Produktivitet

---

Bliv mere effektiv

Der er flere måder, hvorpå du kan øge produktiviteten i din virksomhed og derigennem blive mere effektiv på et generelt plan.

Uanset om du sidder som direktør eller almindelig medarbejder i et større eller mindre firma, får du her de bedste råd til, hvordan du kan blive mere effektiv.

Først og fremmest er det vigtigt at tage udgangspunkt i enten egne arbejdsopgaver eller de enkelte medarbejderes arbejdsopgaver. Det vil sige, at der skal en evaluering til, før du kan se forbedringspunkterne.

Når du først tager et konstruktivt blik på din eller virksomhedens effektivitet på arbejdet, bliver det nemlig automatisk nemmere at sætte dig et eller flere mål for, hvordan du i fremtiden kan bruge din tid bedst muligt og derigennem optimere din indsats i løbet af en given arbejdsdag.

• Start med at lave en fysisk to-do-liste for, hvad du vil nå i løbet af arbejdsdagen – sørg for at have den liggende ved siden af dig hele dagen. Ved at sætte nogle mål er der større chance for, at du når den ønskede indsats.
• Husk at sætte realistiske mål, og vær ærlig over for dig selv i løbet af dagen. For eksempel er det afgørende, at du har den tid, der skal til, samt de rigtige ressourcer og kompetencer til at nå dine mål.
• Del dine opgaver op i mindre dele, når du har vurderet, om din to-do-liste er realistisk den pågældende dag eller periode. Her bliver det anbefalet, at du laver en række arbejdspakker fordelt på tre, fire og fem timer per pakke. På den måde sikrer du, at du ikke pludselig ender i overspringshandlinger i løbet af dagen.
• Kend dig selv godt – er du generelt verdensmester i overspringshandlinger, er det vigtigt, du sørger for at minimere dem og gør noget ved det. Det kan også være, du har svært ved at bevare overblikket over flere opgaver. I det tilfælde – og helt generelt – er det nødvendigt at færdiggøre en opgave ad gangen for at øge effektiviteten.

Den effektive arbejdsdag

Hvis du først forsøger at etablere ovenstående tips til at blive mere effektiv, er du garanteret en effektiv arbejdsdag. Den effektive arbejdsdag har til formål at øge indsatsen på et overordnet plan, så du kan tilføre mere værdi til virksomheden.

Det kan for eksempel være, at du pludselig opdager, du kan overflytte en mængde tid fra én opgave til en anden. Måske giver det pludselig ikke mening at bruge al den tid på den pågældende opgave, selvom du er effektiv, hvis slutresultatet ikke øger den samlede produktivitet.

Noget af det vigtigste, du bør fokusere på som et led i en mere effektiv arbejdsdag, er et bedre overblik og mindre stress. Desto bedre overblik, du skaber for dig selv, og desto mindre du stresser over dine arbejdsopgaver, desto større indsats giver du.

Derfor er det generelt vigtig at inddele arbejdsopgaverne i bidder, lave fysiske to-do-lister, være ærlig over for dig selv og kaste et konstruktivt blik på din nuværende effektivitet igennem en almindelig arbejdsdag.

Citater om effektivitet

Uanset om du er leder eller almindelig medarbejder i en virksomhed, kan det være en fordel at hænge små citater op om effektivitet. Det vil sige citater, der sikrer en større og bedre arbejdsglæde. Det siges nemlig, at arbejdsglæden i sidste ende er afgørende for den effektivitet, hver medarbejder bidrager med.

Derfor kan du lade dig inspirere af nedenstående citater om arbejdsglæde og effektivitet.

• ’Dovenskab kan virke attraktivt, men arbejde giver tilfredshed’, Anne Frank.
• ’Det er sjovt at gøre det umulige’, Walt Disney.
• ’Glæde på jobbet medfører perfektion i arbejdet’, Aristoteles.
• ’Enten styrer du dagen, eller også styrer dagen dig’, Jim Rohn.
• ’Bare en lille positiv tanke om morgenen kan ændre hele dagen’, Dalai Lama.
• ’Du bliver aldrig for gammel til at sætte endnu et mål eller have en ny drøm’, C.S. Lewis.

Personlig planlægning

Som vi allerede har været omkring, er det generelt en god idé med personlig planlægning for at sikre en høj effektivitet i løbet af en arbejdsdag. Ud over at lave fysiske to-do-lister kan du også finde forskellige online eller fysiske kurser, der giver dig en række effektive værktøjer, så du lærer at styre din tid og ikke mindst dine daglige gøremål.

