Spring til indholdet

Sidst opdateret 19/03/2019

Overbetalt faktura – Hvad betyder det og hvad gør jeg ved det?

Din faktura er overbetalt, når du har fået flere penge indbetalt for fakturaen, end den lyder på. Du skal altid registrere det beløb, som du har fået indbetalt på fakturaen, ellers vil din bank i dit regnskab ikke stemme – noget af det vigtigste indenfor regnskab. Nedenfor fortæller vi, hvordan du håndterer det efterfølgende.

Dine overbetalte fakturaer i Dinero kan du finde på Salg –> Klik på “Overbetalt” – her vil du kunne se alle de fakturaer, der er overbetalt.

Overbetalt faktura - Dinero

I denne guide går vi igennem, hvad du kan gøre ved det, så du slipper for at have overbetalte fakturaer.

Hvad gør du ved det?

Vi inddeler nedenstående i nogle forskellige scenarier, som vi har oplevet. Klik på det scenarie, der passer bedst til dit for at finde dit svar.

Dette scenarie er det typiske, hvis kunden har indbetalt få kroner eller øre for meget på fakturaen. Det beløb, der er overbetalt, skal vi nu registrere som en indtægt.

Det første, vi skal gøre, er at finde ud af det præcise beløb, som fakturaen er overbetalt med. Det gør vi under Salg -> Søg på Overbetalt –> Klik ind på den faktura, som det drejer sig om –> Under Betaling – Restbeløb i toppen kan du se restbeløbet. I vores tilfælde er det 20 kr.

For at udligne de 20 kr. og registrere dem som en indtægt skal vi en tur i kassekladden. Den finder du under Regnskab –> Kassekladde. Udfyld kassekladden som vist i nedenstående. Du giver den selvfølgelig fakturaens eget navn, under bilag vælger du den faktura, det drejer sig om, konto 53000 – Debitorer, ubetalte fakturaer vælger den selv (helt som den skal), det beløb, der er overbetalt, sætter du i plus, og så vælger du modkonto til konto 1000: Salg af varer/ydelser m/moms.

Din faktura er nu udlignet, og vi har registreret din ekstra “indtægt”. Din faktura er nu udlignet og vil ikke længere fremgå som overbetalt af din salgsoversigt.

Du finder differencen (det overbetalte beløb) under Salg –> Klik ind på fakturaen –> Under Betalinger – Restbeløb kan du se det beløb, som kunden har betalt for meget. I vores tilfælde er det 20 kr.

Faktisk så er det her ret simpelt. Det eneste, du her skal gøre, er at trykke på “Registrer betaling” og så selvfølgelig tilbageføre de 20 kr. via en bankoverførsel. Sådan går det hele nemlig op 🙂

Husk selvfølgelig at registrere betalingen på den dag, hvor du tilbagebetaler pengene.

Er du nysgerrig, kan du tjekke dine posteringer (mappen –> Posteringer). Her kan du også se, at det hele går op.

Har din kunde indbetalt for meget på din faktura og vil gemme det resterende til næste faktura, skal du som det første registrere det beløb, du har fået indbetalt på fakturaen. Det gør du under Salg –> Klik ind på fakturaen –> Registrer betaling. Din faktura vil nu stå som overbetalt. Det beløb, som fakturaen står som overbetalt med, skal vi nu registrere på en konto, så du ved, at pengene tilhører din kunde.

Gør klar til at bogføre kundens tilgodehavende 

Som nævnt i ovenstående skal vi sætte det resterende beløb på en konto, så du ved, at de tilhører din kunde. Til det formål opretter vi en ny konto. Kontoen opretter vi under Mappen -> Kontoplan -> Opret konto -> Konto – se mere her, hvis du er i tvivl.

Kontoen opretter vi under Kortfristet gæld. Vi bruger konto 63110 – Navn: Tilgodehavende firma xx – Moms: Ingen moms.

Bogfør kundens tilgodehavende på den nye konto

I eksemplet her har kunden betalt 100 kr. mere, end fakturaen lød på. De 100 kr. flytter vi nu til den nye konto. Det gør vi i kassekladden. Du skal gå til Regnskab –> Kassekladde –> Udfyld kassekladden som vist i nedenstående (selvfølgelig med dit eget bilagsnummer og dato).

