Hvad er et ERP-system?
Et ERP-system er et softwareprogram, der samler, forbinder og styrer alle arbejdsprocesser i en virksomhed. Systemet gør ressourceplanlægning og -håndtering meget nemmere. Det kan ses som en form for overbygning til et regnskabsprogram, da det samler og organiserer flere ting end bare regnskabet.
ERP er en forkortelse for Enterprise Ressource Planning, og alle funktioner (lige fra salg og økonomi til logistik og projektstyring) samles i det interne system, som typisk bygger på en fælles database, der dækker hele virksomheden. Det hjælper virksomheden med organisering af både interne og eksterne output samt med at holde styr på forretningsaktionerne.
I enhver virksomhed foregår der mange forskellige aktiviteter. Det er nødvendigt for at holde hjulene kørende og maskineriet i gang. ERP-systemer er sat i verden for at gøre det nemmere for dig, der driver en virksomhed, at få et overblik over de forskellige fortløbende processer og aktiviteter.
I stedet for at anvende forskellige administrationssystemer til eksempelvis salg og produktion, kan du med et ERP-system samle det hele under et tag. Et ERP-system kobler de forskellige arbejdsprocesser sammen i en virksomhed – på tværs af afdelinger og funktioner. Det er bygget op som én fælles database, og du kan også forbinde det til andre systemer med en systemintegration.
Hvad er fordelene ved systemet?
Rent administrativt er det altid nemmere at skulle håndtere færre systemer. Du eller dine medarbejdere behøver ikke at skulle sætte jer ind i anvendelsen af flere forskellige systemer, der ikke snakker sammen, og risikoen for fejl bliver også minimeret des færre systemer, som du har i brug.
En af de helt store fordele ved at samle alle dine administrationssystemer i et ERP-system er, at du nemt kan få et aktuelt billede af flowet i din virksomhed. Det gælder helt fra, at der dumper en ny ordre ind til at kende status på dit lager. Du kan altså med det samme, der bliver lagt en ny ordre ind, nemt overskue, om du skal bestille varen hjem, eller om den allerede er på lager. Og om det i givet fald er den sidste på lager, så der med det samme skal bestilles et nyt parti hjem.
Hvad er forskellen på et økonomisystem og et ERP-system?
De første ERP-systemer så dagens lys omkring år 1999. Før fandtes der en række tilsvarende systemer, men de gik under et andet navn og gav ikke virksomhederne de samme muligheder. Forgængeren er det mere traditionelle økonomisystem. Før der var noget, som hed ERP-systemer, blev lignende systemer kaldt regnskabs- eller økonomisystemer.
En af de primære forskelle mellem et traditionelt økonomisystem og et ERP-system i dag er, at et økonomisystem typisk kun dækker bogholderiets arbejde i virksomheden – fx fakturering, salg og indkøb – mens ERP-system dækker mere bredt – fx både HR, regnskab og produktion.
Et ERP-system er det overordnede administrative IT-system, som styrer alt fra produktion, lager og indkøb til salg og økonomistyring. Du kan se hele flowet i virksomheden i realtid. Det gælder, lige fra du får en ordre ind og lagerstatussen opdateres til afsendelse. Systemet samler alle de forskellige databaser, så fx ordrestyring og finanskontoplan er baseret på den samme database, hvilket ikke var tilfældet tidligere.
Hvem anvender ERP-systemer?
Både mindre og større virksomheder anvender i dag ERP-systemer. Dog er der mange virksomheder, som sagtens kan nøjes med et CRM-system. Et ERP-system er forbundet med en større investering. Men det er ikke alle virksomheder, for hvem det kan betale sig at kaste penge efter det. I hvert fald ikke hvis den værdi, som systemet giver i praksis, skal overstige den pris, som det koster at implementere det.