Værktøjerne har således til formål at hjælpe dig med at organisere og strukturere dine arbejdsdage, så du blandt andet kan skabe et bedre og ikke mindst større overblik over de pågældende arbejdsopgaver.

Derudover kan kurserne – og ikke mindst værktøjerne – resultere i et langt bedre arbejdsflow, hvis du sidder fast i dine gamle og måske usunde vaner.

Generelt er det vigtigt, at du sørger for at finde ro og overblik i din hverdag, så du har mulighed for at yde mere på jobbet og dermed styrke din produktivitet, men i særdeleshed også din motivation og ikke mindst slutresultater. Det gælder både for dig, der er medarbejder, og for dig, der er arbejdsgiver.

Effektivitet vs. produktivitet

Effektivitets definition og produktivitets definition er stadig væsentlige og bruges inden for arbejdsmæssige sammenhænge i virksomheder. Dog er det væsentligt at skelne mellem de to, da der reelt faktisk er forskel på de to begrebers udtryk, selvom de selvfølgelig har en afgørende sammenhæng og er gensidigt afhængige.

Begrebet produktivitet bruges generelt til at måle på hver enkelte medarbejders udbytte af værdi. Effektiviteten bruges derimod til at måle medarbejderes præstationer – det vil sige de arbejdsopgaver, du når ud fra en given indsats.

Her er det for eksempel væsentligt at skelne mellem din evne til at være effektiv i specifikke opgaver og selve produktiviteten – det kan godt være, du er effektiv, når du afvikler telefonopkald med interne medarbejdere, men spørgsmålet er, om du kan bruge din produktivitet anderledes.

Det kan for eksempel være, det vil gavne virksomheden endnu mere, hvis du brugte din effektive arbejdsindsats et andet sted, som i sidste ende vil skabe bedre resultater og større vækst for virksomheden.

Hver gang du i en virksomhed fokuserer på produktivitet, er det vigtigt at vurdere, hvorvidt de enkelte medarbejderes effektivitet skaber et godt udgangspunkt for den samlede produktivitet og værdi i virksomheden.

Derfor bliver det generelt anbefalet, at virksomheden jævnligt tager sig god tid til at evaluere på de enkeltes arbejdsindsats og -tid for derefter at tage stilling til, om opgavens værdi i sidste ende kan optimeres yderligere sammenlignet med indsatsen.

Det kan nemlig være, at den givne indsats giver bedre mening at overflytte til en anden arbejdsopgave, hvis det kan give en større slutværdi.

Effektive tavlemøder

Vidste du, at tavlemøder generelt er en god måde at sikre transparens og bedre planlægning af arbejdsopgaver på? Hvis du gerne vil opnå bedre effektivitet på tværs af afdelingen, kan det i høj grad betale sig at investere tid i tavlemøder.

På den måde sikrer du, at du bruger tiden bedst muligt samt prioriterer de rette arbejdsopgaver i en specifik rækkefølge.

Et tavlemøde kan selvfølgelig forløbe på mange måder, men fællesnævnerne er, at alle har mulighed for at kaste et blik på samme tavle under mødet.

Dermed er du som leder sikker på, at alle er inde over beslutninger og ikke mindst selve fordelingen af nye opgaver. På den måde er du sikker på, der bliver skabt et fælles eje og enighed om arbejdsflowet og virksomhedens prioriteringer.

Noget af det, der typisk kendetegner de effektive tavlemøder, er:

• Lederen står op og følger specifikke tidspunkter for start og slut.
• Klart tavleflow, der følger en bestemt dagsorden.
• Inddrager medarbejderen og kaster lys over delkonklusioner under dialog.
• Fokus på leverance frem for proces.
• Fokus på indlæg, der indrammer specifikke pointer.

Beregning af effektiv arbejdstid

I de fleste overenskomster er den effektive arbejdstid allerede givet på forhånd – og den hedder typisk 37 timer om ugen.

Effektiv kommunikation

Effektiv kommunikation i en virksomhed er generelt en utrolig vigtig kompetence, der sikrer, at der ingen misforståelser opstår internt og eksternt i virksomheden. Uanset hvilken virksomhed du er ansat i, kan der derfor være behov for at blive en bedre kommunikatør og sikre en effektiv kommunikation i hele virksomheden.

Der findes mange forskellige strategier og værktøjer, du kan lære at anvende, hvis du gerne vil sikre en effektiv kommunikation. Først og fremmest er det vigtigt, at der bliver lyttet og vist interesse, uanset om det er i en dialog med en medarbejder, kunde eller eksterne samarbejdspartnere.