Bogføre kundens tilgodehavende

Når ovenstående er bogført kan du gå til Regnskab –> Rapporter –> Saldobalance, hvor du kan se din kundes tilgodehavende. Det tilgodehavende bruger vi så næste gang, at du laver en faktura til din kunde.

Når du skriver din næste faktura til din kunde 

I det her tilfælde skriver du bare en faktura, som du normalt ville gøre. Du fratrækker altså ikke de 100 kr. som rabat på fakturaen, men husk, at du skal gøre din kunde opmærksom på, at de skal indbetale de 100 kr. mindre end fakturaens samlede beløb.

Når indbetalingen kommer, skal du registrere det beløb på fakturaen, som din kunde har indbetalt. Din faktura vil nu stå som forfalden (eller godkendt, hvis den ikke har overskredet betalingsfristen). Det beløb skal vi nu have udlignet med den konto, som vi oprettede lige ovenfor. Det gør vi igen i kassekladden (Regnskab –> Kassekladde) –> Udfyld som vist i nedenstående (igen med eget bilagsnummer og egen dato):

Det var det hele 🙂

Det her er også et scenarie vi ind i mellem ser. Typisk sker det ikke på samme dato.

Lad os tage eksempel.

Du har sendt en faktura på 12.500 kr. inkl. moms. Den får du betaling for den d. 6/12/2018, men kunden indbetaler også beløbet d. 8/12/2018. Altså betaler din kunde fakturaen to gange.

Bogfør den første (og rigtige) indbetaling på fakturaen 

Den første (og rigtige) indbetaling skal laves, som du normalt ville gøre det på en faktura. Gå derfor til Salg –> Klik ind på fakturaen –> Klik “Registrer betaling”. Udfyldes med vores eksempel som vist nedenfor – og afslut med at trykke på “Gem betaling”. Så er den første indbetaling registreret.

Sådan bogfører du den anden (forkerte) indbetaling

Her skal vi ind i et finansbilag. Det udfyldes som vist nedenfor – her har vi registreret, at vi har modtaget pengene den 8/12/2018:

Sådan bogfører du tilbagebetalingen

Igen skal vi ind i et finansbilag. Det udfyldes næsten som ovenfor – du skal blot huske at sætte et minus foran beløbet og vælge den dato, hvor tilbagebetalingen er hævet fra din bankkonto. I vores tilfælde har vi tilbagebetalt pengene d. 8/12/2017.

Lad os tage et eksempel.

Du har sendt en faktura på 12.500 kr. inkl. moms. Den får du betaling for den d. 6/12/2018, men kunden indbetaler også beløbet d. 8/12/2018. Altså betaler din kunde fakturaen to gange.

Kunden vil nu gerne have, at du beholder resten og modregner den med kundens næste faktura. Det håndterer vi som en forudbetaling – se hvordan i denne del.

Opret beholdning til forudbetaling fra kunden

Beholdningen oprettes under Mappen (regnskab) –> Kontoplan –> Opret konto –> Beholdning. Beholdningen oprettes med følgende informationer – har du allerede brugt kontonummer 63030, så brug evt. konto 63031. Se evt. mere her.

Registrer den første (og rigtige) indbetaling

Den første (og rigtige) indbetaling skal laves, som du normalt ville gøre det på en faktura. Gå derfor til Salg –> Klik ind på fakturaen –> Klik “Registrer betaling”. Udfyldes med vores eksempel som vist nedenfor – og afslut med at trykke på “Gem betaling”. Så er den første indbetaling registreret.

Sådan bogfører du den anden (forkerte) indbetaling, som en forudbetaling

For at bogføre forudbetalingen, skal vi en tur ind i et finansbilag. Her registrerer vi, at vi har fået indbetalingen d. 8/12/2018. Vi skal nu bruge den nye beholdning 63031 – Forudbetaling fra kunder. Bilaget udfyldes som vist herunder:

Sådan bogfører du, når du sender kunden den næste faktura 

Dette er sidste step, inden du er i mål. Det foregår næsten som var det en normal faktura – eneste forskel er, at du skal registrere betaling på fakturaen med den nye beholdning, vi oprettede i starten. Registreringen laver du på den dag, du fik forudbetalingen – også selvom den ligger før, fakturaens dato.

  • Var denne artikel nyttig?
  • JaNej

Så mange har tilmeldt sig

0

Vidste du, at der er sendt 0 fakturaer fra Dinero?