Få styr på den lovpligtige tidsregistrering – og alle undtagelser

Med ændringen til arbejdstidsloven er der kommet nye regler og krav ift. tidsregistrering i danske virksomheder. Alle lønmodtagere skal nu tidsregistrere, men der er flere undtagelser i den nye lov. GDPR-processer skal også opdateres, ligesom det bliver et krav for virksomheder at have en politik om arbejdstidsregistrering.


Den nye EU-dom om tidsregistrering helt kort

Ændringen af arbejdstidsloven blev vedtaget d. 23. januar 2024 – men den træder først i kraft d. 1. juli 2024. Du har altså lige omkring seks måneder til at få styr på det tekniske og dine procedurer.

Men hvorfor skal arbejdstidsloven egentlig ændres med nye krav til tidsregistrering? Det skyldes en sag fra EU-Domstolen, hvor alle medlemsstater blev pålagt at indføre lovgivning, hvor arbejdsgivere har pligt til at registrere bl.a. medarbejderes daglige arbejdstid, så de overholder gældende hviletidsregler, maksimal ugentlig arbejdstid, pauser etc.

Du skal være særlig opmærksom på to ting i den nye lov:

  1. Medarbejdere kan nøjes med at registrere afvigelser fra den aftalte og/eller skemalagte arbejdstid
  2. Medarbejdere skal kun registrere deres samlede daglige arbejdstid – der er altså ikke krav om specificering af tidsrum eller andet

Så hvis du eller dine medarbejdere er omfattet, er der ikke krav om, at hvert sekund møjsommeligt skal registreres. Hvis den samlede daglige arbejdstid udfyldes på forhånd, skal medarbejderen kun godkende dette samt eventuelle ændringer til den præudfyldte daglige arbejdstid.

De nye regler for tidsregistrering betyder også, at du skal opdatere dine processer omkring GDPR – ellers kan det hurtigt blive dyrt. Det vil være et større arbejde, som kræver både opdatering og helt nye procedurer.

Skal selvstændige tidsregistrere – hvem er undtaget?

Men hvem er så egentlig omfattet af de nye krav om tidsregistrering? Det er i udgangspunktet alle på det danske arbejdsmarked, men der er også undtagelser.

Disse personer er fritaget for tidsregistrering i den nye lov:

  • Alle selvstændige
  • Selvtilrettelæggere
  • Administrerende direktører

Den nye lov er primært målrettet almindelige lønmodtagere. Det er dog vigtigt at påpege, at selvom selvstændige og CEO’s er fritaget for at skulle tidsregistrere, vil eventuelle medarbejdere typisk stadig være omfattet. 

Eksempler på fritagede medarbejdere i lovforslaget er bl.a. medarbejdere i højere ledelseslag og visse akademikere. Det er generelt personer, som har en betydelig grad af frihed og selvstændighed i udførelsen af arbejdet (selvtilrettelæggere). 

Hvis du er arbejdsgiver, bør du indskærpe i medarbejdernes ansættelseskontrakter, at de har pligt til at registrere den daglige arbejdstid jf. virksomhedens arbejdstidsregistreringspolitik, og hvad manglende overholdelse kan få af konsekvenser.

Fakta

Hvad er en selvtilrettelægger?

Definitionen på selvtilrettelæggere er ikke helt præcis. Der er primært to definitioner af selvtilrettelæggere. Den første er medarbejdere, som selv kan fastsætte hele arbejdstiden og træffe selvstændige beslutninger 

Den anden er gældende for medarbejdere, hvor særlige forhold i deres job gør, at arbejdstid ikke kan forudbestemmes på forhånd eller måles fuldstændigt – og de enten har en ledelsesfunktion eller kan træffe selvstændige beslutninger.

Der skal altså en del til, før du kan sige, at en medarbejder er selvtilrettelægger. Det er også nødvendigt for arbejdsgiveren at lave en individuel vurdering af hver enkelt medarbejder – det er ikke nok blot at inddele medarbejderne i kategorier og sige, at én eller flere grupper er selvtilrettelæggere.

Hvis du eller dine medarbejdere er selvtilrettelæggere

Alle selvtilrettelæggere skal enten have en ny ansættelseskontrakt eller et tillæg til den eksisterende. Hvis det ikke står i den nuværende kontrakt, er medarbejderen omfattet af reglerne og skal derfor tidsregistrere på lige fod med alle andre.

Det er nemlig et krav, at det fremgår af kontrakten, at medarbejderen er selvtilrettelægger og derfor er undtaget fra tidsregistreringsreglerne samt reglerne i arbejdstidsloven om pauser, maksimal ugentlig arbejdstid m.m.

Hent skabelon til tillæg for selvtilrettelæggere.

"*" indikerer påkrævede felter

Du tilmelder dig samtidig vores nyhedsbrev, når du downloader skabelonen.

Politik om arbejdstidsregistrering

Hvis du ikke allerede har en politik om arbejdstidsregistrering, skal du lave en. Det er vigtigt, du bruger tid på denne, da den bl.a. er en del af dokumentationen for, at der er iværksat de nødvendige tiltag for, at reglerne i arbejdsmiljøloven og arbejdstidsloven overholdes.

