- Skal kunne registrere (logge) alle handlinger i en elektronisk journal
Hver eneste handling i systemet skal registreres i den elektroniske journal – alt skal med andre ord logges.
Transaktionsdata i journalen skal signeres digitalt med et OCES-certifikat (som også er et krav at have/få for virksomhederne). Certifikatet identificerer virksomheden eller leverandøren af det digitale salgsregistreringssystem. Det er med til at sikre, at integriteten af data i journalen kan verificeres ved en eventuel kontrol.
- Den elektroniske journal skal indeholde samme oplysninger som kassebonen
Indholdet i den elektroniske journal skal være det samme, som fremgår af en forenklet faktura eller kassebon til kunden.
Den elektroniske journal skal for hver transaktion også indeholde:
- Den erhvervsdrivendes CVR-nummer
- Et fortløbende transaktionsnummer, der er unikt for den erhvervsdrivende (pr. CVR-nummer)
- Tidspunkt for købets start og slut/afbrydelse
- Betalingsmetoden
- Serienummeret på det digitale salgsregistreringssystem, som identificerer systemet
Der er altså en række krav om, hvad den elektroniske journal skal indeholde for at leve op til reglerne.
- SAF-T skal være standard filformatet
Det skal være muligt at lave en SAF-T-fil direkte fra den elektroniske journal.
SAF-T (Standard Audit File – Tax) er en OECD-standard, som Skatteforvaltningen har valgt som standard-filformat ved indrapportering af salgsregistreringsdata.
- Filen skal kunne overføres digitalt eller læses på almindelig tilgængelige elektroniske medier
Når du laver en fil fra den elektroniske journal i dit digitale salgsregistreringssystem, skal det kunne “udlæses” på almindelig tilgængelige elektroniske medier eller på anden vis kunne overføres digitalt til myndighederne, hvis de beder om det – fx i forbindelse med en kontrol.
- Salgsregistreringssystemet skal kunne danne en Z-rapport
Dit digitale kasseapparat skal kunne danne en Z-rapport med dagens omsætning, der (efter registrering i den elektroniske journal) nulstiller salgstællerne m.m.
- Dit digitale kasseapparat skal kunne danne en X-rapport
Systemet skal kunne lave en opgørelse over omsætningen, der dækker perioden fra sidst, systemet lavede en Z-rapport, og indtil X-rapporten dannes.
- Systemet skal automatisk registrere betaling med digitale betalingsmidler
Alle digitale betalinger skal automatisk registreres i den elektroniske journal jf. reglerne i den nye lov om kasseapparat.
Det betyder mere konkret, at hvis du tilbyder mulighed for digital betaling med fx betalingskort og mobilbetaling, skal betalingsmidlerne være koblet op til salgsregistreringssystemet, så betalingen automatisk registreres.
- Skal kunne registrere salg opdelt efter anvendt betalingsform
Salgsregistreringssystemet skal kunne separere og vise totalsalget for hver af de anvendte betalingsmidler. Det skal med andre ord kunne separere og vise totalsalg for kontantbetaling, kortbetaling, mobilbetaling m.m.
- Systemet har indbygget dato og ur
Et godkendt digitalt kasseapparat skal have indbygget ur og dato, som er justeret i forhold til dansk normaltid – og alle justeringer af tidsangivelse skal registreres i den elektroniske journal
- Kasseapparatet skal have tilknyttet en printerfunktion
Den nye lov om kasseapparat kræver, at der er tilknyttet en printerfunktion til kasseapparatet. Den skal bl.a. kunne bruges til at udskrive forenklede fakturaer og kasseboner, hvis virksomheden ikke kan sende kassebonen digitalt til et system godkendt af kunden.
- Det digitale kasseapparat skal kunne udskrive en kassebon, som skelner mellem positive og negative beløb
Kasseapparatet skal på forlangende kunne udskrive en kassebon, hvor der klart skelnes mellem positive og negative beløb. Kravet vil også være opfyldt, hvis kasseapparatet kan sende kassebonen digitalt til et system, som kunden på forhånd har accepteret.
- Det skal være muligt at registrere salg separat for hver sælger
Da der ofte er flere sælgere, som benytter samme kasseapparat, er der i ny lov om kasseapparat et krav om, at det skal kunne registrere transaktioner og totaler for hver sælger separat – det gælder bl.a. salgets størrelse og betalingsmiddel.
- Det skal være muligt at markere på kassebonen, hvis der er tale om en “testbon”
Det skal være muligt at danne kasseboner, som tydeligt er markeret med fx “Undervisning – IKKE GYLDIG” eller “Ikke gyldig – test”, så de ikke forveksles med rigtige kasseboner.
Det er fx relevant ifm. undervisning af nye medarbejdere og lignende registreringer uden et reelt salg.
- Det digitale kasseapparat skal have en kasseskuffe til opbevaring af kontanter
Alle virksomheder, der modtager kontanter jf. lov om betalinger §81, stk. 1, skal have et salgsregistreringssystem, som er udstyret med:
- En kasseskuffe til opbevaring af kontanter
- Mulighed for vekselkasse (opgørelse over seddel- og mønttyper)
Hvis dit nuværende system ikke har det, kan du høre, om det er muligt at få hos din nuværende leverandør.
- Det må ikke være muligt at tilføje, redigere eller slette i den elektroniske journal
Dit kasseapparat må ikke have funktioner, som gør det muligt at tilføje, redigere eller slette oplysninger. Systemet må heller ikke integreres eller kobles sammen med software eller hardware, som gør det muligt at tilføje, redigere eller slette oplysninger i journalen.
Opbevarer du den elektroniske journal hos en tredjepart, skal kravene i punkt 2-15 ligeledes være opfyldt.