Automatiske bogføringsregler

Med automatiske bogføringsregler kan du slippe for flere af de manuelle opgaver i dit regnskabsprogram. Du laver regler ud fra bankteksten (i bankens kontoudtog) eller leverandøren, og så klarer Assistenten bogføringen fra dig ud fra de regler fremadrettet.

Lav automatiske bogføringsregler i Dinero

Assistenten bogfører ud fra dine egne opsatte bogføringsregler.

  • Lav unikke bogføringsregler for dit regnskab
  • Assistenten bogfører direkte ud fra dine regler
  • Du sparer hurtigt mange minutter og klik i dagligdagen
Kom i gang med det samme

Spar tid ved at lave automatiske bogføringsregler i dit regnskab

Med automatiske bogføringsregler kan du selv opsætte regler for Assistenten og spare tid, hvis du er Dinero Pro-bruger. Når du laver en regel, gælder den for dit regnskab fremadrettet, så du fremover slipper for alle opgaver, der matcher din regel.

Når du laver en regel i Assistenten, løber den med det samme alle eksisterende bogføringsopgaver igennem og auto-godkender dem, som ligger og venter. Den hjælper dig altså med bogføringen fra første sekund, du har oprettet din regel. 

Du kan blandt andet lave automatiske bogføringsregler for:

  • Udbetalinger af kreditkøb
  • Købsforslag med leverandører
  • Gebyrer
  • Renteindtægter
  • Renteudgifter
  • B-skat
  • Hævet privat
  • Regler i kassekladden kommer snart 

Du kan lave to typer bogføringsregler. De fungerer meget på samme måde, men der er lidt forskel på, hvordan de to regler “aktiveres”, når du har godkendt dem.

Den ene tager udgangspunkt i det, vi kalder bankteksten (det er den tekst, der står i din bank, og som vi også bruger i vores automatiske bankafstemning), mens den anden matcher på en leverandør.

Vi har lavet en lille hjælpetekst i forslaget, der forklarer, hvad der sker, hvis du godkender reglen.

Hvis du laver en regel på baggrund af bankteksten, kigger vi på den specifikke tekst fra banken. Hvis den matcher din regel, sørger Assistenten fremover for, at den bliver bogført automatisk.

Det vil sige, at hvis du eksempelvis laver en regel for “Renter”, vil Assistenten fremover bogføre alt med “Renter”, som du har angivet i reglen. Hvis der fx står “Bankrenter”, gør den intet – men du kan lave en ny regel, som også automatisk bogfører opgaver med denne tekst, hvis du ønsker det.

Du kan også lave regler på købsforslag, hvor vi matcher på leverandøren. Her laver vi en vurdering af, om banktransaktionen matcher en leverandør. Vi bruger også bankteksten til dette, men det er ikke den eneste faktor, der indgår i vores vurdering.

Lad os sige, at du bruger GreenMobility (lejebiler) til at komme rundt til møder – det er leverandøren. Med regler på leverandører kan bankteksten godt være både “GreenMobility” og “Greenmobility januar” , og vi bogfører den, hvis Assistenten vurderer, at det matcher leverandøren.

Sådan opretter du en ny bogføringsregel

Det er nemt at oprette en ny automatisk bogføringsregel. Når Assistenten viser dig bogføringsopgaver, kan du klikke på “Bogfør altid på denne måde fremover”. 

Når du har aktiveret reglen og valgt, hvordan det skal bogføres, gør Assistenten det på samme måde fremover – helt uden du ser det eller skal tage stilling til en opgave.

Hvis du fx har klikket på “Bogfør altid på denne måde fremover” på ovenstående forslag (samt valgt måde for bogføring) og trykker på “Godkend”, vil alle forslag med teksten “Gebyr udb.Visa/Dankort” fremover bogføres, som du lige har bedt Assistenten om.

Hvis der senere kommer et forslag, hvor teksten fx er “Gebyr”, vil Assistenten ikke automatisk bogføre denne, da teksten ikke er identisk med den regel, du har lavet. Men du kan nemt lave en ny regel, så den også bogføres automatisk.

Det er også samme sted, du aktiverer regler for leverandører. Men som vi har skrevet tidligere, er det ikke kun bankteksten, der bruges til vurdere, hvornår Assistenten skal bogføre efter regler for leverandører.

I overblikket kan du slette regler og se bogførte bilag

Det er lige så nemt at slette en regel, som det er at oprette en ny. Vi har samlet alle dine automatiske bogføringsregler i Assistenten i et praktisk overblik, så du hurtigt kan se, hvad du har oprettet regler for.

Hvis du klikker på en regel, kan du se, hvordan Assistenten bogfører de opgaver, der matcher reglen. Her kan du også se, hvem der har oprettet reglen (det vil altid være personen, hvis konto der er logget ind med – fx dig eller din revisor). 