Det skal din politik indeholde:

  • Definition af arbejdstid (og hvad der ikke er arbejdstid)
  • Hvad der skal registreres, samt hvordan og hvornår
  • Sanktioner, hvis medarbejder ikke tidsregistrerer
  • Hvordan virksomheden overvåger og kontrollere de registrerede data (for at sikre dokumentation for overholdelse af reglerne)
  • Hvordan det sikres, at alle data er korrekte
  • Sikre sig, at medarbejderne ikke overskrider reglerne om maksimal ugentlig arbejdstid, pauser etc.

Ovenstående er eksempler på, hvad en virksomheds politik om arbejdstidsregistrering skal indeholde, så virksomheden kan dokumentere, at der er iværksat tiltag, som gør, at medarbejderne kan overholde relevante regler og krav.

Medarbejdere har fx ret til mindst 11 (sammenhængende) timer dagligt uden arbejde, en maksimal arbejdsuge på 48 timer samt et ugentligt fridøgn. Læs mere.

Fakta

Hvem er ansvarlig for registrering, adgange og lagring?

Den nye lov om tidsregistrering vil lægge en større administrativ byrde på danske virksomheder. Der skal bl.a. bruges mere tid på “overvågning” og dokumentation, ligesom der skal udarbejdes helt nye processer.

  • Arbejdsgivere skal sørge for adgang til system og lagring
  • Arbejdsgivere skal sørge for, at medarbejderne registrerer deres daglige arbejdstid
  • Medarbejdere skal registrere deres daglige arbejdstid

Timeregistreringen skal gemmes i fem år, og medarbejderne skal til enhver tid have indsigt i registreringerne. Kravet om registreringen gælder selvfølgelig ikke selvtilrettelæggere og andre, som er undtaget.

Lagring af data vil typisk ske gennem valg af system til tidsregistrering – ligesom det er tilfældet med bogføringsdata i den nye bogføringslov, hvor data gemmes i et certificeret regnskabsprogram.

Gode apps og systemer til tidsregistrering

I Dinero har vi integrationer til en række tidsregistreringssystemer, så du nemt og hurtigt kan få de to til at snakke sammen. Hvis du bruger dem, kan du nemt overføre data til dit regnskab via integrationen (kræver Dinero Pro). 

Alle brancher kan bruge ovenstående systemer til at registrere tid, så det er op til dig, hvilken du vil vælge. Der kan være forskelle i processer og flows, du synes bedre om end andre.

Mange håndværkere foretrækker Ordrestyring, da den giver et nøjagtigt time- og materialeforbrug på hver enkelt opgave.

Må jeg bruge Excel til tidsregistrering?

Ja, du må gerne bruge Excel – også når den nye lov er trådt i kraft. Der er nemlig intet krav om, at du skal bruge et avanceret tidsregistreringssystem – det kan dog være en rigtig god idé ift. tidsforbrug, dokumentation og lagring af data.

Så længe du overholder de to overordnede krav om, at medarbejderne altid skal kunne se, hvordan deres arbejdstimer er registreret – og data gemmes i fem år – er det okay.

Oftest stillede spørgsmål

  1. Ja, tidsregistrering er lovpligtigt – medmindre du er undtaget i den nye lov om tidsregistrering. Det gælder fx selvstændige og selvtilrettelæggere.

  2. Alle lønmodtagere i Danmark skal i princippet tidsregistrere med den nye lov. Der er dog flere undtagelser, som især gælder for ledere og personer med ledelsesansvar.

    Hvis du er omfattet skal du registrere din daglige arbejdstid, men det er muligt at forudfylde denne og kun tilføje ændringer til denne – hvis der er nogen.

  3. Alle lønmodtagere har pligt til at registrere arbejdstiden ifølge de nye arbejdstidsregler. Det betyder, at du skal registrere din daglige arbejdstid. Der er dog intet krav om, at du skal specificere arbejdstiden fordelt udover dagen.

    Medarbejdere kan nøjes med at registrere afvigelser fra den aftalte og/eller skemalagte arbejdstid.

  4. En selvtilrettelægger fastsætter selv sin arbejdstid og kan træffe selvstændige beslutninger.

    Du kan også være selvtilrettelægger, hvis særlige forhold i jobbet gør, at det ikke er muligt at forudbestemme arbejdstiden på forhånd eller måle den fuldstændig – samtidig med at de enten har en ledelsesfunktion eller kan træffe selvstændige beslutninger.

    Selvtilrettelægger skal have et tillæg til deres ansættelseskontrakt (eller en helt ny kontrakt), hvis de skal være undtaget fra den nye lov om tidsregistrering.

  5. Tidsregistrering er en registrering af den tid, en medarbejder bruger på arbejdsopgaver i løbet af en dag. Det kan være på specifikke opgaver, intern tid, opgaver for kunder og meget andet.

    Tidsregistrering bruges især til at holde styr på den samlede tid, der er brugt på en kunde eller større opgaver, så en virksomhed får indsigt i, hvor profitabel en kunde eller et projekt er.

Portræt af Lasse Baagoe Hansen
Lasse Hansen Dinero
Lasse er content manager hos Dinero. Han hjælper med at gøre tunge og svære regnskabsbegreber og -regler letforståelige samt udtænker indhold, der gør regnskabet lidt lettere for dig, som gerne vil være iværksætter eller allerede er i gang med at udleve iværksætterdrømmen.

Skriv en kommentar

0 kommentarer

Gør som 0 virksomheder

Brug Danmarks mest anbefalede regnskabsprogram