En betalingsordning, der forekommer hyppigt, hvis man har en leverandør, man handler meget hos, er en specifikt oprettet konto direkte hos leverandøren. Kontoen fungerer på den måde, at man løbende indbetaler penge, så der er dækning på kontoen.
Hertil modtager man en månedlig kontostatus fra leverandøren med alle fakturaerne, samt hvad saldoen på kontoen er – det vil sige, at man kan se, om man har penge til gode, eller man skylder leverandøren penge.
Når kontoen skal oprettes hos leverandøren, kan de bede om en forudbetaling, som en form for garanti/sikkerhedsstillelse. Eksempler kan fx være tømmerhandelsvirksomheder, såsom Bygma, Stark osv., der forlanger forudbetaling, hvorefter de sender en opgørelse månedligt med oversigt over køb, betalinger samt eventuelle skyldige beløb.
Har du en af disse leverandører, er du landet det helt rigtige sted.
Sådan bogfører du fakturaerne og indbetalingerne til din leverandør
For at bogføre indbetalingerne, som du laver til din leverandør, skal der oprettes en ny beholdning. Det gør man for at holde styr på, om man har nogle udeståender, eller om man skylder leverandøren penge. Ligeledes gøres det, fordi man senere nemt og enkelt kan registrere betaling med denne beholdning på vores købsbilag.
Beholdningen oprettes under Regnskab → Kontoplan → Opret ny → Beholdning.
Det er vigtigt, at du vælger Beholdning, for at det kommer til at fungere i de næste steps.
Vælg et kontonummer. under kortfristet gæld i intervallet (63000-63999), fx 63005, og giv den et passende kontonavn, fx “Leverandør X”, hvor X angiver navnet på leverandøren.
Resten af felterne lader du blot stå tomme og klikker herefter på Opret beholdning.
Beholdningen vil ligge under kortfristet gæld – her kan du løbende holde øje med, hvor meget du skylder til din leverandør.
Hver gang, du overfører penge til din leverandør, skal det bogføres i et finansbilag, som du finder under Bogføring → Skabeloner → Finansbilag.
I bogføringen bruges den beholdning, du oprettede under Punkt 1. Udfyld bilaget, som vist herunder:
Dato: Den dato, du overførte pengene
Tekst: Indbetaling til X (navnet på leverandøren)
Konto: 55000 Bank
Beløb: Beløbet, du har betalt (med minus foran)
Modkonto: 63005 Leverandør X
Når du modtager en faktura fra din leverandør, skal du bogføre det beløb, der er angivet på fakturaen. Det skal bogføres i et helt almindelig købsbilag. Tryk på Opret oppe til højre, og vælg Nyt køb.
Udfyld købet, som du normalt ville gøre – den eneste forskel er, at når du skal vælge beholdning, skal du vælge leverandørens beholdning – i dette tilfælde er det ‘Leverandør X’. På den måde bliver det nemlig modregnet i det tilgodehavende/skyldige beløb, du har til leverandøren.
Alle fakturaerne fra den specifikke leverandør skal bogføres på denne måde – saldoen på leverandør beholdningen vil løbende ændre sig, i takt med at du bogfører udgifterne.
Hvis saldoen på leverandørkontoen til at starte med er “0”, og du herefter bogfører en masse fakturaer, vil saldoen på leverandørbeholdningen blive negativ, indtil du indbetaler penge til leverandøren samt bogfører denne indbetaling.
Hvis du løbende vil se, om det stemmer, kan du tjekke det inde på fanen Regnskab → Rapporter → Balance.
Rul ned til kortfristet gæld, og find leverandør beholdningen.
- Hvis saldoen går i 0, er der ingen skyldige beløb til leverandøren
- Er den i minus, betyder det, at du skylder leverandøren penge – du har formentlig bogført en masse fakturaer og mangler at bogføre den månedlige indbetaling.
- Hvis saldoen står i plus, betyder det, at du har penge til gode. Det vil sige, at du har overført flere penge til leverandøren, end du har købt for.
I ovenstående eksempel har vi bogført en indbetaling på 5.000 kr., men har handlet for 6.700 kr. Det vil sige, at det skyldige beløb, indtil videre, er på 1.700 kr.
Hvis der handles for mere, vil det skyldige beløb blive større (mere negativt), indtil vi til sidst overfører penge til leverandøren og bogfører indbetalingen i Dinero.
Bonus. hvis du er i tvivl om, hvad du har bogført på beholdningen, kan du klikke på de fire vandrette streger ud for beløbet – her kan du se et fuldt kontoudtog for alt det, der er bogført herpå samt saldoen på beholdningen løbende. 🙌🏼
Tips & bonusinfo
- Har du i stedet modtaget en forudbetaling fra en kunde? I denne guide kan du se, hvordan det bogføres.
Var denne artikel nyttig?