Den gode opsigelse af en medarbejder

Det er en tung beslutning at fyre en medarbejder, og det er hverken sjovt for arbejdsgiver eller medarbejder. Mange virksomheder har ikke en HR-afdeling, som kan tage sig af dette. Vi har derfor lavet en gennemgang af, hvordan du sikrer et godt forløb, hvis du skal afskedige en medarbejder.


Indlægget er en del af vores ny virksomhed-univers

At have en eller flere medarbejdere kræver mere, end de fleste er klar over. Pludselig skal du forholde dig til fx løn, planlægning, ledelse og trivsel på en anden måde. Og nogle gange skal du også forholde dig til opsigelser. 

Opsigelse af medarbejdere i små og mellemstore virksomheder

De fleste selvstændige starter deres liv som iværksættere med at være eneste mand/kvinde i virksomheden. Det betyder, at de har mange forskellige kasketter på i løbet af en enkelt arbejdsdag – de skal fx være sælger, økonomiansvarlig, lagerchef og stå for produktionen.

Det er en stor milepæl for mange selvstændige, når de har vokset sig store nok til at ansætte en medarbejder. Det kræver dog mere at have en medarbejder – og finde den/de rigtige – end de fleste nok er klar over. Du skal nemlig ikke kun tænke på, hvad det koster at ansætte en medarbejder.

Der er rigtig mange ting, du skal overveje og tage højde for. Og det kan være, at den nye medarbejder ikke var det rigtige match alligevel, eller nedgang i omsætningen betyder, at du må afskedige en god medarbejder. 

Vi tager dig gennem trinene i den gode opsigelse, så det sker på en ordentlig måde, og I begge kommer godt videre. Du får konkrete tips og tricks og sikrer dig selv og virksomheden bedst muligt.

Sidst i indlægget kommer vi omkring formalia og papirarbejde ved opsigelser, og du kan hente en gratis skabelon til et opsigelsesbrev.

Du skal altid have styr på fakta

Du skal først og fremmest have styr på fakta, når du vil opsige en medarbejder. Det gælder både før, under og efter opsigelsen. Det vigtigste er opsigelsesvarslet (som typisk fremgår af ansættelseskontrakten).

Som udgangspunkt er der ingen regler for opsigelsesvarsler, hvis medarbejderen ikke er omfattet af en overenskomst eller er funktionær – du skal dog altid overholde et eventuelt varsel nævnt i ansættelseskontrakten. For funktionærer er længden på varslet baseret på medarbejderens anciennitet. 

Det kan blive en dyr fornøjelse at lave fejl i forbindelse med afskedigelsen. Hvis du er medlem af en arbejdsgiverorganisation, kan du få hjælp til forløbet. Her kan du som regel få hjælp og rådgivning af en jurist eller ekspert på området, så du undgår dyre fejl.

Det er fx vigtigt, at du har styr på de relevante varsler og er helt skarp på love og regler, der gælder for den enkelte medarbejder. Du skal især være opmærksom, hvis du vil opsige en såkaldt “særlig beskyttet medarbejder” (fx en tillidsmand, arbejdsmiljørepræsentant eller en gravid). 

Der er flere ting, der spiller ind, når det kommer til regler, krav og jura ifm. afskedigelser. Er medarbejderen fx:

Det kan også være, at medarbejderens ansættelseskontrakt indeholder særlige vilkår eller varsler, du skal være opmærksom på. 

Det vigtigste er opsigelsesvarslet (som typisk fremgår af ansættelseskontrakten). 

En god opsigelse er baseret på grundig planlægning

Planlægning er det vigtigste, når du skal opsige en medarbejder. Derfor bør du altid undersøge og planlægge så meget som muligt. Det betyder helt konkret, at du sætter dig ned og tænker over, hvordan processen skal være, og hvad der konkret skal ske.

Spørgsmål, du bør stille dig selv, ifm. opsigelse af medarbejder:

  1. Hvornår skal opsigelsen finde sted?
  2. Hvor skal opsigelsen ske henne?
  3. Hvordan skal opsigelsen ske?
  4. Hvad skal du fortælle medarbejderen?
  5. Hvem skal være til stede ved opsigelsen?
  6. Hvilke aftaler skal du sørge for at indgå?
  7. Orientering af andre (hvem orienterer kolleger, samarbejdspartnere etc.)
  8. Opfølgning (hvordan hjælper du medarbejderen godt videre)

Ovenstående er de vigtigste ting, du bør tænke over og planlægge, inden du “går i gang med opsigelsen”. 

