Guiden er til dig, der har været på forretningsrejse i et EU-land eller i et land udenfor EU. Der er nogle helt særlige forretningsrejse-regler, når du er på rejse i udlandet.
Vi starter med en indrømmelse. Denne guide er virkelig regnskabsteknisk så følg grundigt med!
Hvad er en forretningsrejse?
Det kan siges helt kort: En forretningsrejse er en rejse af mindst 24 timers varighed. Den er så langt væk hjemmefra, at der ikke kan overnattes hjemme.
Bemærk
Har du haft udgifter til mad og hotel, kan du bogføre dine udgifter til mad og logi som private omkostninger og få diæter som fradrag i stedet. Det vil i mange tilfælde kun kunne betale sig.
Du finder guiden til diæter for personligt ejede virksomheder her og for selskaber her
Derudover kan du beregne dine diæter her
Ønsker du ikke at tage diæter, så se med i guiden nedenunder, hvor vi gennemgår, hvad du så skal gøre.
Moms-reglerne
Som nævnt er der en række særlige regler, når du har været på forretningsrejse i udlandet. De typiske scenarier er restaurantbesøg, hotelovernatninger eller taxakørsel – dog findes der også en del andre.
Når du har spist på restaurant eller kørt taxa i det pågældende land, skal du betale den momssats, der er gældende i det pågældende land. Den moms har du ikke fradrag for (heller ikke skattefradrag), og skal derfor IKKE indberettes på din danske momsangivelse, som du normalt gør ved et køb fra udlandet jf. denne guide
Det, der dog er det helt særlige her er, at du kan søge det, der svarer til momsen på dine kvitteringer retur i Danmark. Her er der dog en række kriterier, der skal være opfyldt, som du kan læse mere om nedenfor.
Sådan bogføres en forretningsrejse til udlandet
Vi tager udgangspunkt i, at du har været ude og spise på restaurant.
Du har på din bankkonto fået trukket 500 DKK for dit måltid. På din regning fremgår 10% moms som er den udenlandske momssats i det land du har besøgt.
Det vil sige 45,46 DKK af de 500 DKK er lokal moms, som du ikke må få fradrag for.
Sådan gør du
Klik på +Opret → Nyt køb.
Her skal du udfylde købsbilaget med bilagsdato, beholdningen det er betalt fra samt hvorvidt det er købt fra EU eller Verden.
På den første linje vælger du kontonr: 4220 Repræsentation, diverse (beløbet uden moms), hvorfor det altså er de 454,54 kr.
Så klikker du på Opret ny linje+
På den anden linje vælger du kontonr: 60140 Hævet kontant i virksomheden (momsen).
Og så er du i mål!
Vi tager udgangspunkt i, at du har været ude og spise på restaurant.
Du har på din bankkonto fået trukket 500 DKK for dit måltid. På din regning fremgår 10% moms som er den udenlandske momssats i det land du har besøgt.
Det vil sige 45,46 DKK af de 500 DKK er lokal moms, som du ikke må få fradrag for.
Sådan gør du
Klik på +Opret → Nyt køb.
Her skal du udfylde købsbilaget med bilagsdato, beholdningen det er betalt fra samt hvorvidt det er købt fra EU eller Verden.
På den første linje vælger du kontonr: 4220 Repræsentation, diverse (beløbet uden moms), hvorfor det altså er de 454,54 kr.
Så klikker du på Opret ny linje+
På den anden linje vælger du kontonr: 4260 Ej fradragsberettiget andel (momsen).
Og så er du i mål!
Du kan vælge at søge den betalte moms retur på bagkant af din forretningsrejse, dog er der en række kriterier, der skal være opfyldt for, at dette er muligt:
Du søger din moms retur for en “periode”. Kriterierne er følgende:
- Perioden du søger momsen retur for, skal være på mindst 3 måneder og højst ét kalenderår – det kan dog være kortere end 3 måneder, hvis der fx kun er to måneder tilbage af et kalenderår.
- Perioden skal altid ligge indenfor et kalenderår.
- Hvis du søger momsen retur for en periode på mindre end ét kalenderår, men mindst 3 måneder, skal momsen du søger retur, udgøre mindst 3.000 kr.
- Hvis du søger momsen retur for et kalenderår eller resten af et kalenderår, skal momsen du søger retur udgøre mindst 400 kr.
- Der er ansøgningsfrist senest 30/9 i året efter, du har købt ydelsen i udlandet.
- Din virksomhed må ikke være momsregistreret i det EU-land, hvor du har købt ydelsen.
- Den moms, du søger retur, skal være indenfor de ovenstående særlige regler. Dvs. de skal være købt på din rejse, hvor der ikke har været mulighed for at få en regning uden moms. Normalt er BtB køb og salg mellem virksomheder udenfor DK nemlig uden moms. Har du ikke været på rejse, men bare fået en regning fra din leverandør med moms, skal du i stedet bede din leverandør om at lave en regning/faktura uden moms til dig.
Bemærk – ovenstående er gældende, når du søger moms retur fra et EU-land. Søger du den retur fra et ikke EU-land skal den søges retur efter det pågældende lands regler. Her laves en konkret vurdering af momsen. Er du i tvivl, skal du kontakte SKAT for mere information herom.
Du kan læse yderligere om alle reglerne på området hos Skattestyrelsen ved at klikke her.
Vi bruger ovenstående eksempel, hvor vi har en regning 500 DKK med 45,46 DKK i lokal moms, som vi har søgt retur, og derfor skal vi bogføre købet på følgende vis:
Bogføring af køb, når momsen søges retur
Klik på Bogføring → Kassekladde.
Du skal i kassekladden oprette 3 linjer på det grønne kryds yderst til at starte med.
Udfyld kassekladden som følger:
- Første linje vælger du kontonr: 4220 Repræsentation, diverse (beløbet uden moms)
- Anden linje vælger du kontonr: 54040 Øvrige tilgodehavender (momsen)
- Tredje linje vælger du kontonr: 55000 Bank (det totale beløb trukket i minus)
Og så er du i mål med bogføringen af købet!
Bogføring af momsen, der er kommet retur
Når du får den moms, som du har søgt retur, skal du selvfølgelig også bogføre, at pengene er gået ind på din bankkonto.
Det gør du ved at klikke Bogføring → Skabeloner → Finansbilag og udfylde det således:
Husk her at sætte datoen som den dag, hvor momsen er gået ind på banken.
Når dette er gjort, vil du være helt i mål!
Tips & bonusinfo
- Er din forretningsrejse foregået i Danmark? Se i stedet denne guide.
- I kassekladden kan du kun bogføre i DKK, så hvis du har betalt i en anden valuta skal du omregne til DKK – du kan også se hvilket beløb der er blevet trukket på din bankkonto.
Var denne artikel nyttig?