Du kan også aktivere automatiske betalinger af leverandørfakturaer. Det er en lidt mere kompliceret bogføringsregel, så derfor har vi gjort det nemt ved blot at lave en toggle, du aktiverer det med – vi har sørget for det praktiske og tekniske, så det hele bogføres korrekt.

Automatisk bogføring af leverandørfakturaer er først synlig, når du har lavet din første bogføringsregel via et af Assistentens forslag. Når du har gjort det, kan du aktivere reglen ved at klikke på “Aktivér reglen”. Du kan selvfølgelig deaktivere reglen lige så nemt.

Hvis du vil se alle bilag, den enkelte bogføringsregel har bogført automatisk for dig, klikker du blot på “Se bilag”. Så får du vist en liste med alle relevante informationer, og du kan også klikke dig direkte videre til et specifikt bilag.

Du kan også nemt slette den enkelte regel ved at klikke på “Slet”. Når den er slettet, vil Assistenten igen begynde at vise dig de bogføringsopgaver, som den tidligere bogførte automatisk for dig. Under de aktive bogføringsregler kan du se dine “Slettede regler”. 

Eksempler på automatiske bogføringsregler, der sparer dig for tid

Der kommer mange ting gennem banken i de fleste virksomheder. Derfor vil du også hurtigt opdage, at du med blot få bogføringsregler kan spare rigtig meget tid.

Du kan især spare tid ved at lave regler for:

  • Gebyr
  • Renter
  • Gentagende køb

Gebyr og renter skal typisk bogføres på samme måde hver gang. Der kan være forskellige typer, men her kan du med fordel dele dem op med forskellige regler. 

Gentagende køb fra leverandører og tjenester er også en praktisk ting, du kan sætte regler op for, så Assistenten klarer bogføringen helt automatisk. Det kan fx være internet og mobiltelefoni, IT-udstyr samt udgifter til software som ChatGPT og Mailchimp.

Oftest stillede spørgsmål

Automatiske bogføringsregler hjælper dig med at optimere og effektivisere din bogføring. Helt konkret laver du en regel for, hvordan Assistenten skal bogføre noget for dig i fremtiden, så du slipper for en masse manuelt arbejde. 

En automatisk bogføringsregel er baseret på det, vi kalder for “bankteksten”. Det vil sige den tekst, hver enkel postering har af “overskrift” i din bank. Når vi overfører data fra din bank, kigger vi på, om der er noget, der matcher din regel.

Hvis der er et match – fx “Gebyr” – vil Assistenten automatisk bogføre det for dig i stedet for at vise dig et forslag, som du så skal acceptere.

Du laver en regel på en specifik bogføringsopgave fra Assistenten. Når du har klikket på “Bogfør altid på denne måde fremover”, skal du udfylde lidt omkring, hvordan det skal bogføres (blandt andet hvilken konto). 

Når du har udfyldt oplysningerne og godkendt opgaven, klarer Assistenten alle fremtidige opgaver, som passer på reglen (den kigger også dine nuværende bogføringsopgaver igennem og bogfører dem, der matcher med reglen).

Du kan lave bogføringsregler for rigtig mange ting. Nedenfor kan du se eksempler på, hvad du kan lave regler for:

  • Udbetalinger af kreditkøb
  • Gebyrer
  • Renteindtægter
  • Renteudgifter
  • B-skat
  • Hævet privat

Det er også muligt at lave regler på en leverandør. Det er dog lidt teknisk, og derfor har vi gjort det nemt ved blot at lave en knap, du aktiverer det med. Snart bliver det også muligt at lave bogføringsregler direkte i kassekladden.

Ja, du kan se alle dine automatiske bogføringsregler i overblikket under Assistenten i dit regnskab. De er alle samlet i en simpel oversigt, og du kan blive klogere på hver enkel bogføringsregel ved at klikke på den, du gerne vil se mere information omkring.

Ja, du kan nemt slette regler. Det gør du i overblikket, og du kan se alle slettede bogføringsregler nederst i oversigten (under “Slettede regler”) under de aktive bogføringsregler.

Ja, vi viser, hvem der har oprettet de enkelte bogføringsregler. Du finder navnet ved at klikke på reglen i oversigten.

Du skal være opmærksom på, at det er personen, som er logget ind, der kommer til at stå som opretter af reglen. Hvis du deler login-oplysninger med andre, vil det altså være personen, hvis konto I deler, der vil fremgå.

Vi fraråder på det kraftigste, at du deler dine login-oplysninger med andre. Vi anbefaler altid, at du bruger Flerbrugeradgang, hvis I fx er flere i virksomheden, eller giver din revisor adgang med vores Revisoradgang.

Nej, du kan ikke lave én regel, som fx bogfører “Gebyr” og “Gebyrer” på samme måde. Det tager dog få sekunder at lave en regel for hver enkelt, så de begge bogføres automatisk.

Ja, du klikker blot på den enkelte bogføringsregel i overblikket for at se alle bilag, Assistenten har bogført på baggrund af reglen.