Generelt er det vigtigt, at du tænker over, hvad der kan være af elementer i processen, du skal have styr på, samt hvad den opsagte eventuelt skal have af vide eller har af spørgsmål.

Vi gennemgår alle otte spørgsmål i de kommende afsnit, hvor vi dykker ned i, hvad du skal være særlig opmærksom på. 

1. Hvornår skal opsigelsen finde sted?

Det lyder måske som en mindre ting at overveje, hvornår opsigelsen skal finde sted. Der er dog flere ting, som har betydning for, hvornår det giver bedst mening.

  • Skal det være en bestemt dag på ugen – fx om mandagen
  • Er der et optimalt tidspunkt på dagen – fx når medarbejderen møder på kontoret
  • Skal du være opmærksom på opsigelsestidspunkt ift. løn i kontrakten

Du bør med andre ord ikke placere samtalen, når du lige tilfældigvis har et hul i kalenderen – medmindre du selvfølgelig vurderer, at det er det bedste tidspunkt. Overvej også gerne, hvornår det bedste tidspunkt for en samtale vil være for medarbejderen.

2. Hvor skal opsigelsen ske henne?

Nu har du styr på tidspunktet. Men hvor skal selve samtalen så finde sted? Skal det være på dit kontor, i et mødelokale eller et sted ude i byen? Det er hård kost at blive opsagt, og det kan være svært at vide, hvordan personen vil reagere i øjeblikket.

Du bør tænke over, om der er et sted eller et lokale, som er passende til en opsigelse. Fx er et lydt lokale med glasvægge, hvor personen skal gå forbi alle kolleger efterfølgende, ikke det optimale valg.

3. Hvordan skal opsigelsen ske?

Dato og lokation er fastlagt, men hvordan skal selve opsigelsen egentlig foregå? Som udgangspunkt bør en opsigelse altid ske ansigt til ansigt. Der kan være (sjældne) tilfælde, hvor du er nødt til at opsige medarbejderen over telefonen eller fx Skype.

Du bør dog altid forsøge at planlægge efter at kunne ordne det ansigt til ansigt. Det giver det bedste resultat og gør samtalen mere menneskelig.

En opsigelse er ikke en sjov situation for hverken dig eller medarbejderen. Det kan være en god idé at bruge fem minutter på at forberede formuleringerne inden mødet. Så er du klar i spytte, og du ikke kludrer rundt i ordene og kommer til at sige noget forkert. 

Der vil ofte komme en eller anden udadvendt reaktion fra medarbejderen, når du har orienteret om opsigelsen. Det skal der være frihed til, og det er vigtigt, du giver plads til reaktionen. Forhold dig professionelt og åben i situationen, og giv vedkommende tid til at lade opsigelsen bundfælde sig.

En vigtig pointe ift. samtalen er, at det ikke skal være en marathon-seance. Hold det kort – det anbefales, at opsigelsessamtalen varer mellem 10-15 minutter. Ofte vil det give god mening med en kort orientering, hvorefter medarbejderen kan gå hjem og sunde sig.

4. Hvad skal du fortælle medarbejderen?

Det er svært at komme med anbefalinger til, hvad du skal fortælle medarbejderen, der skal fyres. Det kommer an på rigtig mange ting – især medarbejderens personlighed og omstændighederne omkring fyringen. 

Du bør altid indlede mødet med at fortælle, at personen skal opsiges. Det skal helst ske inden for de første minutter af samtalen, så der ikke er nogen tvivl om, hvad samtalen kommer til at handle om.

Arbejder I i en branche, hvor det er “normalt” at blive opsagt i perioder? Det er fx tilfældet for sæsonarbejdere, hvor det ofte er kutyme at blive fyret i perioder. I disse tilfælde kommer det måske som et mindre chok for medarbejderen end i en branche, hvor det ikke er “naturligt” at blive opsagt.

Du bør altid orientere om følgende:

  • Baggrunden for opsigelsen
  • Varsler (fritstilles, skal stå til rådighed, suspenderes etc.)
  • Overdragelse af opgaver
  • Hjælp til kompetenceudvikling eller outplacement-forløb
  • Hvad der skal ske/sker efter samtalen

Varsler kan være flere forskellige ting. Først og fremmest bør du gøre det klart, om medarbejderen er fritstillet med øjeblikkelig virkning, skal stå til rådighed, er suspenderet eller forventes at lave sine opgaver indtil slutningen på opsigelsesperioden. 

