Står du i den situation, at du skal ud og finde de første kontorlokaler til din voksende virksomhed, er du kommet til det rette sted. Her får du nemlig en guide til at komme godt i mål.
Vi giver dig et overblik over fordele og ulemper ved de mest brugte kontorløsninger, samt hvor og hvordan du kan finde lokaler, der passer til netop din type virksomhed. Og sidst, men ikke mindst, giver vi dig et overblik over, hvad du skal være opmærksom på, inden du skriver under.
Trin 1: Find den type kontor, der passer bedst til din virksomhed
Det første skridt er at beslutte dig for, hvilken type kontor din virksomhed skal rykke ind i. Der er flere muligheder at vælge imellem. Og der er fordele og ulemper ved dem allesammen.
Men bare rolig – guiden her skal nok hjælpe dig med at vælge den mulighed, der passer bedst til din virksomhed.
Her er tre af de mest populære løsninger for små virksomheder. Det er også en af de tre løsninger, vi anbefaler, at du gør brug af. Afhængig af din virksomheds størrelse og behov, selvfølgelig.
- Leje et kontor
- Kontorfællesskab
- Kontorhotel
Der findes selvfølgelig flere løsninger, end dem vi har nævnt her. Heriblandt at købe et kontor. Men som lille virksomhed og iværksætter er hverdagen ofte meget omskiftelig.
En uventet succes kan skabe pludselig vækst, eller et bump på vejen kan sætte det hele i dvale. Med andre ord kan der nemt ske ændringer, som kræver stor fleksibilitet.
Derfor har vi valgt at liste de tre løsninger, som vi mener, er mest fleksible for dig og din virksomhed. Og nedenfor kan du læse mere om fordelene og ulemperne ved dem hver især.
Lej et kontor
Hvis din virksomhed har +15 ansatte og ved, at den kommer til at vækste indenfor de næste to år, kan det være en god idé at leje et kontor.
I et lejet kontor er der plads til flere ansatte, men den samlede pris er også højere, end hvis du lejer dig ind i et kontorfælleskab eller i et kontorhotel.
Udover huslejen står du selv for driftsomkostninger som rengøring, kaffe til medarbejderne og den slags. Til gengæld har du også fuld selvbestemmelse over, hvilke møbler du vil have, og hvilket fysisk udtryk virksomheden har.
Fordele:
- Du får flere kvadratmeter for prisen
- Der er en høj grad af selvbestemmelse i forhold til indretning, serviceløsninger og faciliteter
- Afhængig af lokalets/lokalernes størrelse, er der plads til flere medarbejdere
Ulemper:
- Du står selv for møblering og serviceomkostninger
- Afhængig af kontrakten kan der være en lang bindingsperiode på 1-3 år
- Mange steder skal du betale 3-6 måneders depositum, hvilket kan være en stor udgift for en lille virksomhed med lav (eller endnu ingen) omsætning
At leje et kontor er den mindst fleksible løsning af de tre, vi har listet. Det er også derfor, vi anbefaler den løsning til virksomheder med lidt volumen.
Kontorfællesskab
Det kan være en god idé at vælge et kontorfællesskab, hvis du har en lille, nystartet virksomhed med 0-2 ansatte. Idéen bag kontorfællesskaber er, at flere virksomheder kan dele det samme kontor og dermed få netværk og sparring.
Derfor er det ikke ideelt til at have mange ansatte. Til gengæld er det ofte en billig og fleksibel løsning. Du vælger selv, om du vil være et sted med delte fælles faciliteter og servicer, og så er der mulighed for at få gode kontakter.
