Lønsamtale som leder – sådan taler du løn med din medarbejder

Der er forskel på MUS og lønsamtale – men de hænger sammen

Lad os slå det fast med det samme; en MUS (medarbejderudviklingssamtale) og lønsamtale er ikke det samme. De hænger dog ofte sammen, da snakken i den ene også vil have betydning for snakken i den anden. Begge har fx også stor betydning for arbejdsglæden.

Lønsamtale	MUS
Tager udgangspunkt i gammel historik, som fx, “hvad har medarbejderen opnået” og “medarbejderens indsats”	Tager udgangspunkt i fremtiden, og der snakkes om udviklingsønsker samt medarbejderens korte og langsigtede karrieremål
Ydre faktorer spiller også ind; hvad kan virksomhedens økonomi holde til, udbud og efterspørgsel på arbejdskraft og niveauet i det nuværende marked	Muligheden for (og gevinsten af) kurser og efteruddannelse aftales og planlægges for at understøtte karrieremålene

Det skal dog også siges, at mange ledere tager den årlige MUS og lønsamtale i samme ombæring – eller lige efter hinanden. Der findes ikke en forkert måde at gøre tingene på. Gør det, der giver mening for dig (som leder) og virksomheden.

Det giver dog ofte god mening ikke at tage en MUS lige efter lønsamtalen (eller omvendt), da det kan være at gå direkte fra hardcore forhandlinger til fremtidsdrømme. Du risikerer at stille medarbejderen i en dårlig situation, da mange kan have svært ved det skifte.

Hvis en medarbejder fx viser tegn på stress, er det en rigtig dårlig idé at snakke om det, samtidig med at medarbejderen skal forholde sig til en lønsamtale.

Hvornår skal du indkalde til lønforhandling?

En medarbejder har krav på minimum én lønsamtale om året, hvis I har en overenskomst, eller medarbejderen er funktionær. 

Det er op til dig som leder, hvornår du vil indkalde til lønforhandling – medmindre andet er angivet i overenskomsten, ansættelseskontrakten eller personalehåndbogen. 

Typisk ligger den på samme tidspunkt hvert år, og mange virksomheder gør den til en integreret del af medarbejderudviklingssamtalen, selvom der egentlig er tale om to forskellige samtaler. 

Fordelen ved at holde den på samme tidspunkt hvert år er, at både du og medarbejderen ved, hvornår I skal snakke løn. Det gør det nemmere for både dig og din medarbejder at skulle forberede sig til den årlige lønsamtale.

Hvis du har en medarbejder på barsel, må du ikke glemme denne. Medarbejdere under barsel har nemlig samme rettigheder som alle andre kolleger – og altså dermed også en årlig lønsamtale samtidig med de andre kolleger.

Gode råd og tips til lønsamtalen med din medarbejder

Det bedste tip til lønsamtalen er at være meget opmærksom på, at løn kan være et meget følsomt emne, og du skal derfor tale løn med omtanke. Det kan være en svær samtale, men hvis du forbereder dig godt, kan det blive en god snak for både dig og din medarbejder.

Vi har samlet gode råd og tips fra eksperter i en praktisk tjekliste, du med fordel kan bruge, inden du sætter dig med medarbejderen omkring lønforhandlingsbordet. 

• Jeg har styr på, hvilke kvalifikationer, resultater, præstationer og mål, jeg vil prioritere
• Jeg har vurderet alle medarbejdere, jeg er leder for, og sammenholdt deres præstationer og kvalifikationer med deres nuværende løn
• Jeg har koordineret med relevante chefkolleger og min egen leder
• Jeg ved, hvad medarbejderen får i dag, og hvad denne har af ønsker til løn
• Jeg ved, hvordan jeg vil gribe lønsamtalen an fra start til slut
• Jeg har tænkt over min medarbejders mulige reaktioner, og hvordan jeg selv vil reagere, hvis denne bliver vred eller ked af det
• Jeg skal huske at lytte efter under samtalen
• Jeg skal huske at være opmærksom på kropssprog og tonefald under lønsamtalen
• Jeg skal huske at være klar og tydelig i min kommunikation under samtalen

Senere i indlægget har vi samlet en række specifikke gode råd til lønsamtale og forhandlingsteknik, som dækker hele forløbet – før, under og efter. Men husk, at forberedelse er vigtigt, uanset om du forventer en nem eller svær samtale. 

Forberedelse er nøglen til en god lønforhandling

Med god forberedelse kan du undgå mange uheldige situationer. Som leder har du et særligt ansvar for blandt andet at undgå urealistiske forventninger. Husk, at der er forskel på brutto- og nettoløn – for at undgå eventuelle misforståelser med medarbejderen.

Vi gennemgår senere, hvad du skal være opmærksom før, under og efter lønsamtalen som leder, så du får den bedst mulige samtale. 

Som en del af forberedelsen til en lønsamtale med en medarbejder, skal du selvfølgelig forberede dig grundigt på samtalen, ligesom du også skal prioritere, hvordan du vil fordele posen med penge, du (måske) har fået til lønstigninger.

