Hvad er en CSV-fil?
CSV står for Comma Separated Values. Disse filer kan kun indeholde tal og bogstaver og strukturerer de data, der er i dem i tabelform. Der findes utallige anvendelsesmuligheder for CSV-filer. Filformat bliver i regnskabssammenhæng ofte brugt til udveksling af data mellem forskellige programmer.
For eksempel vil databaser og andre programmer, som har en stor mængde data, sandsynligvis understøtte CSV-formatet. På den måde kan du trække store mængder af informationer over i et regneark uden problemer.
Ud over dette findes der masser af andre anvendelsesmuligheder for CSV-filer.
Hvordan åbner du en CSV-fil?
Du er sandsynligvis bekendt med regneark i forvejen – det kunne for eksempel vær Excel. Og det er netop regneark, du bruger, både når du skal åbne og redigere en CSV-fil.
Du kan dog også bruge Notepad++ eller et andet tekstredigeringsprogram, men fordelen ved at anvende et regneark er, at den data, som er i CSV-filen, normalt bliver ordnet på en sådan måde, at kundedatabaser eksempelvis stilles op efter fordelagtige kriterier.
Du bør åbne filerne i et regneark og ikke i for eksempel Notepad++.
Husk dette, når du redigerer i filerne
Du støder højst sandsynligt kun på en CSV-fil, når du eksporterer information fra et program til et andet, og når du bruger den fil til at importere data ind i et andet program. Hvis du ønsker at redigere en CSV-fil eller lave en helt ny, er der visse elementer, du skal være opmærksom på.
Normalt vil du bruge Excel til at redigere i filformatet. Og her er det vigtigt, at du husker på, at selvom det ser ud som om, at Excel eller et andet slags regneark understøtter de rettelser eller andet, som du laver, kan filen altså ikke i sig selv indeholde andet end tekst.
Derfor vil filen ikke understøtte data, som du sætter ind i tabeller og lignende. Når Excels struktur er opbygget af tabeller, billeder og rækker, kan at CSV-filen være problematisk.
En af de store fordele er, at du kan importere store mængder af data mellem systemer, der ikke på forhånd er forbundet.
På samme tid har filformatet den fordel, at den reducerer al tekst til samme format og dermed fjerner al den formatering, som normalt ligger som et lag ovenpå al tekst. Derfor kan du få et rent datasæt ned på din computer og læse det som en Excel-fil.
Hvis du i øvrigt får problemer med at åbne en CSV-fil i Excel, kan du omdøbe filen til eksempelvis .doc. Det er nemlig sådan, at CSV-fil kun indeholder tekst, og derfor kan et normalt tekstbehandlingssystem godt håndtere filtypen.
Udover dette er der også et import værktøj til Excel, for import af disse filer. Der kan være kompatibilitets problemer med filerne.
Hvis du er i tvivl om hvordan man korrigere moms i en avanceret CSV-fil, klik her.