Fordele:
- Det er socialt, og der er mulighed for at møde potentielle forretningsforbindelser
- Afhængig af stedet slipper du for udgifter til møbler, wi-fi, rengøring og lignende
- Du har mere tid at bruge på din virksomhed
Ulemper:
- Huslejen er dyrere pr. kvadratmeter, end hvis du lejer et kontor
- Der er risiko for at få en plads sammen med nogen, du ikke svinger så godt med
- Der er ikke så meget selvbestemmelse i forhold til møblering og service
- Det er ikke ideelt til at være flere medarbejdere
Af de tre kontorløsninger vi har listet, er kontorfællesskabet typisk den billigste. Derfor er det også ideelt til dig, hvis du har en helt nystartet virksomhed. Og så fordi det er en god måde at udvide sit netværk på. De kolleger, du møder i kontorfællesskabet, kan ende med at blive vigtige forretningspartnere, der får din virksomhed til at vokse.
Kontorhotel
Et kontorhotel er ideelt for dig, hvis du har en mindre virksomhed, der har en forventning om hurtig vækst.
I et kontorhotel kan du ned- og opskalere pladser, som du vil. Det er meget fleksibelt. Idéen bag kontorhoteller er, at du har vigtige servicer og faciliteter til rådighed sammen med din plads.
Samtidig slipper du for serviceomkostninger, som fx rengøring, og i mange kontorhoteller indgår også en kantineordning. Til gengæld er det som regel dyrere end kontorfællesskaber.
Fordele:
- Det er fleksibelt. Der mulighed for at op- og nedskalere afhængig af medarbejdervækst
- Service er inkluderet
- Der er ofte korte bindingsperioder
Ulemper:
- Der er ikke det sociale aspekt, som i kontorfællesskaber
- Det er ofte dyrere end kontorfællesskaber
- Der er ingen selvbestemmelse i forhold til møblering og service
Selvom det er nemt og fleksibelt at leje sig ind i et kontorhotel, er det også dyrere end kontorfællesskaberne. Derfor kan det være en god løsning for dig, hvis din virksomhed har en omsætning, der kan bære det.
For i sidste ende er det din økonomi, der bestemmer, hvad du kan vælge til og fra.
Trin 2: Specificér dine behov
Når du har besluttet dig for, om du vil leje et kontor, leje dig ind i et kontorfællesskab eller benytte dig af et kontorhotel, er det tid til at finde de rigtige lokaler.
Før du går i gang med at lede efter lokaler i nærheden af dig, kommer her tre ting, som er værd at være opmærksom på, når du går på jagt:
Budget
Det lyder banalt, og det er det også. Men det er vigtigt at nævne, for det sidste, du har lyst til, er at blive nødt til at flytte igen om kort tid, fordi økonomien ikke løber rundt.
Afsæt et beløb til dit kontorbudget, og justér dine ønsker til lokaler derefter. Og husk, at hvis du lejer et kontor, kommer der driftsomkostninger oven i huslejeprisen. Det vil sige rengøring, kaffe til medarbejdere, eventuel frokostordning og så videre.
Driftsomkostningerne er ofte højere end huslejeprisen. Så det er værd at regne på, hvad din virksomhed skal bruge, hvad den kan undvære, og hvad det vil koste. Hvis du har brug for det, har FM3 lavet en beregner til netop det.
Beliggenhed
Det er vigtigt, at beliggenheden passer til din virksomheds behov. Fx hvis du, dine medarbejdere eller dine kunder skal kunne komme til virksomheden i bil, kræver det, at lokalerne er placeret tæt på parkering.
Det er især på beliggenheden, at du kan spare penge. Hvis du vælger lokaler centralt i byen, er de som regel dyrere, end hvis du kan klare dig med nogle, der ligger længere ude. Omvendt kan det være nemmere at tiltrække medarbejdere med en centralt beliggende arbejdsplads, ligesom det kan være en fordel for de af dine kunder, der fx ikke har bil.
Indretning, service og faciliteter
Er der indrettet – eller mulighed for at indrette – optimalt i forhold til arbejdsopgaverne i din virksomhed?
