Sådan uploader du bilag til bilagsarkivet

Du kan uploade dine kvitteringer via vores app til iPhone og Android. Det giver dig mulighed for at tage billederne, mens du er på farten – så er du også sikker på, at de ikke bliver væk fra dig. Inde i appen trykker du på plusset nederst og klik på Scan bilag. Tag et billede af din kvittering og tryk på Upload. Så snart du har trykket på Upload til Dinero kan kvitteringen findes i Dinero inde i Bilagsarkivet (som du finder oppe i højre hjørne, når du er logget ind fra computeren). Du kan læse mere her, om hvordan du uploader og bogfører direkte via vores app.

Fylder din kvittering flere sider?

Det er blevet muligt at scanne flere sider ind og uploade som en samlet fil – det kan man f.eks. have brug for, hvis man har en faktura der fylder flere sider. Klik på det blå plus og tryk herefter på Scan bilag. Når du har scannet den første side, vil der nederst i højre hjørne af det scannede bilag figurere en blå knap, som viser to sider og et lille plus. Klik på den lille blå knap for at scanne flere sider. Når du har scannet alle siderne klikkes på Afslut og herefter på Upload til Dinero.

Er du i tvivl om, hvordan man deler en fil, så se her 

Bonus – Du kan via appen uploade PDF’er, som du har modtaget på mail til Dinero. Se her, hvordan du gør.

Du kan uploade dine bilag ved hjælp af en “træk og slip”-funktion.

Har du et billede eller en mappe liggende på dit skrivebord, kan du trække den ind i Dinero, hvorefter den starter upload til bilagsarkivet.

Når bilaget er trukket ind i Dinero, kan du finde en oversigt over dine bilag i bilagsarkivet, som du kan tilgå oppe i højre hjørne.

I nedenstående videoeksempel trækker vi en kvittering ind på bilaget. Denne funktion er særlig relevant, hvis du har din kvittering liggende på din computer. Funktionen kan du bruge på både nye og allerede bogførte bilag. I nedenstående video laver vi det på et nyt bilag – så kan vi nemlig bogføre ud fra det, der står på den uploadede kvittering.

For at vedhæfte en kvittering til din bogføring skal du gå til fanen Bogføring → Bilagsoversigt. Tryk ind på bilaget og klik på Upload fil.

Det er muligt at vedhæfte en kvittering på alle typer bilag, der er oprettet i Dinero, og som kan findes i Bilagsoversigten. Det har derfor ingen betydning, om det er et: Køb, Finansbilag eller en skabelon som f.eks. Flytning af penge mellem beholdninger.

Når kvitteringen er vedhæftet vil dette fremgå som vist på nedenstående billede. I dette eksempel er kvitteringen vedhæftet et købsbilag.

Dinero scanner selv de fleste oplysninger, fx beløb og dato. Udfyld resten og tryk Godkend og dit køb er nu bogført 🙌

Når du har uploadet dine billeder til bilagsarkivet har du mulighed for at vælge dem når du opretter et bilag. Det vil sige lige meget om du opretter et køb eller anvender en af vores skabeloner kan du vælge den.

P.S. Dette kan også gøres, på allerede bogført bilag, med samme metode. Du skal først finde bilaget, fra Bogføring → Bilagsoversigt. Klikke ind på det, og her tilkoble bilaget, ligesom vist nedenfor.

Bogføring af bilaget

Tryk på fanen Bogføring → Opret køb → Vælg fra bilagsarkiv.

Du får nu en oversigt over alle uploadede filer og kan vælge et fra listen.

Når bilaget er valgt, er du klar til at udfylde dit købsbilag.
I dette tilfælde har bilagsscanneren selv udfyldt beløb samt dato.

Når det resterende af bilaget er udfyldt og godkendt, er du færdig!

Modtager du ofte fakturaer på din mail, har vi gjort det muligt for dig at videresende regningerne direkte ind i dit bilagsarkiv. Det er smart 🙂

1. Opsætning 

Det er nemt. Vi har faktisk allerede oprettet en mail til dig. Du finder den i dit bilagsarkiv.

2. Videresend din e-mail

I vores tilfælde har vi modtaget en kvittering fra Kvickly på mail. Denne kvittering trykker vi nu videresend til. Bagefter vælger vi vores nye e-mail.

Hos de fleste e-mail-udbydere har du mulighed for at gemme din unikke e-mailadresse som en fast kontakt. På den måde behøver du ikke at huske den fremover 🙌🏼

3. Viderestil automatisk din e-mail

Får du altid faktura fra samme leverandør, som skal ind i regnskabet, eller har/vil du have en mail, hvor faktura kan sendes til, som er noget mere spiselig end din Dinero-bilagsmail? Så kig med i vores opsætningsvejledning til automatisk viderestilling af dine bilag her. Det er ikke særligt svært og kan spare meget tid!

