Effektivisér din hverdag

Mangler du også et par timer i din hverdag? Så er du ikke alene. Det mangler vi vist alle sammen, så skal vi ikke se, om vi kan finde lidt ekstra tid til dig? Vi kan i hvert fald prøve at effektivisere din hverdag med lidt gode råd til god time management

Men først, effektivisering er et begreb, som er elsket og hadet, alt efter hvem du spørger. 

Nogle ser det som, at de kan få mere ud af eksisterende ressourcer, andre ser det som om, at de skal yde mere på kortere tid. Uanset hvad handler effektivisering ofte om bedre tidsstyring og planlægning, men også en del om personlige vaner.

Effektivisering gør sig også gældende på helt andre niveauer end arbejdet. I bund og grund handler det om at finde områder, hvor der kan spares tid og penge. Om det er at hente børnene, handle og hente en pakke på én enkelt køretur i hverdagen. Eller om det er at kunne holde et klart fokus på en opgave eller projekt, du skal have færdiggjort.

Bliv mere effektiv i din hverdag

Her er effektivisering en af de få metoder, som kan hjælpe os med at få mere ud af den tid, vi bruger på opgaver og ting, som krydser vores hverdag. Herunder har jeg oplistet nogle redskaber, du kan anvende i din hverdag for at blive mere effektiv:

1. Lav en to do-liste
2. Forbered dig på det uforudsete
3. Sov rigeligt, og vær mere aktiv
4. En bid ad gangen 
5. Eliminér distraktionerne og overspringshandlingerne

#1 – Lav en to do-liste

At have en samlet opgaveliste til din hverdag er nok dit stærkeste effektiviseringsværktøj, da det giver dig mulighed for at planlægge og lave en realistisk oversigt over din dag. 

Den frigiver også din hukommelse og din hjernes regnekraft, så du kan fokusere mere på det, du egentlig skal nå.

For at sikre at din to do-liste bliver en fast vane, er det godt at inkorporere den i en allerede eksisterende vane. Det kan være, når du spiser morgenmad, om aften på sofaen, eller hvor det måtte passe ind i din daglige rytme. På den måde bliver det en fast del af hverdagen at have et solidt overblik over dine opgaver. 

Derudover er det vigtigste, når du skal lave om i din hverdag, at du tager små skridt og får det til at passe ind på en overkommelig måde – ikke noget med at prøve at ændre i alting på én gang. 

#2 – Forbered dig på det uforudsete 

Ligesom to do-listen giver dig viden om det, du ved, du skal, så er det en god idé at planlægge lidt tid til det uforudsete og utilsigtede. 

Alting ændre sig jo hele tiden, og din planlægningen kan skride i løbet af få øjeblikke. Pludselig ringer de fra din søns skole, og han har desværre fået det dårligt, og vil meget gerne hjem. Du bliver derfor nødt til at hente ham tidligere, end hvad du regnede med. Oveni er der kø på vejen hjem, og så forsvandt der lige en time ekstra. 

Det er så lige her, at tip #1 faktisk kan bruges endnu en gang. For hvis du gør brug af en daglig to do-liste, så kan du meget hurtigt blive frustreret, når du kun har nået halvdelen af det planlagte. 

Et smart trick er derfor at tilføje en “Færdig”-liste til din to do-liste, hvor du skriver alt det uforudsete ind, som du nåede i løbet af dagen. På den måde kan du få et meget bedre indblik i, hvorfor du ikke nåede alt det, du havde planlagt.

#3 – Sov rigeligt, og vær mere aktiv

Kan du gætte, hvad det vigtigste, du kan nå i løbet af din hverdag, er? Ja, nu afslørede overskriften det jo nok lidt. 

Vi har alle sammen virkelig travlt hver eneste dag, og alt for meget vi gerne vil nå. Det betyder, at søvn og fysisk aktivitet ofte bliver nedprioriteret. Men det er faktisk en stor fejl. 

Mennesker bør have mellem 6-9 timers søvn for at fungere 100% optimalt, men generelt set sover en gennemsnitlig dansker 1 time for lidt hver evig eneste nat. 

Derudover bør vi alle samme være mere aktive. Det er nemlig bevist, at personer, der er mere aktive, er mindre tilbøjelige til at blive ramt af bl.a. stress, ligesom at fysisk aktivitet kan være med til at øge din livskvalitet. 

#4 – En bid ad gangen 

Alle opgaver varierer i størrelse, men det kan opfattelsen af deres omfang også. Nogle gange kan vi gøre små opgaver til kæmpe forhindringer. Omvendt tænker vi, at nogle opgaver ingen tid tager, og pludselig er hele dagen gået. 

Vi kender vist alle sammen til julegaveindkøbene. Selv hvis du ved, præcis hvilke gaver du skal købe i hvilke butikker, så glemmer vi ofte, at der er fire gange så meget kø, fordi alle er i byen for at købe julegaver.

Uanset hvad er det vigtigt at tage mange opgaver i små bidder. Så kan du nemlig hele tiden se, at opgaven rykker sig nærmere sit mål, ligesom at opgaver bliver mere overskuelige.

