Ny lov om kasseapparat med krav om digital salgsregistrering fra 1. januar 2024

Digitalt kasseapparat, POS-system og salgsregistreringssystem. Kært barn har mange navne. Fælles for dem alle er, at de skal leve op til en række krav i den nye lov om kasseapparat, hvis du vil undgå bøder.

Er dit system klar til kravene i ny lov om kasseapparat?

Fra 1. januar 2024 bliver det lovpligtigt at bruge et digitalt salgsstyringssystem – som lever op til nye lovkrav i momsbekendtgørelsen. Som standard består de fleste systemer af en skærm (der fungerer som et kasseapparat), som er forbundet til en pengeskuffe, printer og betalingsterminal.

Det gælder dog ikke alle virksomheder. De nye krav gælder nemlig kun virksomheder med en omsætning under 10 mio. kr. inden for disse brancher:

  • Restauranter
  • Købmænd og døgnkiosker
  • Pizzeriaer, grillbarer, isbarer m.m.
  • Caféer, værtshuse, diskoteker m.m.

Det er alle typer salg, der skal kunne registreres, hvis systemet skal leve op til kravene i den nye lov om kasseapparat. Du skal nemlig kunne registrere salg betalt med digitale betalingsmidler (fx kortbetaling og MobilePay), kontant betaling og online-salg via egen hjemmeside og online-portaler (fx Just Eat og Foodora).

Det er også et krav, at virksomheden har et OCES-certifikat (Offentlige Certifikater til Elektronisk Service). Du skal nemlig “skrive under” med certifikatet, hvis Skattestyrelsen beder om en XML-fil fra dit kasseapparat. 

Bøderne stiger hver gang

Det er dit ansvar at sørge for, at dit salgsregistreringssystem lever op til kravene. Skattestyrelsen laver løbende kontrolbesøg – og du får en bøde, som stiger med 10.000 kr., hver gang, du ikke overholder kravene.

Bødetakster:

  1. besøg: 10.000 kr.
  2. besøg: 20.000 kr.
  3. besøg: 30.000 kr.

Du risikerer også dagbøder på min. 1.000 kr. pr. dag, indtil du overholder kravene i ny lov om kasseapparat.

Sådan tjekker du, om dit digitale salgsregistreringssystem lever op til de nye krav

Der er helt konkret 15 tekniske krav, dit digitale registreringssystem skal leve op til, hvis det skal overholde kravene i ny lov om kasseapparat. 

    1. Skal kunne registrere (logge) alle handlinger i en elektronisk journal

    Hver eneste handling i systemet skal registreres i den elektroniske journal – alt skal med andre ord logges. 

    Transaktionsdata i journalen skal signeres digitalt med et OCES-certifikat (som også er et krav at have/få for virksomhederne). Certifikatet identificerer virksomheden eller leverandøren af det digitale salgsregistreringssystem. Det er med til at sikre, at integriteten af data i journalen kan verificeres ved en eventuel kontrol.

    1. Den elektroniske journal skal indeholde samme oplysninger som kassebonen

    Indholdet i den elektroniske journal skal være det samme, som fremgår af en forenklet faktura eller kassebon til kunden. 

    Den elektroniske journal skal for hver transaktion også indeholde:

    • Den erhvervsdrivendes CVR-nummer
    • Et fortløbende transaktionsnummer, der er unikt for den erhvervsdrivende (pr. CVR-nummer)
    • Tidspunkt for købets start og slut/afbrydelse
    • Betalingsmetoden
    • Serienummeret på det digitale salgsregistreringssystem, som identificerer systemet

    Der er altså en række krav om, hvad den elektroniske journal skal indeholde for at leve op til reglerne.

    1. SAF-T skal være standard filformatet

    Det skal være muligt at lave en SAF-T-fil direkte fra den elektroniske journal. 

    SAF-T (Standard Audit File – Tax) er en OECD-standard, som Skatteforvaltningen har valgt som standard-filformat ved indrapportering af salgsregistreringsdata.

