Krav om digital opbevaring af regnskabsmateriale

Med ændringerne til bogføringsloven skal din bogføring og arbejdsgange være mere digitale. Tidligere kunne du fx uden problemer opbevare bilag fysisk i et ringbind, men med krav om digital opbevaring af regnskabsmateriale skal alt gemmes digitalt. Du skal også løbende lave sikkerhedskopier af regnskabsmaterialet.

Indlægget er en del af serien om den nye bogføringslov

Hvad er regnskabsmateriale?

Regnskabsmateriale er materiale, som har med dit regnskab at gøre. Der er altså ikke kun tale om kvitteringer og bonner. Med de nye krav til digital bogføring skal alt regnskabsmateriale opbevares digitalt i skyen – og der skal løbende tages sikkerhedskopier.

Bogføringslovens § 3 siger, at regnskabsmateriale er:

  • Registreringer, herunder transaktionssporet
  • Eventuelle beskrivelser af bogføringen, herunder aftaler om elektronisk dataudveksling
  • Eventuelle beskrivelser af systemer til at opbevare og fremfinde opbevaret regnskabsmateriale
  • Bilag og anden dokumentation
  • Oplysninger i øvrigt, som er nødvendige for kontrolsporet
  • Regnskaber, som kræves udarbejdet i henhold til lovgivning, og 
  • Eventuelle revisionsprotokoller

Transaktionssporet er, “den sammenhæng, der er mellem de enkelte registreringer og den bogføringspligtiges årsregnskab, skatte- eller afgiftsopgørelse, tilskudsregnskab eller tilsvarende regnskabsopstilling, der skal udarbejdes i henhold til lovgivning”. 

Det er med andre ord processen for den enkelte transaktion, hvor du fx sælger en vare og registrerer den i et registreret bogføringssystem. Kontrolsporet er de oplysninger, der dokumenterer registreringernes rigtighed. 

Sikkerhedskopien af regnskabsmaterialet skal være digital og opdateres løbende. Det er ikke angivet, hvor ofte det skal sikkerhedskopieres. Det afhænger fx af virksomhedens kompleksitet – dog skal virksomheder med mange transaktioner tage daglige sikkerhedskopier.

Definitionen udvides med den nye bogføringslov

Med den nye bogføringslov kommer regnskabsmateriale til at gælde flere ting. Det kommer nemlig også til at omfatte dokumentation for faktuelle oplysninger i ledelsesberetningen i virksomhedens årsrapport.

Du skal også udarbejde en procedurer for regnskabsmateriale med de nye regler. Vi har lavet et eksempel på procedurer for regnskabsmateriale, du er velkommen til at kopiere og bruge i din virksomhed. Vi har også lavet en til procedurer for transaktioner.

Vores skabelon er opdateret, så den passer til de nye anbefalinger og vejledninger, som Erhvervsstyrelsen vil håndhæve fra d. 1/1 2023.

Få nyheder og opdateringer direkte i indboksen

Vil du være opdateret på alt omkring den nye bogføringslov? Tilmeld dig vores nyhedsbrev, hvor vi løbende vil sende nyheder og opdateringer ud. Jeg vil gerne holdes opdateret.

Krav om digital opbevaring af regnskabsmateriale i virksomheder

Med de nye regler bliver krav om digital opbevaring af regnskabsmateriale en realitet – hvis virksomheden er omfattet af dem.

  • Regnskabsmateriale skal opbevares digitalt hos en udbyder (fx Dinero) eller 3. part i mindst fem år*
  • Der skal løbende laves en sikkerhedskopi af alt regnskabsmateriale (som også skal opbevares i fem år hos en udbyder eller 3. part)

I forlængelse af krav om digital opbevaring af regnskabsmateriale skal alle ændringer i registreringer og bilag fremgå af systemet. Det skal også være muligt at gendanne bogføringsdata i et maskinlæsbart format.

*Kassestrimler er undtaget hovedreglen om krav til digital opbevaring af regnskabsmateriale i fem år. Her vil et sammentællingsbilag, hvor alle kassestrimlerne er bogført som en sumpost, blive anset som fornøden dokumentation. Dog har detailhandelsvirksomheder typisk pligt til at opbevare dem i mindst ét år jf. skatte- og afgiftslovgivningen.

Dinero lever selvfølgelig op til alle nye regler

Mange elementer i lovforslagene er allerede en integreret del af Dinero. Dinero vil være et registreret bogføringssystem, som automatisk overholder alle love og regler for dig, når de nye regler træder i kraft. Kom i gang med det samme.

Kan jeg bruge Dropbox og andre online tjenester til opbevaring?