#5 – Eliminer distraktioner og overspringshandlinger

I dag findes der et utal af distraktioner, og nogle er sværere at ignorere end andre. Her er det vigtigt at kende sig selv, og hvad der ofte stjæler din opmærksomhed. 

Helt automatisk får du pludselig åbnet Facebook, og så har du scrollet i 10 minutter, inden du opdager, at du er kommet væk fra din opgave. Så prøv at slå så mange notifikationer på din telefon fra, som du kan. Sluk for din mail og fjern notifikationerne fra Facebook og Instagram. 

Jo bedre du er til at identificere, præcis hvad der fører til dine overspringshandlinger, jo hurtigere kan du eliminere de dårlige vaner.

10 effektive arbejdsvaner

Et sted, hvor effektivisering virkelig giver mening, er, når det kommer til dine daglige arbejdsprocesser. Det har blandt andet følgende effekter:

• En produktiv arbejdsdag går bare hurtigere
• Med en effektiv arbejdsgang kan du bedre bidrage til teamet
• Du bliver ekspert i dine arbejdsgange og genkender bedre omfanget 
• Du kan bedre planlægge dine opgaver og din indsats
• Produktive, glade medarbejdere kan ses på bundlinjen

Med gode vaner undgår du også stress, som hurtigt kan ramme, hvis du føler dig overvældet af arbejdsopgaver og ikke føler, du har nok tid i hverdagen.

10 Gode arbejdsvaner

1. Lav en prioriteret to do-liste:
Den her har du allerede læst om tidligere, men med en prioriteret to do-liste sørger du for et solidt overblik, så du når alt det, du skal i løbet af arbejdsdagen – eller i hvert fald ikke glemmer noget. 

Hvis du er selvstændig, og ikke har nogen medarbejdere, kan en simpel to do-liste-app være rigtig god, men hvis I er flere medarbejdere, der arbejder på mange forskellige opgaver, kan fx Kanban boards og lignende være en rigtig god idé

2. Lav timeregistrering:
Med timeregistrering skaber du et præcist overblik og får indsigt i opgavernes omfang. 

Tidsregistrering skaber derfor et grundlag for bedre planlægning. Du kan integrere Dinero med mange forskellige time- og sagsstyringssystemer, der sparer dig for mange timers arbejde.

3. Lav de vigtigste eller hurtigste opgaver først
Når du har 37 opgaver liggende på din to do-liste, oplever du hurtigt, at overspringshandlingerne kommer snigende, og det bliver uoverskueligt overhovedet at komme i gang med dagens opgaver. 

Hvis du derfor skynder dig at få lavet de hurtigste opgaver med det samme, bliver opgavelisten meget hurtigt kortere. Hvis du har taget idéen om en “Færdig” to do-liste til dig, får du også lynhurtigt følelsen af, at du har opnået en hel masse. 

En anden dejlige sidegevinst er, at du bliver mere produktiv, hvis du laver de vigtigste og hurtigste opgaver først.

4. Overhold dine deadlines

Effektivitet kan være mange ting. Der er din personlige effektivitet, men der er også hele din virksomheds- og samarbejdspartneres effektivitet. 

Sørg derfor for at overholde deadlines. På den måde sikrer du, at resten af virksomheden eller dine samarbejdspartnere også kan være effektive, da de ikke skal vente på dig.

5. Tag godt imod kritik
Ingen kan ikke lide kritik, punktum. Men det er virkelig vigtigt, at du lærer at tage konstruktiv kritik til dig og samtidig lærer at lægge ikke-konstruktiv kritik fra dig. 

Den konstruktive kritik kan nemlig hjælpe dig med at udføre dine opgaver hurtigere næste gang. Dertil kan du fortsætte med at være produktiv, når du lægger den ikke-konstruktive kritik fra dig i stedet for at sidde og blive sur over en andens dumme kommentarer.

6. Hold flere pauser
Har du nogensinde siddet fast i en arbejdsopgave i timevis, fordi der er noget, der bare ikke vil falde på plads? 

Giv dig selv et øjeblik, gå en kort tur eller hent en ny kop kaffe. Noget så simpelt som at komme væk fra sine arbejdsopgave og flytte sine tanker over på noget andet kan ofte medføre, at løsningen kommer ud af det blå. 

7. Vær organiseret, og brug din ventetid optimalt
Glemmer du hele tiden en masse ting? Eller har du styr på din kalender?

Jeg håber, at du hører til den sidste. Hvis ikke, skal du se at få styr på den del. Sørg for at alle dine aftaler står i din kalender. Så glemmer du ikke aftaler, og du laver langt færre dobbeltbookinger. 

Når du har styr på din kalender, kan du også langt nemmere finde ventetid i din arbejdsdag. Du kan fx sagtens bruge ventetiden i køen til frokost til at svare på mails.  

8. Kommunikér præcist og klart
Det er vigtigt, at du er konkret og præcis, når du kommunikerer med dine kollegaer, kunder og samarbejdspartnere, så der ikke opstår forvirring og misforståelser.