Er du professionel regnskabsbruger og anvender kassekladden, har du også mulighed for at vælge de uploadede bilag fra bilagsarkivet.

Tryk yderst på linjen i kassekladden under Fil → Vælg fil fra bilagsarkiv

Du har nu mulighed for at vælge mellem de uploadede filer.

Når du har valgt dit bilag, vil du kunne se det vedhæftede bilag i kassekladden ved, at holde musen hen over filen som vist her 😊

Du kan uploade en fil ved at trykke yderst på linjen i kassekladden under Fil → Vedhæft fil

Bonus: Du kan også uploade en fil ved at trække en kvittering ind på linjen i kassekladden. Denne funktion er særlig relevant, hvis du har din kvittering liggende på din computer.

Når du har uploadet dine billeder til bilagsarkivet, har du mulighed for at oprette et købsbilag inde i bilagsarkivet.

I Bilagsarkivet har du en oversigt over alle oprettede bilag, som endnu ikke er bogført. Her kan man klikke på det pågældende bilag, som du ønsker at bogføre.

Når det pågældende bilag er valgt, trykker du Opret købsbilag

På denne måde oprettes der et købsbilag, som blot skal udfyldes og godkendes.

Dinero forsøger at autoudfylde købsbilaget, med de informationer der fremgår på bilaget til venstre. Herefter skal man være opmærksom på at udfylde de resterende felter i købsbilaget.

Klik herefter Godkend. Du har nu bogført dit bilag.

Ønsker du at slette en uploadet kvittering eller faktura skal du ind i Bilagsarkivet oppe i højre hjørne.

Her kan du holde musen over dit uploadede bilag og klikke på den røde skraldespand.

Du kan også klikke ind på det specifikke bilag, der skal slettes og vælge Mere → Slet fil

OBS! Det slettede bilag kan IKKE gendannes.

Man kan få brug for at slette et bilag hvis man er kommet til at uploade det to gange.

Når man opretter et købsbilag, kan man uploade bilag ved at trykke Vedhæft fil  eller Vælg fil fra bilagsarkivet.

Vedhæft fil → her vælges en fil direkte fra din computer eller enhed.
Vælg fil fra bilagsarkivet → her vælges en fil, der allerede er uploadet til bilagsarkivet

Hvis man derfor vælger Vedhæft fil på ny, når selv samme bilag allerede har været uploadet i Bilagsarkivet, kommer bilaget altså til at fremgå i bilagsarkivet to gange. Her skal man altså sørge for at slette det, så man ikke får bogført det to gange ved en fejl.

Vær opmærksom på at de slettede bilag IKKE kan gendannes.

Skulle det ske, at du ved en fejl uploader det samme bilag to gange, vil du i Dinero se en advarselstrekant med teksten “mulig dublet”. Denne besked betyder, at systemet har registreret, at bilaget tilsyneladende allerede er blevet uploadet tidligere. Det er derfor en god idé at stoppe op og undersøge, om der reelt er tale om en dublet.

Hvis det viser sig, at bilaget er identisk med et andet, der allerede er tilføjet, anbefaler vi, at du sletter den overflødige version. På den måde undgår du forvirring eller dobbeltregistrering i dit regnskab.

Er du i tvivl om, hvordan du sletter et bilag, kan du finde vejledning i step 9 ovenfor.

Bilagene bliver gemt i skyen, som er det moderne ord for en server. Serveren er en smart og sikker løsning, som du kan tilgå overalt i verden. Endnu smartere er det, at du på trods af servernedbrud altid vil have adgang til dine filer. Læs mere om sikkerheden her.

Hvis du vil læse mere omkring, om du kan downloade bilag fra skyen, så læs med her.

Bilag i skyen bryder med traditionelt bilag på papir, som man fx opbevarede i en mappe i fem år, så Skattestyrelsen til enhver tid kunne tage et kig på dem.

I dag er reglerne ændret, og det betyder, at man ikke længere behøver at have original bilagene liggende. Man skal bare til enhver tid kunne vise Skattestyrelsen, at man har kopier af dem liggende et sikkert sted.

Det er lige nøjagtig det, som Dinero gør – så ja, Skattestyrelsen godkender løsningen 💪🏼

Du må gerne smide dine kvitteringer ud!

Bogføringsloven som vi altid skal rette os efter siger, at så længe dine bilag findes i klarskrift, så er det tilstrækkeligt. Det eneste du skal sørge for, er derfor at dine billeder er skarpe nok til at de kan læses. Herefter kan originalen sagtens smides ud og er ikke nødvendig i en digital verden.

Hvis du ønsker at downloade dine uploadede bilag ned, kan det gøres med et klik fra bilagsoversigten:

Så slipper du for at skulle gemme gamle kvitteringer.