Nej, det kan du ikke, medmindre du ikke er omfattet af kravene om at bruge et digitalt bogføringssystem. Hvis du opbevarer dit regnskabsmateriale i et digitalt bogføringssystem, er der dog intet i vejen for, at du også opbevarer fx bilag i blandt andet Dropbox, Google Drev og OneDrive.

Hvis du har Dinero Pro, bliver dit regnskabsmateriale automatisk uploadet til skyen, når du fx uploader bilag og bogfører.  Du kan integrere Dropbox med Dinero, så bogføringen bliver endnu nemmere, hvis du har Dinero Starter – dog skal du være opmærksom på, at du ikke opfylder kravene til opbevaring.

Inden du endeligt beslutter dig for at bruge en online tjeneste til at opbevare dit regnskabsmateriale , skal du dog være opmærksom på, at de ikke nødvendigvis er GDPR compliant, ligesom der kan være andre krav, de heller ikke lever op til.

Webinar om ny bogføringslov – Få svar på alle dine spørgsmål

Bliv klædt godt på til alle de nye regler og krav med vores webinar. Her får du en grundig gennemgang af alle ændringerne, så du har styr på alle de vigtige deadlines – og om du er omfattet eller ej. Se det her.

Du overholder kravene til opbevaring af regnskabsmateriale med Dinero

Du har intet at være nervøs for, hvis du bruger Dinero. Du kommer nemlig automatisk til at leve op til de nye regler – både ift. ændringer og registreringer i systemet samt opbevaring af regnskabsmateriale. 

Dinero bliver nemlig et registreret bogføringssystem, som er godkendt af Erhvervsstyrelsen. Vi er allerede i gang med at justere, så du lever op til alle krav, når de træder i kraft – faktisk lever vores bogføringssystem allerede op til flere af de nye krav og regler.

Er du i tvivl om, hvordan de nye regler påvirker din virksomhed? Læs mere via linket, hvor gennemgår reglernes betydning for personlig ejet virksomheder, selskaber og foreninger.

I Erhvervsstyrelsens bekendtgørelse kan du se alle krav til digitale bogføringssystemer, som skal regnskabsprogrammer skal leve op til, hvis de vil godkendes af Erhvervsstyrelsen.

Oftest stillede spørgsmål

  1. Regnskabsmateriale er alt materiale, som har med dit regnskab at gøre. Det er meget andet end bare bonner og kvitteringer. Det inkluderer fx også beskrivelser af bogføringen og procedurer af transaktioner og regnskabsmateriale, som bliver et krav et krav med den nye bogføringslov.

  2. Hvis din virksomhed er omfattet af de ændringerne i den nye bogføringslov, skal virksomheden gemme alt regnskabsmateriale og sikkerhedskopier i mindst fem år. Det kan gemmes hos en udbyder (som Dinero) eller 3. part.

    Ændringer i registreringer og bilag skal også fremgå af systemet, og det skal være muligt at gendanne bogføringsdata i et maskinlæsbart format.

    Se alle krav og regler i indlægget.

  3. Der er krav om digital bogføring for selskaber tidligst fra d. 1. juli 2024. For personligt ejede virksomheder og foreninger er der krav om digital bogføring tidligst fra d. 1. januar 2026, hvis de er omfattet af reglerne.

  4. Bilag skal være digitale fra tidligst d. 1. juli 2024 i alle selskaber. Hvis du har en personligt ejet virksomhed eller en forening, skal bilag først være digitale tidligst fra d. 1. januar 2026.

  5. De fleste digitale bogføringssystemer tager automatisk en eller anden form for sikkerhedskopi (backup) af dit regnskabsmateriale. Med den nye bogføringslov skal sikkerhedskopien også opbevares digitalt i skyen hos en udbyder (dit regnskabsprogram) eller 3. part i mindst fem år.

    Hvis du fx bruger Dinero Pro, bliver alle dine bonner, fakturaer og andre bilag automatisk uploadet til skyen, hvor de bliver gemt – og der bliver løbende taget sikkerhedskopi af indholdet. Bruger du Dropbox til sikkerhedskopi, opfylder det som udgangspunkt ikke kravene i den nye bogføringslov.

    Hvis du bruger et registeret bogføringssystem, som Dinero bliver, kan du være sikker på, at du overholder alle krav til bogføring, opbevaring af regnskabsmateriale og sikkerhedskopier.

  6. Nej, det må du ikke, hvis du er omfattet af kravene om at bruge et digitalt bogføringssystem. Dit regnskabsmateriale skal nemlig opbevares i et digitalt bogføringssystem – derfor kan du ikke opbevare det i fx Dropbox, Google Drev, OneDrive eller andre fildelingstjenester til at opbevare fx bilag.

  7. Du skal opbevare beskrivelserne af dine procedurer digitalt, så du kan fremvise dem, hvis fx Erhvervsstyrelsen efterspørger dem. Du kan fx gemme dem på din egen computer eller i Dropbox.

