Den nye EU-dom om tidsregistrering helt kort
Ændringen af arbejdstidsloven blev vedtaget d. 23. januar 2024 – men er først trådt i kraft d. 1. juli 2024.
Men hvorfor skal arbejdstidsloven egentlig ændres med nye krav til tidsregistrering? Det skyldes en sag fra EU-Domstolen, hvor alle medlemsstater blev pålagt at indføre lovgivning, hvor arbejdsgivere har pligt til at registrere bl.a. medarbejderes daglige arbejdstid, så de overholder gældende hviletidsregler, maksimal ugentlig arbejdstid, pauser etc.
Du skal være særlig opmærksom på to ting i den nye lov:
- Medarbejdere kan nøjes med at registrere afvigelser fra den aftalte og/eller skemalagte arbejdstid
- Medarbejdere skal kun registrere deres samlede daglige arbejdstid – der er altså ikke krav om specificering af tidsrum eller andet
Så hvis du eller dine medarbejdere er omfattet, er der ikke krav om, at hvert sekund møjsommeligt skal registreres. Hvis den samlede daglige arbejdstid udfyldes på forhånd, skal medarbejderen kun godkende dette samt eventuelle ændringer til den præudfyldte daglige arbejdstid.
De nye regler for tidsregistrering betyder også, at du skal opdatere dine processer omkring GDPR – blandt andet den såkaldte artikel 30 fortegnelse og din databehandleraftale – ellers kan det hurtigt blive dyrt.
Det vil være et større arbejde, som kræver både opdatering og helt nye procedurer.
Skal selvstændige tidsregistrere – hvem er undtaget?
Men hvem er så egentlig omfattet af de nye lovkrav om tidsregistrering? Det er i udgangspunktet alle på det danske arbejdsmarked, men der er også undtagelser.
Disse personer er fritaget for tidsregistrering i den nye lov:
- Alle selvstændige
- Selvtilrettelæggere
- Administrerende direktører
Den nye lov er primært målrettet almindelige lønmodtagere. Det er dog vigtigt at påpege, at selvom selvstændige og CEO’s er fritaget for at skulle tidsregistrere, vil eventuelle medarbejdere typisk stadig være omfattet af de nye lovkrav.
Eksempler på fritagede medarbejdere i lovforslaget er bl.a. medarbejdere i højere ledelseslag og visse akademikere. Det er generelt personer, som har en betydelig grad af frihed og selvstændighed i udførelsen af arbejdet (selvtilrettelæggere).
Hvis du er arbejdsgiver, bør du indskærpe i medarbejdernes ansættelseskontrakter, at de har pligt til at registrere den daglige arbejdstid jf. virksomhedens arbejdstidsregistreringspolitik, og hvad manglende overholdelse kan få af konsekvenser.
Hvad er en selvtilrettelægger?
Definitionen på selvtilrettelæggere er ikke helt præcis. Der er primært to definitioner af selvtilrettelæggere. Den første er medarbejdere, som selv kan fastsætte hele arbejdstiden og træffe selvstændige beslutninger.
Den anden er gældende for medarbejdere, hvor særlige forhold i deres job gør, at arbejdstid ikke kan forudbestemmes på forhånd eller måles fuldstændigt – og de enten har en ledelsesfunktion eller kan træffe selvstændige beslutninger.
Der skal altså en del til, før du kan sige, at en medarbejder er selvtilrettelægger. Det er også nødvendigt for arbejdsgiveren at lave en individuel vurdering af hver enkelt medarbejder – det er ikke nok blot at inddele medarbejderne i kategorier og sige, at én eller flere grupper er selvtilrettelæggere.
Hvis du eller dine medarbejdere er selvtilrettelæggere
Alle selvtilrettelæggere skal enten have en ny ansættelseskontrakt eller et tillæg til den eksisterende. Hvis det ikke står i den nuværende kontrakt, er medarbejderen omfattet af reglerne og skal derfor tidsregistrere på lige fod med alle andre.
Det er nemlig et krav, at det fremgår af kontrakten, at medarbejderen er selvtilrettelægger og derfor er undtaget fra tidsregistreringsreglerne samt reglerne i arbejdstidsloven om pauser, maksimal ugentlig arbejdstid m.m.
Hent skabelon til tillæg for selvtilrettelæggere.
Du tilmelder dig samtidig vores nyhedsbrev, når du downloader skabelonen.
Politik om arbejdstidsregistrering
Hvis du ikke allerede har en politik om arbejdstidsregistrering, skal du lave en. Det er vigtigt, du bruger tid på denne, da den bl.a. er en del af dokumentationen for, at der er iværksat de nødvendige tiltag for, at reglerne i arbejdsmiljøloven og arbejdstidsloven overholdes.
Det skal din politik indeholde:
- Definition af arbejdstid (og hvad der ikke er arbejdstid)
- Hvad der skal registreres, samt hvordan og hvornår
- Sanktioner, hvis medarbejder ikke tidsregistrerer
- Hvordan virksomheden overvåger og kontrollere de registrerede data (for at sikre dokumentation for overholdelse af reglerne)
- Hvordan det sikres, at alle data er korrekte
- Sikre sig, at medarbejderne ikke overskrider reglerne om maksimal ugentlig arbejdstid, pauser etc.
Ovenstående er eksempler på, hvad en virksomheds politik om arbejdstidsregistrering skal indeholde, så virksomheden kan dokumentere, at der er iværksat tiltag, som gør, at medarbejderne kan overholde relevante regler og krav.
Medarbejdere har fx ret til mindst 11 (sammenhængende) timer dagligt uden arbejde, en maksimal arbejdsuge på 48 timer samt et ugentligt fridøgn. Læs mere.
Hent skabelon til politik om arbejdstidsregistrering via nedenstående formular. Formularen indeholder de forskellige elementer, du skal have med, samt forklarende tekst.
Arbejdstidsregistreringspolitikken er ikke et krav med den nye lov, men det er en måde at orientere medarbejdere om krav og retningslinjer for arbejdstidsregistreringen.
Hvem er ansvarlig for registrering, adgange og lagring?
Den nye lov om tidsregistrering vil lægge en større administrativ byrde på danske virksomheder. Der skal bl.a. bruges mere tid på “overvågning” og dokumentation, ligesom der skal udarbejdes helt nye processer.
- Arbejdsgivere skal sørge for adgang til system og lagring
- Arbejdsgivere skal sørge for, at medarbejderne registrerer deres daglige arbejdstid
- Medarbejdere skal registrere deres daglige arbejdstid
Timeregistreringen skal gemmes i fem år, og medarbejderne skal til enhver tid have indsigt i registreringerne. Kravet om registreringen gælder selvfølgelig ikke selvtilrettelæggere og andre, som er undtaget.
Lagring af data vil typisk ske gennem valg af system til tidsregistrering – ligesom det er tilfældet med bogføringsdata i den nye bogføringslov, hvor data gemmes i et certificeret regnskabsprogram.
Du må gerne bruge et såkaldt præ-udfyldt system, hvor timerne er noteret på forhånd – fx syv eller otte timer afhængig af, om det er med eller uden frokost. Det kræver blot, at medarbejderne enten regelmæssigt godkender timerne eller tilføjer eventuelle ændringer.
Som tommelfingerregel bør arbejdsgivere kontrollere systemet minimum hver 14. dag, mens medarbejdere indskriver eller tjekker op på deres timer mindst én gang om ugen.
Gode apps og systemer til tidsregistrering
I Dinero har vi integrationer til en række tidsregistreringssystemer, så du nemt og hurtigt kan få de to til at snakke sammen. Hvis du bruger dem, kan du nemt overføre data til dit regnskab via integrationen (kræver Dinero Pro).
Alle brancher kan bruge ovenstående systemer til at registrere tid, så det er op til dig, hvilken du vil vælge. Der kan være forskelle i processer og flows, du synes bedre om end andre.
Mange håndværkere foretrækker Ordrestyring, da den giver et nøjagtigt time- og materialeforbrug på hver enkelt opgave.
Må jeg bruge Excel til tidsregistrering?
Ja, du må gerne bruge Excel – også når den nye lov er trådt i kraft. Der er nemlig intet krav om, at du skal bruge et avanceret tidsregistreringssystem – det kan dog være en rigtig god idé ift. tidsforbrug, dokumentation og lagring af data.
Så længe du overholder de to overordnede krav om, at medarbejderne altid skal kunne se, hvordan deres arbejdstimer er registreret – og data gemmes i fem år – er det okay.
Det risikerer du, hvis du ikke overholder loven om tidsregistrering
Den nye lov om tidsregistrering indeholder ingen specifikke sanktioner mod arbejdsgivere, som ikke registrerer arbejdstiden. Men det betyder ikke, at du bare kan ignorere.
Virksomheder kan nemlig blive pålagt at betale en godtgørelse til medarbejderen, hvis arbejdstiden ikke er blevet registreret.
Det vil fx være lettere for en lønmodtager at få en godtgørelse, hvis arbejdsgiveren ikke har ført kontrol med systemet, og lønmodtageren påstår, at han fx har arbejdet for meget eller haft for lidt hviletid.
Det er lige præcis ovenstående situationer, loven forsøger at forhindre. Der kan nemlig ikke opstå tvivl om antallet af arbejdstimer, hvis de registreres løbende.
