Hvert år går cirka 5.000 danske virksomheder konkurs – og ofte skyldes det dårlig styring af økonomien og manglende likviditet. Det er ikke udelukkende dårlige betaleres skyld, men det kan være en af grundene til den stigende andel.
Vi har bedt Debito inkasso give os fem gratis og konkrete tips til, hvordan virksomheder spotter og undgår dårlige betalere til glæde for økonomi, likviditet og bundlinje.
Undgå dårlige betalere
Hos Debito hjælper vi hver dag hundredvis af virksomheder med deres inkassosager – lige fra blomsterhandleren nede på hjørnet til nogle af Danmarks største selskaber. Heldigvis er der meget, du selv kan gøre for at minimere mødet med en dårlig betalere. Her får du et par råd.
1. Kend din kunde
Danske virksomheder har som aldrig før fået rig mulighed for at tjekke op på deres kunder igennem en lang række offentlige tjenester. Lige fra Krak, De Gule Sider, CVR, Visma Rating til Tinglysningen og en lang række offentlige registre. Disse tjenester er gratis og kan være med til at skabe et billede af, hvem dine kunder er, og hvor kunden er bosiddende.
Desværre oplever vi hos Debito, at alt for få virksomheder gør brug af de tjenester, før et kundeforhold etableres – og ofte kender virksomheden hverken kundens fulde navn, telefonnummer eller adresse. Så kan inkasso være en særdeles svær proces for både din virksomhed og et eventuelt inkassofirma. Lavede virksomheder i højere grad et kort baggrundstjek på kunden, ville mange dårlige betalere kunne spottes på forhånd.
Og heldigvis kræver det langt fra en uddannelse som revisor, advokat eller analytiker at skabe sig et overblik over en privatperson, en virksomhed og disses omdømme og økonomi. I mange tilfælde kan en simpel Google-søgning være mere end rigeligt.
Baggrundstjekket bør resultere i en differentieret betalingsfrist over for forskellige kunder. Har kunden et dårligt regnskab, tinglyst gæld i sin ejendom eller et dårligt rygte, kan det måske være nødvendigt med en forudbetaling, før arbejdet igangsættes.
2. Ajourfør dit regnskab
Uanset om du gør brug af en bogholder, eller det er dig selv, der styrer dit regnskab og bogholderi, så sørg desuden altid for at ajourføre dit regnskab løbende.
Gør du brug af et regnskabsprogram som eksempelvis Dinero, har det aldrig været nemmere og billigere – og det er en stor fordel for dig, når du vil de dårlige betalere til livs.
For et ajourført regnskab giver dig et overblik over din virksomheds økonomi og dine ubetalte fakturaer, og det er en fordel, når inkasso skal være effektiv. Effektiv inkasso sker nemlig, når du som virksomhed reagerer hurtigt og resolut, når betalingen udebliver. Uanset om du selv udsender rykkerskrivelser, pålægger rykkergebyrer, ringer eller sender sagen til inkasso hos et inkassofirma eller en advokat.
Vores anbefaling er, at dit regnskab som minimum er ajourført hver 14. dag som lille virksomhed og i endnu højere grad i takt med, at virksomheden vækster.
3. Opsæt procedurer – og overhold dem
Hvad gør I, når en faktura ikke betales? Og hvornår gør I noget? Det skal I kende svaret på. Vi oplever nemlig, at langt hovedparten af vores kunder ingen politik har for deres dårlige betalere, og det kan vise sig at være dyrt på lang sigt.
Det har aldrig været nemmere selv at udsende rykkerskrivelser, betalingspåmindelser, inkassovarsel eller pålægge kompensationsgebyr og rykkergebyr, så sørg for at have en politik og fast procedure for, hvordan det gøres – men også en politik for, hvad der gøres med de kunder, det ikke lykkes at få pengene hjem fra på egen hånd.
Et forløb kunne se således ud:
– En venlig reminder eller telefonopkald
– 1., 2. eller 3. rykkerskrivelse (med eller uden rykkergebyr på 100 kroner)
– Påkravsskrivelse
– Inkassovarsel
– Inkassofirma eller inkassoadvokat.
Der er i udgangspunktet ingen “best practice” for, hvor mange og hvilke tiltag I bør foretage. Det vigtigste er, at I som virksomhed opretter faste rammer for, hvad der skal foregå, når en betaling udebliver, hvornår det skal foregå, og hvem der tager sig af det. Er det fx bogholderen, sælgeren, direktøren eller et inkassofirma?
Det er op til dig selv, hvor mange tiltag du foretager overfor dine skyldnere. Men vær konsekvent, resolut og reagér hurtigt, når en kunde ikke betaler. Det vil øge din succesrate markant.
Find eventuelt gode tips om inkasso på vores inkassoskole.
4. Vid, hvorfor du yder kredit
Hvis du ikke har en årsag, så lad være som udgangspunkt.
Rigtig mange virksomheder tror, at det at yde kredit, fx med en lang eller kort betalingsfrist, er kundernes ret. Men spørger man de fleste virksomheder, hvorfor de eksempelvis yder 8, 14 eller 30 dages kredit, så er svaret ofte “Det har vi altid gjort”.
Hvis kreditten udelukkende er baseret på “plejer” uden nogen former for årsag – herunder konkurrencemæssigt eller forhandlingsmæssigt – så bør I overveje, om en skærpelse af vilkårene kan optimere jeres cashflow nu og på lang sigt.
I kan også overveje en differentieret kreditpolitik, hvor ældre kunder får lang kredit, imens nye kunder får en kortere betalingsfrist. Sådan en politik vil i mange tilfælde kunne nedbringe virksomhedens udestående med op til 50 procent inden for den første måned.
5. Du betaler moms af de penge, kunderne ikke betaler
Alt for få kunder gør noget aktivt ved deres udestående – ofte fordi de ikke ved, hvad de skal gøre efter endt egeninkasso, hvor de har forsøgt sig med opkald, udsendelse af rykkere og inkassovarsel. De fleste er ofte i tvivl, om de skal vælge et inkassofirma eller en inkassoadvokat – og nogen vælger ikke at foretage sig yderligere i håbet om, at kunden selv betaler.
Men det er en dum disponering. For ikke nok med, at virksomheden ikke bliver betalt for det udførte arbejde og de leverede produkter – mange glemmer, at momsen for den omsætning, der ikke er betalt, alligevel skal afregnes til SKAT.
Derfor er det altid vores anbefaling at gøre noget ved et udestående – uanset om du vælger Debito, Collectia eller en tredje inkasso-integrationspartner, din lokale advokat eller et inkassofirma. Så er du et skridt længere væk fra at blive en del af de mere end 5.000 årlige konkurser.