Sådan håndterer du det kilometergodtgørelse / kørselsgodtgørelse

I det her tilfælde klarer man det typisk over lønsystemet, og beløbet udbetales sammen med lønnen.

Kan det ikke vente, kan beløbet også udbetales med det samme. Vælger man det, skal nedenstående postering i regnskabet laves. Husk også at overføre pengene via netbanken.

Lad os bruge et eksempel, hvor vi i 2022 har kørt 1.000 km i firmaregi (3,70 kr. * 1000 km = 3.700 kr.).

Klik på Bogføring → Skabeloner → Finansbilag og udfyld bilaget som vist på nedenstående billede.

Bonusinfo

Hvis du vælger at udbetale det udenom lønnen, skal du selv manuelt indberette, at du har udbetalt kilometergodtgørelse. Det skal du gøre i eIndkomst. Du kan læse mere i denne guide fra SKAT.

For at få kilometergodtgørelse og skattefradrag for denne, er det meget vigtigt, at du/I fører en kørebog. Der er intet krav til udseende, men der er krav til indholdet. Kravene er følgende:

• Navn, adresse, CPR-nummer eller arbejdsnummer
• Dato for kørsel
• Kørslens formål
• Hvad kilometertælleren viste ved begyndelsen af den daglige kørsel og ved dens afslutning
• Kørslens mål og evt. delmål
• Antal kilometer
• Den anvendte sats
• En beregning.

Der er som sagt ingen krav til udseendet, så du kan holde styr på det på den måde, der fungerer bedst for dig. Vil du gerne have styr på det elektronisk, har vi en integration med Driversnote. Den kan du læse mere om her. 

Kørselsgodtgørelse, også kaldet kilometergodtgørelse, er betalt af arbejdsgiveren og er det, som vi behandler i denne guide. Får du ikke betalt kilometergodtgørelse af arbejdsgiver, kan du få et befordringsfradrag for det.

Kørselsfradrag, også kaldet befordringsfradrag, er i stedet, hvis du har mere end 12 km til dit arbejde. Transportmidlet og udgifterne til selve transporten spiller ingen rolle, men transporten må ikke være betalt af din arbejdsgiver. Det er det, som de fleste ansatte vil få ved almindeligt fast job, og som man indtaster på sin personlige forskudsopgørelse/selvangivelse.

Udgifter til parkering, bro, færge og motorvej er ikke en del af kilometergodtgørelse. Det betyder, at man skattemæssigt må fratrække disse i regnskabet – og samtidig stadig gerne få kilometergodtgørelse for de kørte kilometer. Reglen er gældende for både selvstændige og medarbejdere. Læs meget mere her.

Eksempel med parkeringsudgifter – Sådan bogfører du parkeringsudgifter

Parkeringsudgiften bogfører du som du normalt ville gøre. Klik på Opret → Nyt køb. Du udfylder bilaget som vist nedenfor – det eneste du skal være opmærksom på er feltet “Hvordan har du betalt bilaget?”. Her vælger du følgende:

• Hvis dine medarbejdere (og dig som ejer) har lagt ud for parkeringen med egne private penge, vælger du “Udlæg ansatte og ejer” i selskaber (ApS & A/S),
• Hvis dine medarbejdere har lagt ud for parkeringen med egne private penge, vælger du “Udlæg ansatte” i personligt ejede virksomheder (Enkeltmands og I/S),
• Hvis du som ejer af har lagt ud med egne private penge, vælger du “Mellemregning” i personligt ejede virksomheder (Enkeltmands og I/S),
• Hvis parkeringen er betalt med et af firmaets dankort vælger du blot “Bank”.

Udlægget for parkeringen kan du nu udbetale til dig selv eller dine ansatte. Udbetalingen laver du blot som bankoverførsel eller over lønnen. Udbetaler du ikke udlægget over lønnen, men direkte til medarbejderen kan du her se, hvordan du udbetaler et udlæg til din medarbejder.

Ønsker du at sælge din kørsel videre til din kunde, foregår det faktisk, som var det et helt almindeligt produkt, du solgte. De fleste sælger deres kørsel videre efter statens takster – men du skal være opmærksom på, at der skal tillægges moms.

Det betyder, at hvis du viderefakturerer din kørsel, har det intet med dit kørselsfradrag at gøre, og det skal blot sælges, som var det dine egne timer.

Lad os tage et eksempel. Du har kørt 125 kilometer – dem vil du gerne fakturere videre til din kunde. Du indsætter derfor en varelinje på din faktura indeholdende de kørte kilometer og prisen pr. kilometer.

Husk at indsætte prisen ekskl. moms i varelinjen – så udregner Dinero selv momsen. Det kunne se sådan ud: