Sådan håndterer du en overbetalt faktura

Du finder differencen (det overbetalte beløb) under Salg → Klik ind på fakturaen → Under Betalinger – Restbeløb kan du se det beløb, som kunden har betalt for meget. I vores tilfælde er det 20 DKK.

Faktisk så er det her ret simpelt. Det eneste, du her skal gøre, er at trykke på Registrer betaling og så selvfølgelig tilbageføre de 20 kr. via en bankoverførsel. Sådan går det hele nemlig op. 😊

Husk selvfølgelig at registrere betalingen på den dag, hvor du tilbagebetaler pengene.

Det her er også et scenarie vi ser indimellem. Typisk sker det ikke på samme dato.

Lad os tage eksempel.

Du har sendt en faktura på 12.500 DKK inkl. moms. Den får du betaling for den d. 5/10/2023, men kunden indbetaler også beløbet d. 6/10/2023. Din kunde betaler altså fakturaen 2 gange.

Registrer den første indbetaling på fakturaen 

Registrer den første (og rigtige) indbetaling ved at finde den pågældende faktura. Klik på Salg → Klik ind på fakturaen → Klik Registrer betaling. Udfyldes med vores eksempel som vist nedenfor – og afslut med at trykke på Registrer betaling.

Så er den første indbetaling registreret 💪🏼

Sådan bogfører du den anden (forkerte) indbetaling

Når du står inde på fakturaen kan du se den første registrering af betaling, som vi lavede til at starte med.
Klik nu på Registrer ekstra betaling og registrer beløbet, som er modtaget dobbelt på banken med den korrekte dato (6/10/2023).

Du har mulighed for at indtaste en beskrivelse. I dette tilfælde har vi skrevet “Dobbelt betaling af Faktura 16”.

Klik på Registrer betaling for at bogføre den dobbelte indbetaling.

Øverst i det grå felt vil de to registreret indbetalinger nu fremgå, samt det beløb, som fakturaen er overbetalt med.

Sådan bogfører du tilbagebetalingen

Nu skal vi bogføre at de 12.500 DKK er tilbagebetalt til kunden.
Her klikker du på Registrer betaling på den blå boks og vælger den dato, hvor pengene er udbetalt fra banken til kunden.
I dette tilfælde har vi tilbagebetalt pengene d. 8/10-2023.

Dinero tager automatisk højde for at beløbet står med korrekt fortegn, så her skal du ikke gøre noget. Du skal blot vælge den korrekte dato og beholdning.

Når du har registreret tilbagebetalingen vil der stå 0 DKK i restbeløb og fakturaen står nu som betalt og du kan afstemme alle betalinger i banken.

Hvis du selv har overbetalt en faktura, skal du lave et kreditkøb i Dinero. Her skal du bogføre købet med det beløb, der står på fakturaen. Dernæst skal du registrere betalingen med det beløb, som du har overført. Så vil købet stå som overbetalt, indtil du får pengene retur. Når pengene er kommet retur, registrerer du en negativ betaling af købet og bogfører, at pengene er kommet tilbage. Så går købet i nul.

OBS Hvis ikke du får det overbetalte beløb tilbage, og det i stedet bliver modregnet et salg, som du laver til samme kunde, kan du se, hvordan du udligner et køb med et salg her.

Bogføringen

Først og fremmest skal dit køb være oprettet som et, der betales senere (kreditkøb). Købets beløb er oprindeligt på 1000 kr., men du er kommet til at betale 1200 kr.

Igen er det vigtigt at bogføre købet med det beløb, der fremgår på fakturaen, altså de 1000 kr.

Herefter registreres din for høje betaling (dvs. du skal manuelt rette beløbet til 1200 DKK, når du registrerer betalingen).

Når fakturaen er overbetalt i Dinero, som her, med et restbeløb på “-200,00 DKK” så vil købet forblive åbent.

Herefter kan der igen trykkes registrer betaling, når pengene betales tilbage til dig. Her skal beløbet stå i minus, således at købet lukkes.

Er du kommet til at betale et køb to gange? Frygt ej, vi hjælper dig med bogføringen lige her!

Lad os tage eksempel.

Du har betalt for en konsulentydelse på 1.000 DKK inkl. moms og er kommet til at overføre beløbet to gange. Beløbet er altså både trukket d. 10/12-2023 og d. 12/12-2023.

Selve købet skal bogføres laves som et kreditkøb i Dinero. Her skal du bogføre købet med det beløb, der står på fakturaen.

Registrer den første betaling af dit køb 

Registrer den første (og rigtige) betaling af dit køb.

Klik på Bogføring → Bilagsoversigt → Klik ind på købet → Klik Registrer betaling og udfyld dato for den første betaling af købet og den korrekte beholdning, hvor pengene er trukket. Klik på Registrer betaling for at bogføre den første betaling.

Sådan bogfører du den anden betaling af købet (forkerte)

Når du står inde på købet kan du se den første registrering af betaling, som vi lavede til at starte med.
Klik nu på Registrer ekstra betaling og registrer beløbet, som er trukket dobbelt på banken med den korrekte dato (12/12-2023).

Indtast her de 1.000 DKK som er betalt anden gang og vælg datoen på banken, hvor pengene er trukket.

Du har mulighed for at indtaste en beskrivelse. I dette tilfælde har vi skrevet “Dobbelt betaling af køb 77”.

Klik på Registrer betaling for at bogføre den dobbelte udbetaling.

Øverst i det grå felt vil de to registreret betalinger nu fremgå, samt det beløb, som købet er overbetalt med.

Sådan bogfører du tilbagebetalingen

Nu skal vi bogføre at du har modtaget de 1.000 DKK tilbage på banken.
Her klikker du på Registrer betaling på den blå boks og vælger den dato, hvor pengene er modtaget på banken.
I dette tilfælde har vi modtaget beløbet retur d. 15/12-2023.

Dinero tager automatisk højde for at beløbet står med korrekt fortegn, så her skal du ikke gøre noget. Du skal blot vælge den korrekte dato og beholdning.

Når du har registreret tilbagebetalingen vil der stå 0 DKK i restbeløb og købet står nu som betalt og du kan afstemme alle betalinger i banken.

I det tilfælde, hvor din kunde har indbetalt for meget og ikke ønsker at få pengene tilbage, men derimod have dem stående som et tilgodehavende, skal det håndteres på en lidt anden måde.

Eksempel

Lad os kigge eksemplet, hvor fakturaen er på 1000 DKK og kunden har indbetalt 1200 DKK. Inde på fakturaen trykkes på Registrer betaling. Beløbet rettes manuelt til 1200 DKK, og datoen er den dag pengene er modtaget. Tryk Registrer betaling.

Fakturaen står nu som overbetalt, og dette skal den blive ved med, indtil kunden køber noget næste gang.

Kunden har nu købt noget igen, og fakturaen lyder denne gang på 500 DKK. Dog har kunden et tilgodehavende på 200 DKK, så i dette tilfælde skal kunden altså kun betale 300 DKK. 

Det er vigtigt at den nye faktura stadigvæk er på det originale beløb, altså de 500 DKK.

På fakturaen registreres den faktiske betaling på 300 DKK, og denne faktura vil nu stå som godkendt eller forfalden (underbetalt).

For at få udlignet den over- og underbetalte faktura, skal vi ind i kassekladden.

Klik på Bogføring → Kassekladde.

Ude til højre trykkes på det lille grønne plus, for at få tilføjet en ekstra linje på samme bilag. I kolonnen Bilag skal den over- og underbetalte faktura vælges, og Kontonr. og Beløb udfyldes helt automatisk. Den overbetalte faktura på 200 DKK bliver udlignet med den underbetalte på -200 DKK. Tilføj selv en beskrivelse og tryk Bogfør kassekladde.

Nu vil begge fakturaer stå som fuldt betalt, og dit bogføringsarbejde er fuldført! 😊