Nem og praktisk EAN-fakturering

Regningen sendes direkte fra Dinero til kundens IT-system, så den aldrig forsvinder i en papirbunke eller fyldt indboks. Den er lige så nem at oprette som en almindelig faktura med den integrerede funktion.

EAN-fakturering i Dinero

En EAN-faktura er nem at oprette og kan også sendes til udlandet.

  • Lige så nemt som en almindelig faktura
  • Sendes direkte til kundens IT-system
  • Et krav fra det offentlige

Integreret funktion til fakturering med EAN-nummer

Vi har gjort EAN-fakturering til en integreret funktion i Dinero. Det betyder, at du nemt kan sende den særlige faktura, hvis du har behov for det. Som Dinero Pro-bruger kan du sende alle de EAN-fakturaer, du har brug for – Starter-brugere kan sende fem gratis i alt. Sådan laver du en EAN-faktura i Dinero.

Der er særligt én ting, som adskiller EAN-fakturaer fra normal og online fakturering – de sendes hverken via post eller e-mail. De bliver i stedet sendt direkte til kundens IT-system i OIOUBL-formatet.

Det er ret teknisk, men vi klarer det hele bag kulissen, så det er lige så nemt som at sende en almindelig faktura. Du skal blot bruge modtagerens EAN-nummer – så klarer vi resten, når du trykker send. 

Når du skal sende fakturaer til det offentlige – og mange private firmaer

Når du sender en regning til det offentlige – og mange private virksomheder – skal du gøre det med en EAN-faktura. Det betyder med andre ord, at hvis du skal sende en regning til en kommune, børnehave eller en anden offentlig virksomhed eller instans, skal du bruge denne slags faktura.

Formatet sørger for, at systemerne snakker sammen. Du risikerer dermed ikke, at regningen går tabt i en papirbunke eller en mailboks. EAN-fakturaer sendes direkte til systemet, og hvis du ikke får dine penge, kan du sende en e-rykker via rykker-modulet.  

Lige så nem at oprette som en almindelig faktura

Med vores ubegrænsede fakturaer kan du nemt sende alle de fakturaer, du har brug for. Der er stort set ingen forskel på at oprette en almindelig faktura og en EAN-faktura i Dinero. Det kræver bare få klik.  

Når du laver en EAN-faktura i systemet, gør du det på præcis samme måde, som når du laver en almindelig faktura. Kundens EAN-nummer og dine kontaktoplysninger hentes automatisk fra dine firmaoplysninger. Så er der ikke andet at gøre end at vente på betalingen.

Dinero kan også sende EAN-fakturaer til udlandet, hvis modtageren er registreret i de korrekte virksomheder, så Sproom (vores udbyder af funktionen) kan sende den afsted. Du kan også vedhæfte filer til dine fakturaer.

Du kan selvfølgelig også lave en kreditnota, hvis du har sendt en EAN-faktura.

Sådan laver du en EAN-faktura i Dinero

  1. Du tilføjer EAN-nummeret til kontakten under:

    Kontakter –> Find kontakten –> Indtast det 13-cifrede EAN-nummer –> Gem kontakt.

    EAN

    Tip:
    Kan du ikke finde “EAN-nr”? Så er det højst sandsynligt, fordi du har oprettet kontakten som “privatperson” og ikke som “firma”. Løsningen – opret et nyt firma ved at gå til Kontakter –> Opret firma.

  2. EAN-fakturaen oprettes på samme måde, som du opretter en normal faktura. Klik på Salg –> Opret faktura. Er du i tvivl kan du se her, hvordan du opretter en faktura.

    Eneste forskel fra en normal faktura er, når du skal udsende den. Her skal du gøre følgende:

    Send som –> E-faktura (EAN) –> Herefter bliver du mødt af følgende billede:

    Send EAN

    I ovenstående har du mulighed for at indsætte Kundereference (din kontakterperson/att. person ved firmaet, du skal sende fakturaen til – denne skal udfyldes) og Ordreference, hvis du har behov for det. Kundes EAN-nr. og Dine egne oplysninger er automatisk hentet fra din firmaoplysninger.

