Forretningsrejse – i EU & verden – Sådan bogføres udgifter

  • Læsetid: 4 min.

  • Sidst opdateret 27/01/2023


Guiden er til dig, der har været på forretningsrejse i et EU-land eller i et land udenfor EU. Der er nogle helt særlige forretningsrejse-regler, når du er på rejse i udlandet.

Vi starter med en indrømmelse. Denne guide er virkelig regnskabsteknisk så følg grundigt med!

Hvad er en forretningsrejse?

Det kan siges helt kort: En forretningsrejse er en rejse af mindst 24 timers varighed. Den er så langt væk hjemmefra, at der ikke kan overnattes hjemme.

Bemærk: Har du haft udgifter til mad og hotel kan du i stedet bogføre dine udgifter til mad og logi som private omkostninger og få diæter som fradrag i stedet. Det vil i mange tilfælde kun kunne betale sig.

Se guiden til diæter her

Beregn dine diæter her

Ønsker du ikke at tage diæter, så se med i guiden nedenunder hvor vi gennemgår hvad du så skal gøre.

Moms-reglerne

Som nævnt er der en række særlige regler, når du har været på forretningsrejse i udlandet. De typiske scenarier er restaurantbesøg, hotelovernatninger eller taxakørsel – dog findes der også en del andre. Dem kan du læse mere om her.

Når du har spist på restaurant eller kørt taxa i det pågældende land, skal du betale den momssats, der er gældende i det pågældende land. Den moms har du ikke fradrag for (heller ikke skattefradrag), og skal derfor IKKE indberettes på din danske momsangivelse, som du normalt gør ved et køb fra udlandet jf. denne guide.

Det, der dog er det helt særlige her er, at du kan søge det, der svarer til momsen på dine kvitteringer retur i Danmark. Du gør det på skat.dk Erhverv. Momsen skal søges retur, for du må, som nævnt ovenfor, ikke få skattefradrag for momsen.

Sådan bogføres en forretningsrejse til udlandet

  1. Vi tager udgangspunkt i, at du har været ude og spise på restaurant.
    Du har på din bankkonto fået trukket 500 DKK for dit måltid.
    På din regning fremgår 10% moms som er den udenlandske momssats i det land du har besøgt.
    Det vil sige 50 DKK af de 500 DKK er moms som du ikke må få fradrag for, men som du kan søge retur når du kommer tilbage til Danmark.

    Sådan bogfører du det

    Klik på Bogføring → Kassekladde.
    Du skal i kassekladden oprette 3 linjer på det grønne kryds yderst til at starte med.

    Første linje vælger du kontonr: 4220 Repræsentation, diverse (beløbet uden moms)
    Anden linje vælger du kontonr: 54040 Øvrige tilgodehavender (momsen)
    Tredje linje vælger du kontonr: 55000 Bank (det totale beløb trukket i minus)

    Representation, diverse // Øvrige tilgodehavender // Bank

    I overstående regning er vi her gået ud fra en regning på 500 DKK med 50 DKK i moms som skal søges retur.

    Søg momsen retur
    I ovenstående tilfælde har vi 50 DKK som skal søges retur, da vi i linje 2 har bogført et tilgodehavende på konto 54040 øvrige tilgodehavender.
    Når du får den moms, som du har søgt retur, skal du selvfølgelig også bogføre, at pengene er gået ind på din bankkonto. Det gør du ved at åbne et finansbilag (Bogføring → Skabeloner → Finansbilag) og udfylde det således:

    Søg momsen retur

    Husk at datoen er den dag, momsen på de 50 kr. er gået ind på banken.

    Hvis man ikke søger momsen retur

    Hvis kriterierne ikke er opfyldt for at du kan søge momsen retur, viser vi her hvordan du håndterer det i Dinero. Bogføringen skal ske på næsten samme måde som ovenfor – Det er blot anden linje der skal rettes lidt til. Eksemplet er det samme som før, hvor du har været ude og spise på restaurant.

    1. Første linje vælger du kontonr: 4220 Repræsentation, diverse (beløbet uden moms).
    2. Anden linje vælger du kontonr:
      – Hvis du har ApS: 4260 Ej fradragsberettiget andel (momsbeløbet).
      – Hvis du har en personlig ejet virksomhed: 60140 Hævet kontant i virksomheden (momsbeløbet)
    3. Tredje linje vælger du kontonr: 55000 Bank (det totale beløb trukket i minus)

    Godkend kassekladden og du har nu fået bogført din udgift korrekt 🙌🏼

  2. Der er nogle kriterier, der skal være opfyldt for, at du kan søge momsen retur (momsgodtgørelse). Du søger din moms retur for en “periode”. Kriterierne er følgende:

    1. Perioden du søger momsen retur for, skal være på mindst 3 måneder og højst ét kalenderår – det kan dog være kortere end 3 måneder, hvis der fx kun er to måneder tilbage af et kalenderår.
    2. Perioden skal altid ligge indenfor et kalenderår.
    3. Hvis du søger momsen retur for en periode på mindre end ét kalenderår, men mindst 3 måneder, skal momsen du søger retur, udgøre mindst 3.000 kr.
    4. Hvis du søger momsen retur for et kalenderår eller resten af et kalenderår, skal momsen du søger retur udgøre mindst 400 kr.
    5. Der er ansøgningsfrist senest 30/9 i året efter, du har købt ydelsen i udlandet.
    6. Din virksomhed må ikke være momsregistreret i det EU-land, hvor du har købt ydelsen.
    7. Den moms, du søger retur, skal være indenfor de ovenstående særlige regler. Dvs. de skal være købt på din rejse, hvor der ikke har været mulighed for at få en regning uden moms. Normalt er BtB køb og salg mellem virksomheder udenfor DK nemlig uden moms. Har du ikke været på rejse, men bare fået en regning fra din leverandør med moms, skal du i stedet bede din leverandør om at lave en regning/faktura uden moms til dig.

    Bemærk – ovenstående er gældende, når du søger moms retur fra et EU-land. Søger du den retur fra et ikke EU-land skal den søges retur efter det pågældende lands regler. Her laves en konkret vurdering af momsen. Er du i tvivl, skal du kontakte SKAT for mere information herom.

    Du kan læse yderligere om alle reglerne på området hos SKAT ved at klikke her.

Tips & bonusinfo

  • Er din forretningsrejse foregået i Danmark? Se i stedet denne guide.
  • I kassekladden kan du kun bogføre i DKK, så hvis du har betalt i en anden valuta skal du omregne til DKK – du kan også se hvilket beløb der er blevet trukket på din bankkonto.
Var denne artikel nyttig?

Gør som 0 virksomheder

Brug Danmarks mest anbefalede regnskabsprogram