Oftest stillede spørgsmål
Ja, tidsregistrering er lovpligtigt – medmindre du er undtaget i den nye lov om tidsregistrering. Det gælder fx selvstændige og selvtilrettelæggere.
Alle lønmodtagere i Danmark skal i princippet tidsregistrere med den nye lov. Der er dog flere undtagelser, som især gælder for ledere og personer med ledelsesansvar.
Hvis du er omfattet skal du registrere din daglige arbejdstid, men det er muligt at forudfylde denne og kun tilføje ændringer til denne – hvis der er nogen.
Alle lønmodtagere har pligt til at registrere arbejdstiden ifølge de nye arbejdstidsregler. Det betyder, at du skal registrere din daglige arbejdstid. Der er dog intet krav om, at du skal specificere arbejdstiden fordelt udover dagen.
Medarbejdere kan nøjes med at registrere afvigelser fra den aftalte og/eller skemalagte arbejdstid.
En selvtilrettelægger fastsætter selv sin arbejdstid og kan træffe selvstændige beslutninger.
Du kan også være selvtilrettelægger, hvis særlige forhold i jobbet gør, at det ikke er muligt at forudbestemme arbejdstiden på forhånd eller måle den fuldstændig – samtidig med at de enten har en ledelsesfunktion eller kan træffe selvstændige beslutninger.
Selvtilrettelægger skal have et tillæg til deres ansættelseskontrakt (eller en helt ny kontrakt), hvis de skal være undtaget fra den nye lov om tidsregistrering.
Tidsregistrering er en registrering af den tid, en medarbejder bruger på arbejdsopgaver i løbet af en dag. Det kan være på specifikke opgaver, intern tid, opgaver for kunder og meget andet.
Tidsregistrering bruges især til at holde styr på den samlede tid, der er brugt på en kunde eller større opgaver, så en virksomhed får indsigt i, hvor profitabel en kunde eller et projekt er.
Først og fremmest skal du tage stilling til, hvad der betragtes som arbejdstid – og hvad der ikke betragtes som arbejdstid. Det gælder blandt andet hjemmearbejde, arbejde på kontoret og transporttid til og fra arbejdet.
Politikken bør også indeholde information om, hvordan medarbejdere registrerer, hvor de skal gøre det, hvem der kontrollerer, samt hvad konsekvenserne for manglende tidsregistrering er.
Ja, du må gerne registrere arbejdstiden på forhånd. Der er heller ikke nogen krav om at dokumentere, hvornår på dagen den registrerede arbejdstid har fundet sted.
Det vil sige, at du (som arbejdsgiver) gerne må notere timerne på forhånd og så kun redigere i dem, hvis der sker ændringer. Dette kaldes også for et præ-udfyldt system.
Hvis du vælger at bruge et præ-udfyldt system, er det særligt vigtigt, at medarbejdere regelmæssigt tilføjer ændringer (hvis der har været nogen) eller blot accepterer/godkender antallet af timer – det kan fx ske med et flueben.
Der er ikke faste regler for, hvornår arbejdsgiver skal følge op på, om medarbejderne registrerer deres arbejdstid – og om de gør det korrekt.
Men som en god tommelfingerregel bør arbejdsgivere tjekke minimum hver 14. dag, mens medarbejderne bør godkende deres timer eller lave ændringer mindst én gang om ugen.
Medarbejderne skal blot registrere deres timer (eller acceptere/opdatere ved et præudfyldt system), mens arbejdsgiveren skal holde øje med, om det er den reelle arbejdstid, der bliver registreret – samt rykke medarbejdere, der mangler at tidsregistrere.
For arbejdsgivere er det særligt vigtigt, at de gør en ekstra indsats for at få medarbejdere til at bruge systemet. Hvis de ikke gør det, risikerer de en bøde.
I loven er der ikke angivet specifikke sanktioner mod arbejdsgivere, som ikke lever op til kravene.
Men virksomheder kan alligevel blive pålagt at skulle betale en godtgørelse til medarbejderen, hvis arbejdstiden ikke er registreret.
Hvis der opstår tvivl om, hvor meget en medarbejder har arbejdet i en periode eller har haft for lidt hviletid, vil det også være lettere for medarbejderen at få en godtgørelse, hvis arbejdsgiveren ikke har ført ordentlig kontrol med systemet – og der fx mangler tidsregistrering.
Ja, det bør du, da du behandler persondata med et nyt formål – det gælder også jeres databehandleraftale, hvis I bruger et eksternt system.
Systemet og opdateringer til GDPR skal være på plads senest d. 1. juli. Du skal fx orientere din medarbejdere om registrering af deres arbejdstid inden den dato (via en privatlivsmeddelelse).