Kan den opsagte bruge noget/hele af arbejdstiden til at tage kurser eller tilegne sig nye kompetencer på anden vis? Vil I tilbyde et outplacement-forløb for at sikre, at medarbejderen kommer godt videre? Du bør altid orientere om dette, uanset om det er tilfældet eller ej.

Det kan være svært at bevare overblikket, når man lige har modtaget beskeden, “du er opsagt”. Derfor skal du altid fortælle, hvad der kommer til at ske efter mødet. Det gælder både på dagen samt fremadrettet. Det kan være, hvem der orienterer kollegerne, afholdelse af fratrædelsessamtale samt praktiske ting omkring fratrædelsen.

Der er også nogle ting, du aldrig bør sige til opsigelsessamtalen. “Jeg ved, hvordan du har det” og “det er jo ikke min beslutning” falder fx aldrig i god jord, da det sjældent er tilfældet og kan skabe unødig forvirring. 

Du bør også undlade at forsøge at forklare (i detaljer), hvorfor personen er opsagt. Gem dette til en eventuel fratrædelsessamtale.Den opsagte er sjældent i en position til at forholde sig til detaljerede årsager, og det kan i stedet let føre til unødige diskussioner.

5. Hvem skal være til stede ved opsigelsen?

Hvem skal være til stede til samtalen? Den direkte leder bør altid være med til mødet, men er der andre fra virksomheden, der bør være med? Hold det gerne til så få personer som muligt, da mange personer til stede kan give et forkert indtryk.

Giver det mening at invitere eventuelle tillidsrepræsentanter med til opsigelsessamtalen – og i hvilket omfang skal de i så fald inddrages i forløbet? Nogle gange kan det være et krav, at de deltager i opsigelsessamtalen.

6. Hvilke aftaler skal du sørge for at indgå?

Her er der tale om aftaler, der skal indgås under samtalen. Det vil typisk være praktiske ting, så der er styr på det, og den opsagte medarbejder ikke sidder tilbage med spørgsmål af praktisk karakter. 

Du skal blandt andet indgå aftaler om:

  • Ferieafvikling
  • Returnering af udstyr og nøgler/adgangskort
  • Overdragelse af opgaver
  • Orientering af kolleger

I bør også aftale, om der er mulighed for at bruge noget af arbejdstiden på at tage kurser eller søge job (hvis personen ikke er fritstillet eller suspenderet). 

Det er god stil at tilbyde en opfølgningssamtale. Det er en god idé kun at orientere om muligheden for denne til opsigelsessamtalen. I kan fx aftale, at den opsagte siger til, hvis denne ønsker sådan en samtale.

7. Orientering af andre (kolleger, samarbejdspartnere etc.)

Hvis der er andre personer på arbejdspladsen, skal de også orienteres. Det er en god idé at have gjort sig nogle tanker allerede før opsigelsessamtalen. Det er som regel en god idé at aftale, at du orienterer de tilbageværende kolleger kort efter mødet.

Det er vigtigt, du har overvejet, hvordan du vil kommunikere opsigelsen. Opsigelser giver ofte anledning til utryghed og frustrationer – også til de tilbageværende medarbejdere. 

Ligesom til selve samtalen er det en god idé at holde det helt kort og præcist samt sige, at du selvfølgelig stiller dig til rådighed for en snak, hvis nogen har behov for det. Det kan også være en god idé at tage en individuel samtale med alle medarbejdere om fyringen, og hvor virksomheden er lige nu.

Der er flere fordele ved at tage sig tid til at opsige og behandle en medarbejder loyalt og ordentligt. Den opsagte medarbejder vil typisk tale godt om virksomheden efterfølgende, ligesom det også skaber mindre uro blandt de tilbageværende medarbejdere.

Det kan også være, at eksterne partnere skal orienteres om fyringen. Det kan fx være, at den opsagte medarbejder har været bindeled mellem virksomheden og en ekstern partner. Transparens overfor partnere giver som regel mindre anledning til uro og sure opstød.

8. Opfølgning (hvordan hjælper du medarbejderen godt videre)

Opsigelsen har nu fundet sted, og medarbejderen er opsagt. Men dit arbejde stopper ikke her. Du bør altid forsøge at afslutte forholdet så godt som muligt.