    1. Filen skal kunne overføres digitalt eller læses på almindelig tilgængelige elektroniske medier

    Når du laver en fil fra den elektroniske journal i dit digitale salgsregistreringssystem, skal det kunne “udlæses” på almindelig tilgængelige elektroniske medier eller på anden vis kunne overføres digitalt til myndighederne, hvis de beder om det – fx i forbindelse med en kontrol.

    1. Salgsregistreringssystemet skal kunne danne en Z-rapport

    Dit digitale kasseapparat skal kunne danne en Z-rapport med dagens omsætning, der (efter registrering i den elektroniske journal) nulstiller salgstællerne m.m.

    1. Dit digitale kasseapparat skal kunne danne en X-rapport

    Systemet skal kunne lave en opgørelse over omsætningen, der dækker perioden fra sidst, systemet lavede en Z-rapport, og indtil X-rapporten dannes.

    1. Systemet skal automatisk registrere betaling med digitale betalingsmidler

    Alle digitale betalinger skal automatisk registreres i den elektroniske journal jf. reglerne i den nye lov om kasseapparat. 

    Det betyder mere konkret, at hvis du tilbyder mulighed for digital betaling med fx betalingskort og mobilbetaling, skal betalingsmidlerne være koblet op til salgsregistreringssystemet, så betalingen automatisk registreres.

    1. Skal kunne registrere salg opdelt efter anvendt betalingsform

    Salgsregistreringssystemet skal kunne separere og vise totalsalget for hver af de anvendte betalingsmidler. Det skal med andre ord kunne separere og vise totalsalg for kontantbetaling, kortbetaling, mobilbetaling m.m.

    1. Systemet har indbygget dato og ur

    Et godkendt digitalt kasseapparat skal have indbygget ur og dato, som er justeret i forhold til dansk normaltid – og alle justeringer af tidsangivelse skal registreres i den elektroniske journal

    1. Kasseapparatet skal have tilknyttet en printerfunktion

    Den nye lov om kasseapparat kræver, at der er tilknyttet en printerfunktion til kasseapparatet. Den skal bl.a. kunne bruges til at udskrive forenklede fakturaer og kasseboner, hvis virksomheden ikke kan sende kassebonen digitalt til et system godkendt af kunden.

    1. Det digitale kasseapparat skal kunne udskrive en kassebon, som skelner mellem positive og negative beløb

    Kasseapparatet skal på forlangende kunne udskrive en kassebon, hvor der klart skelnes mellem positive og negative beløb. Kravet vil også være opfyldt, hvis kasseapparatet kan sende kassebonen digitalt til et system, som kunden på forhånd har accepteret.

    1. Det skal være muligt at registrere salg separat for hver sælger

    Da der ofte er flere sælgere, som benytter samme kasseapparat, er der i ny lov om kasseapparat et krav om, at det skal kunne registrere transaktioner og totaler for hver sælger separat – det gælder bl.a. salgets størrelse og betalingsmiddel.

    1. Det skal være muligt at markere på kassebonen, hvis der er tale om en “testbon”

    Det skal være muligt at danne kasseboner, som tydeligt er markeret med fx “Undervisning – IKKE GYLDIG” eller “Ikke gyldig – test”, så de ikke forveksles med rigtige kasseboner. 

    Det er fx relevant ifm. undervisning af nye medarbejdere og lignende registreringer uden et reelt salg.

    1. Det digitale kasseapparat skal have en kasseskuffe til opbevaring af kontanter

    Alle virksomheder, der modtager kontanter jf. lov om betalinger §81, stk. 1, skal have et salgsregistreringssystem, som er udstyret med:

    • En kasseskuffe til opbevaring af kontanter
    • Mulighed for vekselkasse (opgørelse over seddel- og mønttyper)

    Hvis dit nuværende system ikke har det, kan du høre, om det er muligt at få hos din nuværende leverandør.

    1. Det må ikke være muligt at tilføje, redigere eller slette i den elektroniske journal

    Dit kasseapparat må ikke have funktioner, som gør det muligt at tilføje, redigere eller slette oplysninger. Systemet må heller ikke integreres eller kobles sammen med software eller hardware, som gør det muligt at tilføje, redigere eller slette oplysninger i journalen.

