Når du opretter dine faktura i Dinero, kan du med få klik sende dem til dine kunder som en online faktura, både på et link og i PDF format.
Hvad er en online faktura?
En online faktura er altså en fornyet version af den velkendte fysiske faktura på papir. Online fakturaen bliver sendt til kunder som en PDF-fil via e-mail.
Når du laver en online faktura, er det både lettere og hurtigere for dig. Og selvom du kan lave fakturaen på flere forskellige måder, skal den dog stadig have det samme indhold som den almindelige fysiske faktura.
Hvem kan bruge online fakturaer?
Alle virksomheder kan bruge online fakturaer. Og faktisk er det både en tidsbesparende og enkel måde at sende regninger til dine kunder ud på. Men for mange virksomheder er det et frit valg, om de vælger den fysiske eller online version. Dog besluttede regeringen i 2005, at alle offentlige danske institutioner ikke kan modtage andet end digitale fakturaer. Det betyder derfor, at har du offentlige kunder, som du leverer varer eller ydelser til, har du pligt til at sende dem en online faktura eller elektronisk faktura.
Selvom det for mange stadig er valgfrit, om kunden får en online eller fysisk faktura, bliver det dog mere og mere almindeligt at anvende den lette digitale form. Dog er det også stadig meget almindeligt, at virksomheder både udsender fysiske og online fakturaer.
Forskellen mellem online og elektronisk fakturaer
Men hvad er forskellen mellem en online og elektronisk faktura, og er der overhovedet nogen? Ja, det er der faktisk. Mange kommer til at sætte lighedstegn mellem de to. Og selvom de også ligner hinanden meget, er de dog ikke fuldkommen identiske. Mens en online faktura udelukkende sendes ud i en PDF-fil eksempelvis per e-mail, kan en elektronisk faktura sendes ud i mange forskellige fil-formater og gennem andre elektroniske udsendelsessystemer end e-mail.
Hvordan skal en online faktura laves?
Udformningen af en online faktura ligner meget den gammeldags fysiske variant. Men i stedet for at lave den på papir laver du den altså digitalt i en PDF-fil.
Mange virksomheder anvender en skabelon til fakturaen, hvor kunder og produkter eksempelvis allerede er oprettet. Det gør det lettere og hurtigere at fakturere, fordi forarbejdet allerede er lavet. Og da den online version minder meget om den gammeldags, er det faktisk de samme oplysninger, du skal have med. Det gælder:
- Fakturaens dato (den dato, du sender den)
- Fakturanummer
- Varens eller ydelsens art, antal og pris
- Oplysninger på sælger (navn, adresse og CVR-nummer
- Informationer om køber (navn, adresse. Husk også CVR-nummer, hvis det er en virksomhed)
- Momsbeløbet (det skal fremgå af fakturaen. Ellers har du ikke lov til at fratrække momsen)
For at være sikker på at du har alle fakturaer, er det vigtigt, at du udsteder fakturaerne løbende i en fakturanummerserie. På den måde sikrer du altså, at der ikke pludselig mangler nogle.
Læs om vores fakturaservice.