Det kan du gøre på flere måder – det afhænger selvfølgelig også af den opsagtes ønsker og situationen.

Hvis du gerne vil tilbyde opkvalificering eller tid til kurser, bør du have gjort dig nogle tanker om dette, inden du tager den første snak med medarbejderen. Det kan godt være, at det først er til opfølgningssamtalen, I skal snakke om det, men det kan være, at medarbejderen allerede spørger ind til det ved opsigelsessamtalen. 

Hav styr på formalia og papirarbejdet

Det er vigtigt, at du opsiger medarbejderen skriftligt, selvom der ikke er noget krav om det. Det gør det nemt for dig at dokumentere alt omkring opsigelsen – og medarbejderen har samtidig dokumentation på, at denne fx kan bruge arbejdstid til opkvalificering og kurser.

Det skal en opsigelse indeholde:

  • Besked om opsigelse af medarbejderen
  • Opsigelsesvarslet
  • Hvornår opsigelsesvarslet udløber (og medarbejderen derfor fratræder)
  • Underskrifter (din og den opsagtes)

Som vi skrev tidligere, er det vigtigt, at du har styr på alt det juridiske omkring opsigelsen, inden du indkalder til samtale. Du skal især være opmærksom på, om medarbejderen har en særlig beskyttelse i forhold til opsigelse. 

Forhold, hvor medarbejdere kan påberåbe sig særlig beskyttelse:

Ovenstående liste er ikke udtømmende – se komplet liste hos DI

Det er ikke umuligt at afskedige en person, som er omfattet af ét eller flere af ovenstående forhold. Det stiller dog nogle krav til begrundelsen. Den skal være saglig/faglig og må ikke være pba. forholdet (fx en graviditet eller en høj alder). 

Hvis du vil afskedige en tillidsrepræsentant, skal der foreligge tvingende årsager. De har nemlig en særlig beskyttelse mod opsigelse.

Hent en skabelon til opsigelsesbrev

Vi har lavet en skabelon til et opsigelsesbrev, du kan hente og bruge, hvis du skal opsige en medarbejder. Den indeholder de grundlæggende ting; navn, varsel, fratrædelsesdato samt tilbagelevering af fx nøgler og telefon. Hvis det er relevant, bør du selv inkludere følgende:

  • Ophør og eventuel aflevering af personalegoder
  • Outplacement-forløb
  • Mulighed for fratrædelsesordning

Du tilmelder dig samtidig vores nyhedsbrev, når du indtaster din mail og downloader skabelonen.

Skabelonen har alene til formål at illustrere, hvordan en opsigelse kan se ud og er ikke juridisk rådgivning. Den skal altid tilpasses de konkrete omstændigheder og lovgivning hvorunder den anvendes. Visma Dinero påtager sig intet ansvar for skabelonen og anvendelsen af den. Anvendelsen af skabelonen sker således på eget ansvar.

Søg rådgivning, hvis du er i tvivl

Hvis du er det mindste i tvivl, bør du søge rådgivning. På den måde sørger du for at sætte dig selv i den i den bedst mulige situation, når du skal opsige en medarbejder.

En opsigelse er en kompliceret størrelse, hvor der typisk er mange følelser i spil. Du kan undgå mange af de klassiske faldgruber med god planlægning, men det kan være nødvendigt med rådgivning fra en specialist.

Oftest stillede spørgsmål

  1. En opsigelse skal indeholde besked om opsigelsen, varslet (og hvornår det udløber) samt underskrift af leder og opsagte medarbejder.

  2. Ja, det kan de i udgangspunktet godt. Dog har nogle medarbejdere særlig beskyttelse, så kravene for at opsige dem er skærpet. Det drejer sig fx om tillidsrepræsentanter, gravide og handikappede.

Portræt af Lasse Baagoe Hansen
Lasse Hansen Dinero
Lasse er content manager hos Dinero. Han hjælper med at gøre tunge og svære regnskabsbegreber og -regler letforståelige samt udtænker indhold, der gør regnskabet lidt lettere for dig, som gerne vil være iværksætter eller allerede er i gang med at udleve iværksætterdrømmen.

0 kommentarer

Skriv en kommentar

Gør som 0 virksomheder

Brug Danmarks mest anbefalede regnskabsprogram