Hvis du har brug for storrumskontorer, nytter det ikke noget at finde et sted med mange små, separate rum. Hvilke faciliteter og servicer kan du ikke undvære? Hvis du er i tvivl, kan du få hjælp med denne tjekliste over de mest almindelige faciliteter og servicer:
Hvilke faciliteter og servicer kan du ikke undvære i dine nye lokaler?
- Toiletter
- Bad
- Wi-fi
- Mødelokaler
- Tekøkken
- Stort køkken
- Opvaskemaskine
- Kaffemaskine
- Rengøring
- Frokostordning
- Reception
- IT-udstyr
Det er vigtigt at tænke over, hvad du kan undvære, frem for hvad du ønsker dig. For der er sjældent råd til det hele i en lille virksomheds budget.
Trin 3: Find dit nye kontor
Nu er det tid til at finde de lokaler, du skal bruge. Der er forskellige tilgange til søgningen.
- Søg på nettet
- Kontakt ejendomsselskaber
- Tag ud i byen
Herunder kommer vi mere detaljeret ind på mulighederne. Og du behøver selvfølgelig ikke kun vælge én af dem.
Søg på nettet
En hurtig søgning på Google har sikkert allerede vist dig, at der er mange forskellige hjemmesider, som specialiserer sig i at udleje erhvervsejendomme.
Der findes sider, som dækker hele landet. Men hvis du vil målrette din søgning, findes der også sider, der specialiserer sig i bestemte områder.
Uanset hvad er det en god idé at bruge noget tid på at tjekke internettet for muligheder. Om det er kontorer, kontorfællesskaber eller kontorhoteller – Google has it.
Kontakt ejendomsselskaber
En anden måde at finde lokaler på er at kontakte velrenommerede ejendomsselskaber. Ofte har de specialiserede rådgivere, der kan hjælpe dig med at vælge præcis den løsning, du har brug for.
Tøv ikke med at tage kontakt – de vil gerne hjælpe.
Tag ud i byen
Nogle vælger den gode, gamle ud-i-byen-metode. Simpelthen at hoppe i bilen og tage en rolig tur i relevante omgivelser. Du kan se efter tomme bygninger, forretninger og lignende.
Finder du noget, der ser interessant ud, kan du bruge din telefon til at finde adressen, allerede mens du er derude. Og hvis du slår adressen op på tinglysning.dk, kan du finde ejeren, og så kan du med lidt detektivarbejde finde kontaktoplysninger og kontakte vedkommende på den måde.
Selvom ud-i-byen-metoden kan virke mere bøvlet end de to andre, kan det også være den, der skaffer dig den bedste aftale.
Trin 4: Inden du skriver under
Som med alle andre kontrakter er det en god idé at dobbelttjekke kontraktens vilkår, inden du accepterer dem. Erhvervslejeloven er nemlig mere fri end Lejeloven.
Det vil sige, at lejeren er mindre beskyttet, og at udlejeren har flere muligheder for at tilpasse kontrakten til sin fordel. Derfor anbefaler vi, at du tjekker den grundigt igennem, inden du skriver under. Få gerne en advokat eller anden rådgiver til at kigge den igennem også.
Her er en liste over nogle punkter, du især bør være opmærksom på:
- Hvad er bindingsperioden?
- Hvor meget skal du betale i depositum?
- Hvilken stand overtager du lejemålet i – og hvilken stand skal du efterlade lejemålet i?
- Er der udgifter ud over huslejen? Fx varme og vinduespudsning?
- Er betalingen pr. person eller pr. kvadratmeter?
- Er der tilknyttet en vicevært eller anden driftsmedarbejder til de praktiske opgaver, eller til at tilkalde hvis noget ikke virker?
Men husk, at selvom tjeklisten hjælper dig med at dobbelttjekke nogle vigtige ting i lejekontrakten, anbefaler vi altid at få en advokat eller anden rådgiver til at hjælpe. Især fordi der er så stor frihed i Erhvervslejeloven, som der er.
Oftest stillede spørgsmål