Sådan håndterer du udlæg med ansatte og som ejer af et selskab (ApS, A/S)

Når dine ansatte eller du som ejer af et selskab køber noget til virksomheden, og det bliver betalt med private penge, så har I lavet et såkaldt udlæg. Det betyder, at virksomheden nu skylder dine ansatte eller dig penge for købet. Vi vil i denne guide gennemgå, hvordan du skal håndtere dette.

I et selskab (ApS, A/S) anses du, selvom du ejer selskabet, også for at være ansat. Derfor skal du gøre som i denne guide.

Denne guide er delt op i to:

Bogføring af købet, som du eller dine ansatte har lavet med private penge
Udbetaling af udlægget.

Sådan håndterer du udlæg i Dinero

Tryk på Opret → Nyt køb. Udfyld bilaget som du plejer, men husk at vælge at bilaget er betalt med Udlæg ansatte og ejer.

Bemærk at du ved kreditkøb først vælger betalingen efter købet er fuldt oprettet og det vil være her du bruger Udlæg ansatte og ejer.

Det kunne f.eks. se sådan ud:

(Klik eventuelt på billedet for at forstørre det)

Ønsker du at oprette en særskilt udlægskonto (f.eks. til særskilt ejer/medarbejder), skal du oprette en beholdning som vist her.

Nu vil du gerne have refunderet de penge til dig/medarbejderen, som er lagt ud for selskabet.

Det kan gøres hver gang, der er lagt penge ud eller samlet f.eks. en gang om måneden.

Først skal du tjekke, hvor mange penge virksomheden skylder dig/medarbejderen: Tryk på Regnskab → Rapporter → Balance.

I nedenstående eksempel skylder virksomheden 200 kr, hvis du trykker på de fire streger ude til højre, kan du se hvilke bilag det vedrører.

(Klik eventuelt på billedet for at forstørre det)

Når du vil bogføre udbetalingen af medarbejderudlægget i selskabet, er det letteste at bruge skabelonen til formålet.

Skabelonen kan du finde under på Bogføring → Skabeloner. Find her Udbetaling af udlæg til ansatte.

Når du har valgt skabelonen, er du næsten allerede i mål. Det eneste du skal gøre er at vælge datoen for betaling samt beløbet og skrive en lille note. Med skabelonen skal du ikke tænke på, om beløbet skal stå i plus eller minus. Det kan Dinero selv finde ud af.

Tryk på Godkend, og du har nu bogført udbetalingen af dit/medarbejderens udlæg.

Kontoen vil dermed stå til 0, hvis det hele er udbetalt. Du kan se dette hvis du kigger under Balancen som nævnt lidt længere oppe.

Er du ejer af en personligt ejet virksomhed (Enkeltmandsvirksomhed, I/S, etc) og skal udbetale udlæg til dig selv, så skal du i stedet benytte følgende guide.