Sådan bogfører du rejsegodtgørelse/diæter i en personligt ejet virksomhed

For at der kan udbetales rejsegodtgørelse, er det vigtigt, at du kan bevise, at din rejse har været rent forretningsbetinget. Udgangspunktet for, at det betragtes som en forretningsrejse, er, at rejsen varer over 24 timer, og en overnatning er nødvendig. Hvis dette er opfyldt, kan du nu fratrække det i dit regnskab.

Når det drejer sig om rejseudgifter, bogfører man enten de faktiske udgifter, man har haft, eller man tager det som rejsegodtgørelse.

Skattestyrelsen har fastsat nogle satser for rejsegodtgørelse – de er 597 kr. (2024: 574 kr.) for kost per døgn, og 256 kr. (2024: 246 kr.) for logi per døgn.

Maximum for hele året er 32.800 kr. i 2025 (2024 – 31.600 kr.).

Det vil sige, at du både har en specifik sats for kost pr. dag og en sats for logi pr. dag.

Det kan kun betale sig at bogføre rejsegodtgørelse, hvis de samlede omkostninger til kost og logi, som du har haft på rejsen, ikke overstiger satserne.

Hvis dine rejseomkostninger har været dyrere end de angivne satser, skal du i stedet bogføre efter faktiske omkostninger for at få det maksimale skattefradrag.

Eksempel:

Du har været væk i én dag på forretningsrejse og har haft madomkostninger for 200 kr. Anvend her at bogføre efter rejsegodtgørelse, da satsen pr. dag er 597 kr, altså mere end dine faktiske omkostninger på de 200 kr.

Har du i stedet haft madomkostninger for 700 kr., kan det bedst betale sig at bogføre efter “faktiske omkostninger”, da omkostningerne overstiger satsen for rejsegodtgørelse.

Vælger du at bogføre rejsegodtgørelse, får du et skattefradrag i dit regnskab, der fungerer på samme måde som et kørselsfradrag.

Du får dit skattefradrag for din rejsegodtgørelse ved at bogføre dine det løbende i dit regnskab. Dette gør du ved at bruge statens satser pr. dag og gange med antallet af dage, du har været afsted på forretningsrejse.

Eksempel: Du har været på forretningsrejse i 3 dage og kan nu få rejsegodtgørelse for alle 3 dage.

Vi starter derfor nu med at bogføre for kost og bruger den nuværende sats på 597 kr pr. dag og ganger med 3 dage.

597 pr. dag x 3 dage = 1665 kr i skattefradrag.

De 1665 kr skal nu bogføres som et skattefradrag i et finansbilag.

Gå til Bogføring → Skabeloner → Under diverse, vælg Finansbilag og udfyld bilaget som vist nedenfor på den dato, du er kommet hjem fra din forretningsrejse.

På ovenstående måde får du altså skattefradraget for din rejsegodtgørelse bogført korrekt i dit regnskab.

Bemærk: Har du brugt din erhvervskonto til at betale udgifterne for din mad, skal disse udgifter bogføres som hævet privat, så de kan afstemmes i din bankafstemning.

Bogfører du faktiske omkostninger, bogfører du ikke rejsegodtgørelse.

Vælger du at bogføre de faktiske omkostninger, som du har haft på din bankkonto, gør du det udelukkende, hvis disse omkostninger overstiger satserne for diæter.

Eksempel: Satsen for logi er 256 kr pr. dag, men du har betalt 500 kr for én overnatning på et hotel.

Da prisen for dit hotel er højere end satserne for logi, vil du hellere have skattefradraget på de 500 kr i stedet for satsen for logi, som er lavere.

Du bogfører derfor hotelovernatningen på helt almindelig vis i et købsbilag.

Bogføring → Opret nyt køb → Udfyld bilaget som normal

Når bilaget er godkendt, har du bogført, hvad du faktisk har betalt, og du skal nu ikke gøre mere.