Hvad er et udlæg?
Udlæg kan betyde flere ting på dansk, men det er primært relateret til økonomi og juridiske processer. Det kan være en virksomhedsudgift, som er betalt af en medarbejder (fx transport eller mad), som skal refunderes. Det er fokus i denne tekst.
De officielle betydninger på ordnet.dk er:
- inddragelse af (en del af) en skyldners løn, formue eller ejendele for at kreditoren kan få sit tilgodehavende
- udgift, som man i første omgang betaler, men senere får dækket af den som skal afholde udgiften
- (forløbet af) den indledende del, fx de første minutter, af nogens indsats i en sportskonkurrence, en koncert eller lignende
- det at realisere et aktiv i et bo (med henblik på fordeling af arven); det at tildele en arving (dele af) et bo.
Vi koncentrerer os om betydning nr. 2 – specifikt i en erhvervskontekst. Ordet kommer af, at man lægger ud for noget – og derfor også skal have refusion af udlægget senere.
Hvis en medarbejder fx ikke har et virksomhedskort og skal til konference, er det ofte en nem løsning at lade medarbejderen lægge ud for alle udgifter for så at få dem refunderet. Det kaldes også nogle gange for et medarbejderudlæg.
Udlæg for virksomhed kræver dokumentation
Private udlæg for en virksomhed er i udgangspunktet ikke noget problem, så længe der er ordentlig dokumentation for udlæggene.
- Medarbejder betaler en udgift (frokost, materialer, hotel etc.)
- Medarbejder gemmer kvitteringer (bilag) og beder virksomhed om refusion
- Virksomhed refunderer pengene med en almindelig overførsel
Det er vigtigt at pointere, at det altid er udlæg efter regning, når det kommer til virksomheder, da arbejdsgiver skal kunne dokumentere udgiften.
| Situation | Guide til bogføring |
| Ejer i en personligt ejet virksomhed har lavet udlæg | Hvis du ejer fx en enkeltmandsvirksomhed, PMV eller I/S, og du selv har lavet et udlæg. Se guide. |
| Medarbejder i personligt ejet virksomhed har lavet udlæg | Hvis du ejer fx en enkeltmandsvirksomhed, PMV eller I/S, og en medarbejder har lavet et udlæg. Se guide. |
| Ejer/medarbejder har lavet udlæg i et selskab | Hvis ejer eller medarbejdere i fx et ApS eller A/S har lavet et udlæg. Se guide. |
| Forening eller et medlem har lavet et udlæg. | Hvis foreningen eller et medlem af foreningen laver et udlæg. Se guide. |
Det er ikke en fejl, at guiden til medarbejders udlæg i en personligt ejet virksomhed, sender dig hen til guiden for udlæg af ansatte og ejere af et selskab. Guiden er nemlig for alle, der har ansatte og skal refundere udlæg.
Refusion af udlæg ved omkostninger før start af virksomhed
Du kan i udgangspunktet få fradrag for omkostninger, der er opstået før oprettelsen af virksomheden – typisk op til seks måneder før. Læs mere.
Viderefakturering af udlæg – bogføring og moms
Når vi snakker om viderefakturering af udlæg, er det i situationer, hvor en virksomhed har lagt ud for en udgift, der reelt set ikke er virksomhedens egen – og derfor skal sendes videre til en kunde, partner, medarbejder etc.
Disse forudsætninger skal være opfyldt for, at der er tale om et udlæg til viderefakturering:
- Bilaget skal være købt og stå i din kundes navn
- Der må ikke være en gevinst på dit udlæg
- Kunden skal have de originale bilag (en kopi af bilagene skal gemmes – fx i Dinero)
Du skal kunne dokumentere aftalen med kunden, fx via et tilbud, en kontrakt eller en mail. Du må ikke pakke et udlæg ind i en samlet pris – her er der i stedet typisk tale om et gebyr, som er et særskilt honorar.
Typisk situationer, hvor udlæg bliver viderefaktureres
- Udlæg i kundesager (konsulent/projekt)
- Offentlige gebyrer og registreringer
- Betaling på vegne af leverandør eller samarbejdspartner
- Medarbejderudlæg, der skal sendes videre til kunde
- I koncerner (mellem selskaber)
- Arrangementer og events
Ovenstående er ikke en udtømmende liste, og det er vigtigt at sige, at reglerne og processen for de forskellige ikke nødvendigvis er ens.
Der skal ikke moms på udlæg til viderefakturering, hvis det overholder ovenstående forudsætninger.
Hvis det ikke gør det – fx købt i dit navn i stedet for kundens – skal det bogføres med moms, da det i stedet betragtes som et almindeligt vare- og ydelseskøb. Hvis købet er uden moms, kan du dog godt viderefakturere uden moms.
Der skal altid moms på viderefakturering af kørsel. Egentlig betragtes kørsel ikke som et udlæg til viderefakturering, men blot en ydelse, du sælger. Du aftaler selv den endelige pris med kunden, men du kan med fordel bruge taksterne her.
Bogføring af udlæg, som skal viderefaktureres
Omkostninger, som du har lagt ud for, men egentlig skulle være betalt af din kunde, kalder man et udlæg til viderefakturering. Sådan bogfører du.
Der er forældelsesfrist på udlæg
Ja. En virksomheds forpligtelse til at tilbagebetale udlæg er et pengekrav, og det er derfor omfattet af forældelsesloven. Virksomhedens forpligtelse til at betale et udlæg forældes som udgangspunkt efter tre år, regnet fra det tidspunkt hvor:
- medarbejderen/kunden kunne kræve udlægget betalt
- udlægget er dokumenteret (fx med bilag)
Hvis virksomheden ikke har betalt eller anerkendt kravet inden for fristen, kan virksomheden afvise betaling med henvisning til forældelse.
Hvis virksomheden har en politik som fx: “Udlæg skal indsendes senest 30/60/90 dage”, er det en intern frist, ikke en forældelsesfrist. Juridisk set kan kravet stadig bestå i op til tre år, medmindre fristen er aftalt kontraktligt og er gyldig, eller kravet bortfalder efter overenskomst.
En forældelsesfrist kan også blive afbrudt (nulstillet). Det sker fx hvis, virksomheden anerkender kravet (skriftligt eller ved delvis betaling), beder om yderligere dokumentation eller lover at betale senere. I disse tilfælde starter en ny 3-årig frist.
Oftest stillede spørgsmål
Udlæg er en udgift, som en person eller virksomhed betaler på vegne af en anden og senere får refunderet.
Udlæg betyder, at du midlertidigt lægger penge ud for en udgift, som reelt tilhører en anden.
Udlæg bogføres som en midlertidig gæld og omkostning, hvis der er tale om fx et medarbejderudlæg.
Som selvstændig skal du gemme bilag, bogføre udlæg korrekt og sørge for refusion eller viderefakturering.
Et privat udlæg er, når en privatperson betaler en udgift på vegne af en virksomhed – som senere skal refunderes af virksomheden.
Refusion af udlæg er tilbagebetaling af det beløb, som er lagt ud på vegne af en anden – fx når en virksomhed refunderer en medarbejders udlæg.
Var denne artikel nyttig?