En af de bedste måder, du kan optimere din kommunikation på, er at fjerne alle forkortelser, medmindre du er 100% sikker på, at modtageren forstår, præcis hvad du mener. 

Ja, forkortelser tager kortere tid at skrive, men modtageren skal sandsynligvis bruge tid på at tjekke, hvad din forkortelse betyder. Du fremstår desværre ikke klogere, bare fordi du kender en masse forkortelser.

9. Lav det, du elsker
Elsker du det, du laver hver eneste dag? Ja?, fedt, så giv den en skalle. Nej? Så burde du virkelige tage et godt kig indad og finde ud af, hvorfor du ikke er glad for dit arbejde. 

Du bruger mange timer af dit liv på at arbejde. Hvis du ikke er glad for dit arbejde, skal du skynde dig at finde ud af, hvorfor det er tilfældet. En glad og tilfreds medarbejder er langt mere produktiv, end én der ikke er motiveret til at gå på arbejde.

10. Fjern overspringshandling
Som jeg også beskrev tidligere, er det utrolig vigtigt, at du fjerner overspringshandlinger i dit arbejde. Så derfor:

• Sluk for unødvendige notifikationer
• Lad vær med at tage din telefon, hvis du sidder “In the zone”. Når du er “In the zone”, er du vildt produktiv, og men det er utrolig nemt at blive hevet ud af tilstanden igen. Hvis nogen eller noget prøver at komme i kontakt med dig, så sæt telefonen på lydløs, eller sig til din kollega, at du kommer forbi lidt senere. 
• Find dine egne tidsrøvere. Prøv at tage din telefon, og tjek din “Skærmtid”. Skærmtid er den samlede mængde tid, du har brugt i dine forskellige apps over en periode. Du bliver garanteret overrasket. 

Når virksomheden skal effektivisere 

Din rolle i forhold til effektivisering kan afgøre, hvordan du oplever det at skulle være mere effektiv. 

Hvis du er ansat, vil effektivisering nok ikke klinge helt rent i dine ører, hvorimod hvis du er virksomhedsejer eller leder, så vil du gerne sigte efter at få mest muligt ud af de ressourcer, du investerer i din forretning

At optimere og udføre noget mere effektivt bør altid være målet i dine arbejdsprocesser. Det kan være alt fra industriel produktion, regnskabsprocesser, drift og meget mere. Det handler om at spare på ressourcerne og ikke mindst på vores meget dyrebare tid.

Effektiv og god projektledelse

Effektiv projektledelse udspringer af forståelse, gennemsigtighed, overblik og planlægning. 

Her er det alfa-omega, at du som projektleder kan indsamle realistiske tidsestimater fra hver eneste aktør i projektet, så du kan lave et samlet overblik over projektets estimerede fremgang over tid.

Derfor er sund timeregistreringskultur vigtig i ethvert projekt. Det skaber den nødvendige gennemsigtighed, og det overblik der skal til for at give et mere reelt og præcist estimat.

Tidsregistrering er kun et af værktøjerne i god projektstyring, som er med til at skabe forståelse, gennemsigtighed og overblik. Der findes en lang række projektledelsesværktøjer på markedet. Nogle har overlappende funktionalitet og formål, mens andre er helt unikke og enestående. Der findes heldigvis mange gode projektstyringsværktøjer.

LEAN-effektivisering 

En LEAN-proces fokuserer på at fjerne fejl, processer og allerværst spild, der ikke skaber værdi for slutproduktet. LEAN-forretningsstrategien blev grundlagt hos Toyota.

Helt groft kan LEAN forklares med følgende principper:

Fokus på kunden: LEAN er nærmest religiøs omkring at skulle lytte til kunden. Hvis en proces ikke skaber værdi i kundens optik, skal den udelades fuldstændig.

Udlugning af affald: Der findes syv typer af affald inden for LEAN, og der er et stort fokus på at udrydde dem. De syv typer er: transport, ventetid, overproduktion, defekter, lager, bevægelse og ekstra håndtering.

Lige til tiden (just in time): Ifølge LEAN er det spild af tid at producere noget som helst ud fra en forventning om kundernes ønsker. Du producerer kun, når du har en ordre i hånden, så du kan levere “lige til tiden”.

Visuel præsentation: LEAN kortlægger en værdikæde visuelt for at skabe overblik over processen. Det skaber en mere gennemgående indsigt og forståelse for alle, der er involveret.

Timeregistrering skaber gennemsigtighed og fjerner spild

Med en solid time-/sagsstyring-rutine i hverdagen, kan du skabe overblik og indsigt over, hvor lang tid du bruger på de forskellige opgaver, du klarer i løbet af dagen. 

På den måde får du en bedre forståelse og føling med dit tidsforbrug. Ydermere skaber det gennemsigtighed for dine kollegaer og/eller kunder. Det kan også give en bedre forståelse for det arbejde du udfører, og hvor produktiv du egentlig har været. 

Du kan også bruge tidsregistrering til at minimere spild i din hverdag. Prøv fx at få registreret al den tid, du bruger på overspringshandlinger.