Hvad er et bilag?
Hvis du køber eller sælger en vare, fungerer et bilag som dokumentation på handlen. For hver bogføring i en virksomhed skal der tilknyttes bilaget. Både når det kommer til udgifter, indtægter og andet. Eksempelvis fakturaer, kvitteringer, kontrakter, tilbud og ordrer. Alle transaktioner skal bogføres og dermed have sit eget bilag.
Bilag kan være forskellige typer:
- Kreditorfaktura. Er bilaget, der er tilknyttet en indkøbsordre
- Debitorfaktura. Bilaget udarbejdes fra sælger til køber
- Momsopgørelse. På bilaget står en opgørelse over den moms, som SKAT opkræver
- Kreditnota. Annulleres en handel, sender sælger bilaget til køber
- Primo saldo. Bilaget med posteringer fra det afsluttede regnskabsår
Bilagene kan se ud på forskellige måder og kan både være hjemmelavede og standardiserede. Men selvom de kan se helt forskellige ud, og indholdet af oplysninger kan variere, er der alligevel nogle gængse krav til minimum-indhold.
Det skal der være i bilaget
På trods af at du har forholdsvis frie hænder til at udarbejde bilagene, skal du efterleve et helt specifikt indhold. Der er altså regler for, hvad dit bilag SKAL oplyse om.
Det gælder:
- Fakturanummer
- Fakturadato
- Sælgers oplysninger og CVR-nummer
- Kundens navn og adresse
- Gældende momssats
- Momsbeløbet
Har du disse oplysninger på bilagene, er dokumentet fyldestgørende, og så kan du bruge det i din virksomheds regnskab.
Derudover skal du nummerere bilagene. Det er god praksis at bogføre dem i rækkefølge, alt efter hvornår de er betalt. Dog er det allervigtigste, at nummereringssystemet følger samme principper hele vejen igennem, så det er let tilgængeligt i et regnskab. Det nytter ikke noget at bruge masser af tid på at lede efter bilagene, for så bliver det en uoverskuelig opgave.
Regler for bilag
Der er få krav til indholdet, men faktisk er der også andre regler for bilag. Bilag skal leve op til bogføringsloven, som alle danske virksomheder er underlagt. Det vil sige, at bogføring og bilagene skal stemme overens med hinanden.
Både SKAT og myndigheder kan kræve adgang til de skriftlige dokumenter, og derfor skal du altid sikre dig, at du kan fremvise, at bilag og bogføring er anført korrekt. Desuden skal dine dokumenter være udarbejdet på dansk og angivet i danske kroner.
Gem bilagene
Du skal gemme dine bilag godt. For du skal til enhver tid kunne dokumentere over for myndighederne. Faktisk skal du gemme bilagene i fem år. Du har ansvaret for bilagene, hvad enten du opbevarer dem fysisk eller digitalt. Husk derfor altid at have en backup, da der ingen undskyldning er for mistede bilag. Det er en god idé at anvende et regnskabsprogram, som sørger for at opbevare alle bilagene sikkert.
Se her hvor nemt det er at oprette og bogføre bilagene i Dinero