Her er det vigtigt at lytte interesseret og stille spørgsmål for at etablere en gensidig respekt, men også med det udgangspunkt at forstå de oplysninger, der bliver givet.

En anden vigtig ting, der skal sikre effektiv kommunikation, er at bruge det rette kropssprog. Som du sikkert før eller siden har bemærket, kan kropssproget være afgørende for måden, vi tolker andres interesse og signaler på generelt. For eksempel kan du hurtigt virke meget anspændt eller irritabel, hvis du står med krydsede arme eller næver.

Sørger du derimod for at stå med afslappede og åbne arme, vil du signalere ærlighed og afslappethed. Derudover er det vigtigt at holde fokus og undgå at blive distraheret af genstande eller andre forbipasserende, mens du taler med vedkommende.

Derudover har det stor betydning, hvilken tone du bruger, når du er i dialog med et andet menneske. For at kommunikere tydeligt og effektivt er det derfor en god idé at tale med en rolig stemme, der mest af alt virker naturlig. Derudover er det generelt også en god idé at tale positivt og undlade negative ord.

Sørg også for at afspejle vedkommendes adfærd, så I konsekvent er på bølgelængde. 

Ledelsesudvikling og produktivitet

Ledelsesudvikling er altid en god idé at prioritere for at øge virksomhedens produktivitet. Ledelsesudvikling handler grundlæggende om at gøre ledelsesstilen, metode, tilgang og selvforståelse så effektive som overhovedet muligt.

Sidder du i ledelsen, kan du med fordel melde dig til et eller flere kurser hos en coach for at få de rette værktøjer til at styrke ledelsen.

Udvikling af ledelsen har også til formål at få medarbejderne til at tage mere ansvar for slutteligt at skabe bedre resultater og realisere mål og drømme for virksomheden. Ønsker du at skabe eksponentiel vækst ved at øge produktiviteten, er det altså en god idé at starte med en ledelsesudvikling.

Personalets effektivitet i virksomheden

Der er flere måder, hvorpå det er muligt at måle personalets effektivitet i en virksomhed. Nedenstående termer bør således vurderes for at få et indblik i effektiviteten efterfølgende:

• niveau
• udviklingsretning
• udviklingshastighed
• årsag til udvikling.

Da der generelt bliver brugt mange penge på personaleressourcer, er det nødvendigt at måle på personalets effektivitet. Derfor er der også fire nøgletal, som kan bruges til at beregne effektiviteten ud fra ovenstående vurdering:

• nettoomsætning per lønkrone
• nettoomsætning per fuldtidsansat
• overskud per lønkrone
• overskud per fuldtidsansat.

For at udregne ovenstående er du nødt til at vide, hvor mange fuldtidsansatte der er i virksomheden, ud over de pågældende virksomhedsinformationer. En fordel kan desuden være at supplere med indekstal for at få den rette forståelse.

Teamwork-metoder til effektivt samarbejde

Der findes generelt mange gode metoder til et mere effektivt samarbejde på tværs af virksomhedens ansatte. Det er blandt andet vigtigt at sikre en god videndeling samt udveksling af erfaringer og informationer mellem alle medarbejdere.

Videndeling handler grundlæggende om at optimere den viden og de forskellige ressourcer, som allerede er etableret i virksomheden. Generelt er det vigtigt, at det er korrekte informationer, der bliver delt imellem alle medarbejdere. På den måde er virksomheden garanteret en højere effektivitet og produktivitet.

Desto mere der bliver videndelt korrekt, desto bedre resultater kan I opnå.

For et mere effektivt samarbejde er det desuden vigtigt med kendskab og tillid til hinanden. Især lederne bør være opmærksomme på at skabe tillid på tværs af afdelingen og dermed undgå misforståelser og konflikter.

Derfor bør der i høj grad arbejdes ud fra en vision om at styrke alle relationer i virksomheden og dermed etablere den fællesskabsfølelse, der skal gøre arbejdspladsen til et bedre sted at være.

Brug Outlook effektivt

Bruger du Outlook, får du mest ud af det, hvis du tager et kursus i effektiv brug af Outlook. Her bliver du nemlig klogere på, hvordan du i fremtiden bliver bedre til at få styr på dine mails i Outlook gennem en række forskellige muligheder.

Således kan du blandt andet gøre dine mails mere overskuelige i indbakken, så du slipper for at bruge unødig tid på at sortere i de forskellige mails.

