Sådan håndterer du en underbetalt faktura

Hvis din kunde har betalt for lidt, og du ikke ønsker at opkræve kunden for restbeløbet, skal du sende en kreditnota til din kunde.

Det gør du ved at finde fakturaen under Salg → Fakturaer. Klik ind på fakturaen og tryk Mere  → Opret kreditnota.

Kreditnotaen skal lyde på det beløb som din kunde IKKE betaler.
Du skal derfor rette i beløbet, og herefter trykker du Godkend.

Eksempel

Du har sendt din kunde en faktura på 1.000 kr., hvor din kunde kun betaler 950 kr.
Kreditnotaen skal derfor lyde på 50 kr.

Hvis der er flere linjer på kreditnotaen, kan du slette dem ved at trykke på krydset ude til højre. Ret beløbet under Enhedspris og tjek at Total DKK stemmer med det beløb, som kunden IKKE har betalt, og herefter tryk på Godkend.

OBS kan du ikke få beløbet til at stemme? Så klik på Indstillinger øverst til venstre og sæt flueben i Indtast beløb inkl. moms, så slipper du for at tænke på om beløbet skal skrives inkl. eller ekskl. moms. Så skal du blot skrive det beløb, som kunden ikke har betalt.

Har din kunde betalt for lidt, og er der tale om et meget lille beløb på få øre, så kan du gøre følgende:

1. Step

Klik ind på fakturaen, som du finder under Salg → Fakturaer. Her trykker du Registrer betaling.

Ret beløbet til det beløb, som du har modtaget i din bank og du vil bemærke at der fremgår et restbeløb, som er det, kunden mangler at betale. Klik på Registrer betaling.

2. Step

Restbeløbet skal registreres i kassekladden. Klik på Bogføring → Kassekladde.

1. Under fanen Bilag vælger du den pågældende faktura, og du vil se at restbeløbet udfyldes automatisk.

2. Vælg modkonto: 1000 salg af varer/ydelser m. moms

3. Tilføj en beskrivelse og ret datoen til samme dato, som du registrerede den faktiske betaling.

4. Tryk på Bogfør kassekladde nederst til højre.

Bemærk at du kun kan bruge denne metode hvis beløbet, som er underbetalt, er ubetydeligt. Beløbet er ubetydeligt, når vi typisk taler om nogle få øre.

Såfremt du har sendt din kunde en rykker, og din kunde kun betaler det oprindelige fakturabeløb og altså ikke rykkergebyret og renterne, så har du nu to muligheder:

Mulighed 1:

Du vil ikke gøre mere for, at opkræve restbeløbet og du sletter derfor rykkergebyret og renterne, som vist i vores guide lige her.

Mulighed 2:

Du starter med at registrere den første betaling du har modtaget. Herefter kan du blive ved med, at rykke for betalingen af dit restbeløb og bede kunden om, at indbetale rykkergebyr + renter. Når/hvis du modtager det, kan du registrere restbeløbet som betalt. Hvis ikke det lykkedes, benyt da mulighed 1.

I dette tilfælde har vi udstedt en faktura på 1.000 DKK og kunden har indbetalt 900 DKK. Vi opkræver herefter de resterende 100 DKK, som kunden indbetaler efterfølgende.

Find den pågældende faktura og tryk Registrér betaling.

Udfyld beløbsfeltet med 900 DKK og tryk Registrér betaling igen.

Nu vil fakturaen stå som underbetalt med 100 DKK.

Vi skal derfor nu trykke Registrér betaling og udfylde beløbesfeltet på de 100 DKK. Dette vil give fakturaen et restbeløb på 0.

Når det er gjort trykkes der Registrér betaling igen og du er i mål!

Hvis din kunde har betalt for lidt og de vælger at betale restbeløbet sammen med en anden faktura, kan du håndtere det som følgende nedenfor.

I vores tilfælde har vi sendt en faktura på 1.000 DKK, men kunden har kun betalt 900 DKK.

Derfor skal vi i første omgang registre betalingen på fakturaen på 900 DKK. Det gøres som følgende:

Vi har senere sendt en ny faktura på 1.500 DKK, hvor kunden har betalt 1.500 plus det restbeløbet på 100 DKK, dvs. 1.600 DKK i alt.

For at bogføre dette, skal vi en tur i kassekladden. Klik på Bogføring → Kassekladde

Der skal oprettes 3 linjer i alt. Dette gøres ved at trykke på de grønne plus ude i højre side.

Første linje: Vælg den underbetalte faktura under Bilag.
Anden linje: Vælg den nye faktura under Bilag.
Tredje linje: Vælg 55000 Kontonr. (eller den konto, hvor pengene er modtaget). Skriv beløbet du har modtaget under Beløb.

Vælg en passende tekst til alle linjer og udfyld datoen, med den dato du har modtaget pengene.

Tryk Bogfør kassekladde og du er i mål!