedet for mange af os, hvor ungerne er hjemme om dagen, og hvor nye bekymringer kan fylde.

Vi har spurgt Effektivitetseksperten; forsker og iværksætter, Christina Schnohr, hvordan man bliver bedre til at styre sin tid – uanset om man er vant til hjemmearbejde eller har installeret sig i et eksotisk, midlertidigt hjemmekontor i entreen.

Giv vanedyret en pause

”Først og fremmest skal vi huske, at situationen lige nu grundlæggende strider mod vores natur, så vi bruger mange ressourcer på at være i det.”

Vi er vanedyr, og det smerter i folk, når hverdagen vendes rundt – derfor føler mange ubehag lige nu, hvor vi ikke må gøre det, vi plejer

Sådan lyder det fra Christina, idet vi tager hul på vores Corona-sikrede telefoninterview. Vi er nemlig nødt til at forstå, at smarte programmer og gode intentioner ikke altid er nok. Vi må tage højde for menneskets natur:

”90-95 procent af det, vi mennesker gør, kører på rutinen. Vi er vanedyr, og det smerter faktisk i folk, når hverdagen vendes rundt – derfor føler mange ubehag lige nu, hvor vi ikke må gøre det, vi plejer,” siger hun og tilføjer:

”Når Dronningen kommer frem og siger: ’I skal ikke holde rund fødselsdag nu’, tænker folk helt forvirret: ’Jamen, jeg HAR jo rund fødselsdag lige nu’. Det, vi plejer at gøre, bliver forstyrret. Og som de vanedyr, vi er, skal vi starte med ikke at klandre os selv for, at vi har det svært.”

Træn dit fokus – 5 øvelser:

Men hvad stiller vi så op med vanedyret, med de mange afbrydelser og de faste vaner, der har forladt os for en tid? Vi skal træne vores fokus, som vi træner vores muskler.

Justér to do-listen

Der er ikke noget at sige til, at mange af os tyr til to do-lister, når vi skal planlægge. Faktisk er det et af de mest brugte planlægningsværktøjer, som kan være et rigtig godt anker i hverdagen, hvis den bruges rigtigt. Listen skal være realistisk, og så skal den helst ikke være længere, end vi kan nå på én dag.

Spørg: Hvad er det allervigtigste for mig at løse i morgen? Og hvor mange arbejdstimer har jeg?

“Det handler om benhård prioritering. Sæt dig for eksempel aftenen inden og spørg: Hvad er det allervigtigste for mig at løse i morgen? Og hvor mange arbejdstimer har jeg reelt? Tag højde for, hvornår dine børn sover osv., så du er realistisk i, hvad du kan og skal,” råder Christina, der, selvom hun underviser i tidsstyring, selv kender til distraktioner og manglende tid som mor og selvstændig.

Fejr de røde opgaver

Når du så har skrevet dine punkter ned (og sikkert havner med en længere liste, end du kan overskue), hiver du tuscher frem og markerer opgaverne røde, gule og grønne.

Prioritér og giv fokus til det, du når. Det giver en god følelse, det er biologi – lad os nu arbejde med os selv

“Find ud af, hvilke opgaver der brænder og markér dem røde. Når du får nået de røde, får du god samvittighed – det giver mere energi til næste opgave og arbejdsdag. Hvis du respekterer dig selv, så overholder du de røde markeringer, ligesom du ville overholde en aftale overfor en ven,” lyder det fra Christina.

Bliver du god til at styre opgaverne i det små, vil du også stå med en federe følelse bagefter:

“Når du ikke må handle, når der er kø til apoteket, når du har børn i 3., 8. og 10. klasse, som ikke må gå i skole osv., så kan du kigge på din done-liste og se, hvad du har fået fra hånden. Så prioritér og giv fokus til det, du når. Det giver en god følelse, det er biologi – lad os nu arbejde med os selv,” råder Christina, der foreslår, at man gemmer og fejrer sine done-lister.

Stil æggeuret

Men en liste gør det ikke alene. Vi skal også kigge på den måde, vi arbejder på.

Find æggeuret eller en digital timer frem, og stil det på 25 minutter. Det er den tid, du giver dig selv til at arbejde effektivt. Bagefter følger fem minutters pause, og sådan fortsætter du. 25+5-teknikken kendes også som pomodoro-princippet, på dansk tomat-princippet, og det er godt fokus-værktøj:

Vi mennesker arbejder bedst i intervaller. Derfor skal du dele dine opgaver op i mindre bidder

“Vi mennesker arbejder bedst i intervaller. Derfor skal du dele dine opgaver op i mindre bidder, som er overkommelige, så du kan holde energien oppe,” forklarer Christina.

Fidusen ligger altså i at indrette sig efter vores natur: Vi stopper nemlig os selv mentalt ved at sætte os foran en giga opgave – men 25 minutter skal de fleste kunne tåle.

Træn musklen til fremtiden

Og uanset om du sidder derhjemme normalt eller glæder dig til at skulle tilbage i kontoret, er øvelserne godt givet ud.

“Det er en muskel, der skal trænes. “Og når man skubbes ud af vanen, kan man gribe chancen og blive god til at arbejde mere effektivt – for nu er vi jo nødt til det. Ofte viser det sig også, at man tager metoden med på arbejde, når man kommer tilbage – så man når endnu mere,” siger Christina.

Samtidigt slår hun fast, at det handler om at prøve sig frem og acceptere, at forstyrrelser altid vil være der. Mennesket er nemlig bygget til at blive distraheret – faktisk er vi programmerede til at vende os om og se, om det er en bjørn, der brummer, når noget summer – for eksempel mobiltelefonen.

“Tænk bare, når din cykel en morgen punkterer – så skal du planlægge på ny. Det er irriterende. Men tænk så, hvis din cykel punkterer hvert 10. minut. Det er det, vi oplever lige nu.

Derudover står mange af os i en situation, hvor vi konstant bliver afbrudt af uvante ting. Larmende børn og skraldebiler for eksempel. Så husk tålmodigheden og vid, at øvelse gør mester.

Og som Christina siger: “Tænk bare, når din cykel en morgen punkterer – så skal du planlægge på ny. Det er irriterende. Men tænk så, hvis din cykel punkterer hvert 10. minut. Det er det, vi oplever lige nu.”

TIP!

Find flere gode råd og videoer på Effektivitetsekspertens facebook-side – eller besøg Effektivitetseksperten.dk.