Desto mere effektivt du bruger Outlook og de mange forskellige muligheder, desto større produktivitet skaber du i sidste ende.

Effektiv jobsøgning

Der er mange måder, hvorpå du kan skrive en mere effektiv jobsøgning. Først og fremmest er det vigtigt, at du i en effektiv jobsøgning identificerer dine talenter.

Derfor er det vigtigt, du forinden har tænkt alle dine talenter og ikke mindst kompetencer igennem, så du kan nævne over for en kommende arbejdsgiver, hvordan du kan bruge dem i det givne job.

Sørg derfor for at overbevise arbejdsgiveren om, at du er den helt rette til at varetage jobbet, i din ansøgning og til selve samtalen. Her er ansvar alfa og omega. Det er desuden en god idé at forsøge at sætte dig ind i, hvordan arbejdsgiveren tænker.

Det giver de bedst forudsætninger for at få det frem i ansøgningen, som arbejdsgiveren eftersøger. Her er det vigtigt at huske på, at der formentlig er mange om buddet, hvorfor det bliver afgørende, at netop din ansøgning skiller sig ud fra mængden og ender med at imponere.

For at lave en så effektiv jobansøgning som muligt er det vigtigt, du minder dig selv om, at du skal opføre dig som en professionel jobansøger, uanset hvilket job du søger. Husk at holde fri mellem ansøgninger, og strukturer din hverdag, som var du allerede i job. Det giver de bedste forudsætninger for at lykkes med en effektiv jobansøgning.

Effektiv læring

Det kan indimellem være svært at vurdere, hvordan man skaber forbindelse mellem medarbejdernes individuelle udvikling af kompetencer samt resten af virksomhedens læring og udvikling. Heldigvis findes der mange forskellige effektive læringsformer, der giver bedre læring i hele virksomheden.

God læring indebærer nemlig, at alles kompetencer og engagement udvikler sig konsekvent ved hjælp af god ledelse.

Derfor skal der ofte en række forskellige overvejelser til, inden man som ledelse træffer valget om specifikke, effektive læringsformer. Her er det blandt andet vigtigt, at læringsformerne matcher den udvikling og de forandringer, virksomheden ønsker at nå.

Derudover er det afgørende, at læringsformerne også passer til medarbejdernes individuelle læringsstile, hvilket selvfølgelig er meget forskelligt fra individ til individ.

En god metode er desuden at overveje at blande forskellige læringsformer for at opnå så effektiv udvikling som muligt. Her skal ledelsen blandt andet tage stilling til det ønskede miljø og rammer i virksomheden. Husk desuden at indramme både kort- og langsigtede målpunkter for den ønskede læringsproces.

Lær at læse effektivt

Noget af det, der kan være en tidsrøver på jobbet, er nedsat læseevne. Hvis du gerne vil optimere din effektivitet og indsats, bør du derfor lære at læse effektivt.

Det kan du enten gøre ved at tage forskellige hurtiglæsningskurser eller læse dig frem til en række brugbare værktøjer, der kan findes online, så du kan lære at være endnu mere effektiv, når du læser.

Uproduktiv

At være uproduktiv betyder, at man producerer eller frembringer mindre, end der forventes af en. Lav produktivitet kan skyldes flere ting, herunder især dårlig planlægning, dårlig koncentration eller manglende motivation. 

Oplever man problemer med lav produktivitet, er det derfor vigtigt at undersøge den bagvedliggende årsag. Måske har en medarbejder brug for mere incitament eller anerkendelse for at øge sin produktivitet, eller måske skal der bedre styr på planlægning, så man undgår en uproduktiv produktion, fordi der opstår flaskehalse.

Uddannelse og produktivitet

Det er med tiden kommet frem, at produktiviteten i Danmark er stoppet en smule. Sådan kan det også gå i virksomheder, medmindre medarbejdere investerer i et højere uddannelsesniveau.

Det er nemlig sådan, at produktivitetsforbedringerne generelt er en vigtig motivation for både vækst og velstand, hvad end det drejer sig om et samfund eller en virksomhed. Ved at investere i både uddannelse og digitale løsninger er der altid mulighed for at øge produktiviteten i en virksomhed.

Det kan derfor være vigtigt at stoppe op indimellem og evaluere på den indflydelse, hver enkelte medarbejders uddannelse har for den samlede produktivitet. Og som vi allerede har været omkring, er produktivitet en produktion per arbejdstime – desto højere produktivitet, desto mere værdi bliver produceret samtidig.

Oftest stillede spørgsmål