    Opbevarer du den elektroniske journal hos en tredjepart, skal kravene i punkt 2-15 ligeledes være opfyldt.

Vær opmærksom på, at du ikke nødvendigvis skal ud og investere i et helt nyt system. Nogle systemer kræver blot en opdatering med ny software for at lave op til reglerne i ny lov om kasseapparat.

Sammenligning af de bedste kassesystemer til den nye lov

Som du kan se, er der mange krav til dit kasseapparat. Der er dog en nem måde at leve op til reglerne. Hvis du ikke allerede bruger et system fra en godkendt leverandør, anbefaler vi, at du vælger et, som automatisk overholder alle regler og krav i ny lov om kasseapparat.

Ligesom du automatisk overholder alle regler og krav i den nye bogføringslov, hvis du bruger Dinero, vil du på samme måde overholde de 15 tekniske krav til digitale salgssystemer, hvis du sørger for at vælge et system/kasseapparat, der er “godkendt”. 

Vi har lavet en praktisk oversigt over de bedste kassesystemer, du med fordel kan bruge til at vælge et nyt salgsregistreringssystem. Nedenfor kan du også se udvalgte systemer, ligesom vi har listet alle POS-integrationer i Dinero sidst i indlægget.

Integrer dit kasseapparat med dit regnskabsprogram

Du kan nemt integrere dit kasseapparat med Dinero, så tallene automatisk sendes over i regnskabsprogrammet og bogføres. Vi har integrationer til de fleste POS-systemer, så du kan få dit salgsregistreringssystem og regnskabsprogram til at tale samme sprog på ingen tid.

POS-integrationer med Dinero

Oftest stillede spørgsmål

  1. Det er ikke sikkert, det er nødvendigt at udskifte dit nuværende system for at leve op til ny lov om kasseapparat. Nogle systemer kan nemlig komme til at leve op til de nye regler med en software-opdatering.

    Hvis du er det mindste i tvivl, anbefaler vi, at du kontakter din leverandør for at høre, om det kan klares med en opdatering af softwaren, eller om du skal investere i et nyt digitalt salgsregistreringssystem.

  2. Der er 15 tekniske krav, dit system skal overholde for at leve op til de nye regler og krav. Her stilles der bl.a. krav til en elektronisk journal med al relevant data og et OCES-certifikat samt muligheden for at danne Z- og X-rapporter.

    Skattestyrelsen har lavet en oversigt over de tekniske krav, ligesom du finder dem på denne side.

  3. Et OCES-certifikat er udstedt til virksomheden og bruges til at identificere virksomheden og leverandøren af systemet. I forbindelse med ny lov om kasseapparat bruges det til at signere en XML-fil fra dit digitale salgsregistreringssystem, som du skal kunne danne på forlangende.

  4. Der er både bøder for hvert besøg, hvor kravene ikke er opfyldt, samt dagbøder, der løber for hver dag, kasseapparatet ikke lever op til kravene til et digitalt salgsregistreringssystem.

    Bøden for første kontrolbesøg, hvor kravene ikke er opfyldt, er på 10.000 kr. (og stiger med 10.000 pr. besøg), mens dagbøderne er på minimum 1.000 kr. pr. dag.

  5. Det kan være irriterende og bøvlet at skulle udskifte et system, men der er også flere potentielle fordele ved det.

    Fx er der en lang række nye funktioner, som vil gøre det meget nemmere at drive din forretning:

    • Integreret lagerstyring, så du nemt kan holde styr på varebeholdningen
    • Integration til dit regnskabsprogram, så regnskabet kan klares nemt og hurtigt
    • QR-koder, så kunder kan betjene sig selv

    Derudover kan fx restauranter og caféer fx også få mulighed for online bordbestilling og en grafisk bordplan, som gør dagligdagen meget nemmere.

    Kort sagt vil der sandsynligvis også være flere fordele ved at skifte system i forbindelse med ny lov om kasseapparat.

Gør som 0 virksomheder

Brug Danmarks mest anbefalede regnskabsprogram