Hvad er en hovedbog?
Det kan være en stor butik at skulle holde styr på økonomien i en virksomhed. Især hvis der er tale om en større en af slagsen. For at styre pengestrømmen og sikre at pengene bliver taget de rigtige steder fra og på samme vis bliver sat ind de rigtige steder, anvender nogle virksomheder en kontoplan.
En kontoplan består af flere forskellige konti. Det kan være, der er en konto for indkøb af kontorartikler, mens der er en anden, der er møntet til lønudgifter. En kontoplan kan nemt bestå af rigtig mange konti, hvis der er tale om en større virksomhed. For at bevare overblikket og afstemme de mange forskellige konti kan en hovedbog være til stor gavn.
En hovedbog er en samlet liste over alle de forskellige konti, som en virksomheds kontoplan består af, og alle de bilag, der er blevet bogført. Her kan du se, alle de udgifter, der er blevet bogført på de forskellige konti, og på samme vis følge med i på hvilke konti, der er blevet indbetalt penge. Du kan se alle transaktioner – både for den pengestrøm, der går ud, og for den pengestrøm, der går ind.
Hvordan er den stillet op?
En hovedbog vil typisk være opstillet på den måde, at den konto, der har det laveste kontonummer, kommer først. Derefter følger de resterende i numerisk rækkefølge. Hovedbogen bliver typisk brugt til at afstemme de forskellige konti, der indgår i kontoplanen.
Hvem bruger en hovedbog?
Det gør især større virksomheder. Dem der har et økonomisystem, som består af mange forskellige konti, og derfor gør brug af en decideret kontoplan. Det er typisk de ansatte i regnskabsafdelingen, der har adgang til hovedbogen, og som følger kontrol med de forskellige transaktioner.
Bruges der hovedbog i elektroniske regnskabsprogrammer?
Ja, det gør der i langt de fleste tilfælde. Her vil det være i form af en rapport, som der automatisk bliver udfærdiget ud fra de bogførte bilag. En typisk funktion vil her være, at du gerne vil se hvilke indbetalinger og udbetalinger, der har været i en bestemt periode.
Du vælger perioden på din computer, og så vil der automatisk blive dannet en liste eller rapport over dine konti og samtlige transaktioner i den pågældende periode. Vil du kun se transaktionerne på en bestemt konto, kan du typisk også vælge det i de forskellige elektroniske regnskabsprogrammer.