Når du sælger varer og ydelser, skal du helst få noget retur for dit arbejde, normalt i form af en betaling. Men hvad kræves der egentlig af dokumentation i den forbindelse?
Om din kunde betaler med en bankoverførsel, et kreditkort gennem et betalingssystem, via MobilePay eller med kolde kontanter, er der nogle specifikke krav til din dokumentation, som vi her skal kigge nærmere på.
Mange tror, uheldigvis, at de fx kan modtage penge via MobilePay, og så er alt i orden. Og det er jo sådan set også fint at modtage penge derigennem – men er det nu også nok?
Men hvad skal en faktura indeholde? For at svare på det spørgsmål skal vi først kigge på kravene, når vi sælger noget.
Fakturakrav
Helt generelt skal vi have fat i Skattestyrelsen og lovens krav til vores fakturering. En faktura skal nemlig indeholde nogle specifikke ting, som er fastsat for os.
Hvis du skriver en enkeltstående faktura på større beløb og til virksomheder, skal du kigge under fuld faktura.
Skriver du i stedet mange mindre fakturaer, handler mest med private eller driver fysisk forretning, skal du kigge på forenklet faktura og kassebon.
Fuld faktura
Som udgangspunkt skal alle salg dokumenteres ved en fuld faktura. Der findes dog undtagelser, som jeg gennemgår i punktet om forenklet faktura og kasseboner nedenfor.
For at dokumentere salget skal vores faktura indeholde:
- Udstedelsesdato, også kaldet fakturadato. Denne må ikke frem- eller tilbagedateres. Det skal være den dato, fakturaen udstedes til kunden
- Fortløbende nummer, der bygger på én eller flere serier, og som identificerer fakturaen
- Sælgers momsregistreringsnummer (CVR-nr. eller SE-nr.)
- Sælgers navn og adresse
- Købers navn og adresse
- Mængden og arten af de leverede varer eller omfanget og arten af de leverede ydelser
- Datoen, hvor levering af varerne eller ydelserne foretages eller afsluttes, forudsat en sådan dato er forskellig fra fakturaens udstedelsesdato (fakturadato)
- Momsgrundlaget, pris pr. enhed uden afgift, eventuelle prisnedslag, bonus og rabatter, hvis disse ikke er indregnet i pris pr. enhed
- Gældende momssats. Det gælder også, hvis denne er 0% på fx momsfritagede varer og ydelser
- Momsbeløbet, der skal betales
Dinero holder styr på stort set alle fakturakrav for dig, når du laver en faktura i vores system. Bruger du et andet regnskabsprogram, vil det typisk også være tilfældet.
Laver du i stedet fakturaen i Excel eller lignende, er det med at holde tungen lige i munden for at sikre, at alle krav overholdes.
Forenklet faktura og kassebon
Nogle gange er det upraktisk at skulle oplyse alle disse ting, hvis du f.eks. står med en kunde i en butik. Hvis du vil undgå dette, kan du i stedet udstede en forenklet faktura eller en kassebon. Det kræver dog, at der sælges for under 3.000 kroner.
Hvis fakturaens total er under 3.000, kan du nemlig nøjes med at lave en forenklet faktura, som skal indeholde:
- Virksomhedens navn og adresse
- Virksomhedens registreringsnummer (CVR-nr. eller SE-nr.)
- Fortløbende nummer (fakturanummer)
- Udstedelsesdato (fakturadato)
- Mængden og arten af de leverede varer/omfanget eller arten af de leverede ydelser
- Det samlede omsætningsbeløb og momsbeløbets størrelse
Og sælger du primært til private kunder, kan du udstede en kassebon, som skal indeholde:
- Virksomhedens navn eller registreringsnummer (CVR-nr. eller SE-nr.)
- Udstedelsesdato
- Leverancens art
- Momsbeløbets størrelse
Der er altså stadig mange af de samme krav om at oplyse navn og/eller CVR-nummer, hvad vi har solgt og momsbeløbet. Men vi slipper for at indsamle en masse oplysninger om vores kunde, såsom deres navn og adresse.
Kasseboner kender du sikkert fra almindelig indkøb, hvor der står, hvad vi har købt, og hvor meget moms der er på købet.
Der findes som altid undtagelser. Hvis du sælger til en virksomhed, kan de fx altid bede om en fuld faktura fra dig. Resten af undtagelserne kan du læse om i den juridiske vejledning.
Faktura eller betalingsbekræftelse?
Hvis vi går tilbage til vores indledende spørgsmål; om en overførsel via MobilePay er dokumentation nok. Nu, vi kender kravene, er det så det? Nej vel.
En MobilePay-overførsel siger ikke noget om leverancens art eller momsbeløbets størrelse. Det er trods alt begge dele krav – selv de allermest simple i forbindelse med fx en kassebon.
Er vi påkrævet at udstede en forenklet eller fuld faktura, ligger vi faktisk langt fra kravene med sådan en overførsel alene.
Det samme gælder, hvis vi modtager penge via bankoverførsel, et kreditkort via en betalingsindløser (som fx Nets) eller lignende.
Så hvad stiller vi op?
Muligheder for at udstede korrekt dokumentation
Med alle kravene på plads ved vi altså, at det, at modtage penge, ikke er dokumentation nok for salget. Men hvad kan du så stille op for at få den rigtige dokumentation?
Du vil lave en fuld eller forenklet faktura
Bruger du et regnskabsprogram, kan du naturligvis udstede en faktura, hvor det giver mening. Skal du udstede nogle enkelte fakturaer om ugen eller måneden, er dette klart det nemmeste. Her kan du bruge en praktisk fakturaskabelon.
De fleste regnskabssystemer kan også tilkobles både MobilePay og kreditkortbetaling, så du gennem fakturaen får dokumentation for salget og bagefter kan modtage pengene hurtigt og nemt.
I Dinero kan du med gratisversionen, Dinero Starter, udstede fakturaer, som overholder lovens krav.
Du har en webshop
Har du en webshop, vil du typisk udstede almindelige forenklede fakturaer. Udsteder du mange fakturaer, kan det give rigtigt meget manuelt arbejde at udstede eller bogføre dem i regnskabet.
Men de fleste webshops kan kobles sammen med regnskabsprogrammet via integrationer, så fakturaen oprettes automatisk direkte fra webshoppen gennem en integration til din webshop.
På den måde slipper du for manuelt at udstede eller bogføre en faktura for hvert eneste salg. Betalinger kan typisk modtages via fx MobilePay og kreditkort.
Du har klienter, som modtager en ydelse
Hvis du driver en fysisk forretning, hvor du får klienter ind til behandling, kan et bookingsystem være den smarteste vej frem. Det gælder fx frisører, behandlere osv.
Disse bookingsystemer kan typisk stå for fakturering, opkrævning og tidsbestilling – alt sammen i et centralt værktøj. Mange af disse kan også integreres direkte til regnskabet, så bogføringen sker automatisk, og kunderne kan betale med kreditkort, MobilePay, kontanter osv.
Du har en fysisk butik
Driver du en fysisk forretning, kan det være, du skal kigge på et digitalt kasseapparat, som kan integreres med dit regnskabsprogram.
I dag findes der utroligt mange muligheder på markedet, og de er normalt meget nemme at betjene og kan køre fra en tablet eller lignende. Vi er langt fra de gammeldags tunge og klodsede kasseapparater mange kender fra supermarkeder og kiosker.
Disse systemer kan typisk også sættes op således, at bogføringen sker automatisk i regnskabsprogrammet, og de fleste understøtter betaling gennem MobilePay, kreditkort, kontanter osv.