    Udsendelsen klarer vi for dig. Så snart du har sendt den, skal du ikke gøre andet end at vente på indbetalingen 🙂

  3. Der kan være flere ting, der har indflydelse på, om din EAN-faktura når frem. Nedenfor gennemgår vi de typiske fejl.

    • Du skal have tilføjet dit CVR-nummer under dine firmaoplysninger. Tjek derfor under Indstillinger (tandhjulet i højre hjørne) -> Firmaoplysninger, at du har tilføjet det korrekte CVR-nummer. Du kan ikke udsende EAN-faktura fra Dinero med et CPR-nummer.
    • Der må ikke være linjer på din faktura, der har en værdi på 0. Har du det, skal du lave en ny faktura. Se her, hvordan du gør.
    • Sørg for, at modtagers CVR-nummer er tilføjet korrekt. Det finder du under Kontakter -> Klik ind på kontakten -> Se feltet “CVR-nummer”. Kontakten skal have et CVR-nummer, ellers fungerer det ikke.
    • Sørg for, at modtagers EAN-faktura er tilføjet korrekt. Det finder du under Kontakter -> Klik ind på kontakten -> Se feltet “EAN-nummer”. Her skal være tilføjet et gyldigt 13-cifret EAN-nummer.
    • Var ingen af ovenstående løsningen? Tag fat i vores support, så kigger vi på det 🙂

  4. Hvis du kommer i den uheldige situation, at du skal sende en rykker til din kunde, kan dette også gøres som e-rykker.

    Du opretter rykkeren helt normalt, og når denne skal sendes klikker du på Send som -> E-rykker.

    For at sende en e-rykker, kræver det at virksomheden er registreret i NemHandelRegistret. Dinero klarer automatisk denne registrering første gang du sender en e-rykker.

    Du kan til enhver tid se din registrering på dette link.

    Hvis du ønsker at få slettet din registrering skal du skrive til support@dinero.dk, hvor du oplyser dit FirmaID og CVR-nummer.

  5. Som gratis bruger har du 5 gratis EAN udsendelser i Dinero. Når du ikke har flere gratis udsendelser skal du købe Dinero Pro for at udsende EAN direkte fra Dinero – alternativt kan du afsende dem gennem gratis igennem Sproom. Det gør du sådan her:

    1. Download din EAN faktura eller rykker som fil i Dinero.

    Det gør du ved at klikke Flere handlinger –> Download E-faktura / Download E-rykker

    Download e-faktura

    2. Hvis du ikke allerede er oprettet skal du nu oprette en bruger hos Sproom.

    3. Når du er logget ind på Sproom skal du klikke på “Send Faktura”

    Send faktura med Sproom

    4. Klik på Upload –> Choose File –> Vælg den fil du netop har downloadet fra Dinero –> Upload

    Upload - Choose file - Upload

  6. Alle offentlige institutioner og mange private virksomheder har et EAN-nummer. Det er 13-cifret og unikt på verdensplan. I Dinero understøtter vi alle EAN-numre, som er registreret i NemHandelsregisteret. Det er det største register for elektronisk fakturering, hvor alle offentlige institutioner er at finde.

    Du kan altid tjekke, om din kunde er tilmeldt dette register via dette link: https://registration.nemhandel.dk/NemHandelRegisterWeb/public/participant/info

    Når vi i Dinero udsender en EAN-faktura, sendes den i formatet OIOUBL.

Tips og bonusinfo:

  • EAN-systemet er indrettet således, at det accepterer op til 40 tegn (inkl. mellemrum) på en fakturalinje.
    Derfor bliver din beskrivelse klippet ved netop 40 tegn uanset hvad.
  • Samtidig understøtter systemet ikke overskrifter på fakturaen. Sørg derfor for at have alt data i fakturalinjen samt kommentaren
  • Du har mulighed for at vedhæfte filer til dine e-fakturaer – se hvordan her. Du kan ikke sende vedhæftede filer på EAN-rykkere.
  • I denne guide kan du se, hvilke EAN-formater vi understøtter i Dinero.
  • Kan man sende e-fakturaer til udlandet via Dinero? Som udgangspunkt er svaret ja. Men der et par ting, der skal være på plads først.
    1. Virksomheden, du sender til, skal være registreret i de rigtige registre, så Sproom (vores e-faktura-udbyder) kan sende din e-faktura afsted. Er din modtager ikke registreret korrekt, vil din udsendelse fejle.
    2. Du kan i Dinero ikke sende e-faktura mod et org.nr. som de har i f.eks. Sverige og Norge, så her skal du sende din e-faktura til deres EAN-/GLN-nummer, men nogle vil nok kræve det sendes til deres org.nr. F.eks. de svenske myndigheder, vil kræve, at man sender det til deres org.nr., det er ikke muligt i Dinero. Her anbefaler vi, at du sender det via f.eks. sproom.net eller Erhvervsstyrelsen (virk.dk).
    3. Du kan ikke medsende IBAN og Swift i vores EAN-udsendelse. Derfor skal din modtager have mulighed for at betale uden disse oplysninger. Alternativt skal de sendes særskilt, fx i et dokument, du vedhæfter eller i kommentarfeltet på fakturaen.

Hvad siger vores brugere?

Se alle brugerudtalelserne her

Gør som 0 virksomheder

Brug Danmarks mest anbefalede regnskabsprogram