Sådan bogføres forudbetaling til leverandør

For at kunne bogføre den forudbetaling, som du har lavet til din leverandør, skal vi første gang oprette en ny beholdning til det. Det gør vi, for at holde styr på, hvor meget vi har “ude at hænge”. Ligeledes gør vi det, fordi vi senere nemt og enkelt kan registrere betaling med denne beholdning på vores bilag.

Beholdningen oprettes under mappen Regnskab → Kontoplan → Opret ny→ Beholdning.

Det er vigtigt, at du vælger Beholdning for at det kommer til at fungere i de næste steps.

Kontonummeret kan du give 54100, og kontonavn udfyldes fx med ‘Forudbetalinger til leverandører’. Alle bankoplysninger kan du efterlade tomme.

Tip! Har du en fast leverandør du ofte laver forudbetalinger til eller betaler du et beløb baseret på et månedligt kontoudtog? Så kan du læse meget mere i denne guide.

Forudbetalingen til leverandøren laver vi i et finansbilag, som du finder under Bogføring → Skabeloner → Finansbilag.

Bilaget her er et eksempel på en forudbetaling på 5.000 kr.

I bogføringen bruges den konto, som vi oprettede i første del. Udfyld bilaget således:

Dato: Den dag du overfører pengene
Tekst: Forudbetaling til leverandør “X”
Konto: 55000 Bank
Beløb: Beløbet du har betalt – Husk minus foran.
Modkonto: 54100 Forudbetalinger til leverandører

Tip! Du kan med fordel bruge navnet på den konkrete leverandør i tekstbeskrivelsen. Det gør det lettere senere at finde ud af det hele.

Når du modtager din faktura, skal du bogføre det beløb, der er angivet på fakturaen. I vores tilfælde har vi fået en faktura på de samlede 5.000 kroner.

Vi laver det som et helt almindeligt køb. Tryk på Opret oppe til højre og vælg Nyt køb.

Udfyld det som du normalt ville med en udgift, men brug beholdningen Forudbetalinger til leverandører når du registrerer hvordan det er betalt. Så bliver det modregnet din forudbetaling, som du bogførte i del 2.

Hvis du gerne vil tjekke op på, om det stemmer, kan du tjekke dine forudbetalinger til dine leverandører under Regnskab → Rapporter → Balance.

Specifikt skal du tjekke saldoen på din beholdning, du oprettede i del 1. Her kan du se om din forudbetaling til leverandør konto går i 0. (Eller den saldo du forventer). Plus betyder at du har penge til gode. Det vil du typisk, når det drejer sig om en forudbetaling, men den kan også gå i minus, hvilket betyder at du skylder penge til leverandøren.

Bonus hvis du er i tvivl om, hvad du har bogført på beholdningen, kan du klikke på de fire vandrette streger ud for beløbet – her kan du se et fuldt kontoudtog for alt der er bogført herpå, samt saldoen på beholdningen løbende. 🙌🏼