16 kommentarer

  1. I den skabelon for procedurebeskrivelser som I tilbyder er der i andet afsnit omtalt ‘de 7 punkter’ med henvisning til BFL $4 – er det reelt set ikke $3 der indeholder denne liste?

    1. Hej Peter

      Det er rigtigt, at hvad der er regnskabsmaterialet var defineret i § 3, i den gamle bogføringslov, som udgår her 30/6.

      I den nye bogføringslov, som træder i kraft 1/7, ligger det i § 4. 🙂

  2. Skal regnskabsmateriale være digitalt fra 1.7.2022 eller er det proceduren som skal være på plads fra den dato?

    1. Hej Johan

      Det er udelukkende proceduren, der skal være beskrevet her pr. 01.07.2022 og regnskabsmaterialet der skal være digital, træder først i kraft senere.

      De bedste hilsner – Lasse, Dinero Support

  3. hvor skal jeg sende dette dokument hen ? Procedurebeskrivelse jf. Bogføringslovens § 6

    1. Hej Hanne

      Det skal du blot opbevare selv, således du kan udlevere dokumentet, såfremt du bliver forespurgt dette.

      De bedste hilsner – Lasse, Dinero Support

  4. Tænker at hvis man har fastholdt formuleringen om at ‘alt uploades til Dinero’ så kunne dokumentet jo uploades til bilagsarkivet … men naturligvis bliver det ikke bogført 🙂

    1. Hej Peter

      Dt er en muligt, men så ligger det lidt og roder i dine ikke bogføre bilag.

      De bedste hilsner – Lasse, Dinero Support

  5. Vedr Jeres udmærket skabelon til procedurer for transaktioner og regnskabsmateriale. Her nævnes, at bilag m.m. uploades til det digitale bogføringssystem, men digital opbevaring bliver først et lovkrav 1.1.2026 (kl A), så hvis bilag er i mapper, Dropbox el.lign er det så ikke det der skal stå i proceduren?

    1. Hej Johan

      Jo, det er helt korrekt. Vores skabelon til procedurerbeskrivelsen er baseret på, at man benytter sig af Dinero eller et andet digital bogføringsprogram.

      Såfremt det ikke er tilfældet og man f.eks. bruger mapper, så vil man skulle opdatere dokumentet, således det tilsvare ens egne procedure fra d. 1/7-2022 🙂

      De bedste hilsner – Lasse, Dinero Support

  6. Hvor skal jeg opbevare den beskrivelse af mine regnskabsprocedurer, som I har lavet en skabelon til (og tak for det!!)? På min hjemmeside? For jeg er da ikke nødvendigvis interesseret i, at alle mine kunder kan se, hvilke transaktioner, jeg har mere hyppigt end andre…

    1. Hej Berit

      Når du har udfyldt skabelonen, skal du ikke gøre mere. Du skal blot opbevare den, så du kan fremvise den, hvis du bliver bedt om det. Du skal derfor ikke uploade den til din hjemmeside

      De bedste hilsner Rasmus – Dinero Support

    1. Hej Jens

      Hvis du opsiger dit Dinero Pro abonnement, så bliver dine bilag ikke slettet i Dinero, de ligger blot skjult. Det er kun de bilag du har uploadet til bilagsarkivet der skjules, men ellers bliver alt gemt i Dinero og du kan altid tilgå det, ved blot at logge ind.

      Du kan dog få det hele downloadet ned som backup til Dropbox meget nemt via vores integration. Du kan finde mere information om integratioen lige her: https://dinero.dk/integrationer/dropbox

      De bedste hilsner – Lasse, Dinero Support

  7. Hej Lasse,

    Hvis nu jeg ikke opsiger mit abonnement men vil tage backup af hele regnskabet. Altså også det der er udover bilag/fakturaer. I skriver selv at dropbox ikke er tilstrækkeligt iflg de nye regler, så det er lidt underligt at du linker til jeres integration. I nævner at “backuppen” kan ligge hos Dinero eller tredje part. Hvem er denne tredje part?

    1. Hej igen

      Hvis du ikke opsiger dit abonnement, så har du det hele liggende i Dinero og vi tager løbende backup, så her har vi styr på opbevareringen for dig.

      Du kan via vores dropbox integration hente en backup af dine bilag, fakturaer, rapporter og dine posteringer, hvilket er den tilstrækkelige backup, der skal laves af dit regnskab.

      Vi har ikke andre 3. parts integrationer end Dropbox, hvor du kan tage en backup af det hele. Så vil du skulle hente det hele ned manuelt og så have det opbevaret et andet sted digitalt.

      De bedste hilsner – Lasse, Dinero Support

Skriv en kommentar

Gør som 0 virksomheder

Brug Danmarks mest anbefalede regnskabsprogram