Sådan bogfører du rejsegodtgørelse/diæter til dine ansatte samt ejere i selskaber

For at der skal udbetales diæter, er det vigtigt, at du kan bevise, at rejsen har været rent forretningsbetinget. Udgangspunktet for, at det betragtes som en forretningsrejse, er, at rejsen varer over 24 timer, og en overnatning er nødvendig. Hvis dette er opfyldt, kan du nu fratrække det i dit regnskab.

Når det drejer sig om rejseudgifter, bogfører man enten de faktiske udgifter, der har været, eller man tager det som diæter.

Skattestyrelsen har fastsat nogle satser for diæter – de er 574 kr. (2023: 555 kr.) for kost per døgn, og 246 kr. (2023: 238 kr.) for logi per døgn.

Maximum for hele året er 31.600 kr. i 2024 (2023 – 30.500 kr.).

Det vil sige, at du har både en specifik sats for kost pr. dag og en sats for logi pr. dag.

Det kan kun betale sig at bogføre diæter, hvis de samlede omkostninger til kost og logi, der har været på rejsen, ikke overstiger satserne for diæter.

Hvis dine rejseomkostninger har været dyrere end de angivne satser, skal du i stedet bogføre efter faktiske omkostninger for at få det maksimale skattefradrag.

Eksempel:

Den ansatte har været væk i én dag på forretningsrejse og har haft madomkostninger for 200 kr. Her kan det bedst betale sig at bogføre efter diæter, da satsen pr. dag er 574 kr., altså mere end de faktiske omkostninger på de 200 kr.

Har den ansatte i stedet haft madomkostninger for 700 kr., kan det bedst betale sig at bogføre efter “faktiske omkostninger”, da omkostningerne overstiger satsen for diæter.

Giver du dig selv eller dine ansatte diæter i forbindelse med forretningsrejse, så bogfører du ikke medarbejderens faktiske omkostninger.

Det betyder kort fortalt, at de omkostninger, som du eller din medarbejder har haft i forbindelse med kost og logi, forbliver private. I stedet tilføjer du diæter på den næste lønseddel efter statens takster, som ses ovenfor.

Når lønsedlen behandles i dit anvendte lønprogram, vil medarbejderen derfor modtage mere i udbetaling, svarende til diætsatserne.

Diæterne skal derfor ikke bogføres separat i dit regnskab, men bliver bogført sammen med resten af lønsedlen og tilføjes til dit regnskab på samme måde som kørselsgodtgørelse.

Bemærk: Da dette kan være komplekst, foreslår vi, at du får integreret dit lønsystem med Dinero, så dine lønsedler automatisk kan bogføres.
Alternativt kan du se, hvordan du bogfører løn her

Bogfører du efter faktiske omkostninger, anvender du ikke diæter.

Det første, du skal, er at bogføre udgiften i Dinero, som den ansatte har haft.

Lad os i nedenstående tage et eksempel, hvor den ansatte har været på rejse i Danmark og har taget en overnatning med morgenmad inkl. Det er nemlig lidt kompliceret, for der er fuldt momsfradrag på overnatningen, mens der er kun kvartmoms på bespisningen. Det hele er betalt med den ansattes egne penge. Frygt ej – i Dinero er det simpelt.

Step 1:
Gå til fanen Bogføring → Opret nyt køb → Vælg “Bilaget er betalt med det samme” → Under “Hvordan har du betalt bilaget, vælg da “Udlæg ansatte og ejer”, da det er medarbejderen, der har lagt ud for det med private penge.

I Beskriv, hvad du har købt skriver du, hvad udlægget dækker over. Dineros hjælpefunktion foreslår passende konti, og du bogfører nu, at du skylder den ansatte penge for det, som vedkommende har lagt ud på rejsen.

Step 2: 

Sådan tilbagebetaler du omkostninger til den ansatte:

Denne del er den mest simple. Her skal du blot gå til Bogføring → Under skabelonerne, vælg da Udbetaling af udlæg til ansatte. Udfyld de oplysninger, som skabelonen beder dig om og tryk Godkend – så har du bogført tilbagebetalingen.