Der er sjældent penge til, at alle medarbejdere kan få det, de mener, de har fortjent. Det er dit valg som leder, hvordan pengene skal fordeles – og du vil sandsynligvis skuffe en eller flere. Tænk eventuelt på alternativer til løn, hvis det er muligt – fx uddannelse, netværk eller andre opgaver. 

Du kan med fordel afstemme forventningerne med medarbejderen til en 1:1. Med løbende feedback sikrer du også, at medarbejderen har et realistisk billede af dennes præstation, og hvad personen måske kan forvente. Jævnlig feedback gør lønsamtalen meget nemmere at holde.

Sådan gør du før lønsamtalen

Mange ledere bliver overraskede over, hvad der egentlig ligger af forberedelse i at skabe en konstruktiv dialog til lønsamtalen, så det bliver en god oplevelse for begge parter. Det kræver nemlig en del forberedelse.

Det er dit ansvar, at samtalen forløber på en god måde. Det gælder selvfølgelig også, selvom det ikke er muligt at indfri medarbejderens forventninger. En lønsamtale er nemlig ikke en samtale mellem to ligeværdige parter.

Først og fremmest skal du selvfølgelig tænke over medarbejderens præstationer – og om denne fortjener en belønning i form af fx en lønstigning eller et personalegode. Det er også en god idé at afstemme forventninger med medarbejderen (så meget som muligt). 

Det kan være en god idé at melde ud, hvordan rammerne for lønsamtalen vil være, og hvad virksomhedens lønpolitik er. 

Du kan også melde den samlede økonomiske ramme for lønstigninger ud, men det kan også give bagslag – fx hvis en medarbejder får mindre end gennemsnittet. Det afhænger af virksomhedens kultur, om det er en god idé eller ej.

Det skal du have styr på inden samtalen:

• Hvad er den samlede lønpulje
• Hvordan skal pengene fordeles – skal alle have det samme, eller skal nogen have mere
• Kan du gøre medarbejdere glade med andet end en lønstigning – fx nye/andre opgaver, uddannelse eller personalegoder
• Fakta om medarbejderens løn, overenskomstbestemte stigninger (mindsteløn), tidligere tillæg og lønniveauet for sammenlignelige ansatte på og udenfor arbejdspladsen
• En evaluering af medarbejderens resultater, præstationer og kvalifikationer
• Koordinering med andre lederkolleger (så I følger den samme linje)

Mange medarbejdere vil typisk komme til lønsamtalen med tre tal; den lavest mulige lønstigning, de vil acceptere, hvad de som minimum vil have, og hvad de optimalt set gerne vil have. De vil typisk starte højt ud, så de håber at ramme i hvert fald minimumskravet.

Du skal også have tænkt over struktureringen af samtalen (fx hjulpet på vej med en spørgeguide eller MUS-skema). Den skal bl.a. indeholde et overblik over, hvordan samtalen skal forløbe – og hvordan du vil reagere i forskellige situationer.

Husk at booke et lokale og indkalde i god tid. Det er også vigtigt, at du sætter nok tid af til samtalen. Fx er et kvarter sjældent lang nok tid, mens 30 minutter kan være fint for nogle. Optimalt set bør du sætte 60 minutter af til lønsamtalen – den må gerne slutte før tid.

Sådan gør du under lønsamtalen

Nu er vi kommet til selve lønsamtalen. Det er vigtigt, at du viser medarbejderen, at du prioriterer samtalen – også selvom du har en travl kalender. Sørg derfor for at komme til tiden. Du bør heller ikke udskyde eller forkorte samtalen, da det også viser, at du ikke prioriterer mødet (og dermed medarbejderen). 

Det er også vigtigt, du er opmærksom på dit kropssprog og valg af ord. Hvis du ikke er opmærksom på disse, risikerer du at skabe en ubehagelig stemning til lønsamtalen, selvom det slet ikke er meningen.

De typiske fejl en leder begår til en lønsamtale:

• Du ser ikke medarbejderen i øjnene
• Medarbejderen får ikke tid til at reagere eller kommentere
• Du har en masse antagelser, du ikke er bevidst om
• Du tager ikke selv ansvar (og skyder det fx over på dine lederkolleger)
• Du kan ikke komme med argumenter, begrundelser eller konkrete eksempler
• Du mangler indsigt i de psykologiske aspekter af en lønsamtale
• Du lover konkrete lønstigninger (eller andre personalegoder) ved næste samtale, som ikke indfries

Som leder er det dig, der skal styre lønsamtalen og sikre, at det bliver en konstruktiv dialog. Stil åbne spørgsmål (hvem, hvad, hvor etc.) i stedet for lukkede spørgsmål (ledende eller ja/nej). Bemærk ordenes indhold, og hvad der bliver sagt mellem linjerne.

Din ledelsesform har også meget at sige, når det kommer til lønsamtalen. Fx er det typisk nemmere for en leder, der sværger til værdibaseret ledelse, at tage de svære snakke med en medarbejder, end hvis der er tale om en mere autoritær ledelsesform.

Der er mange ting, der kan misforstås – især hvis der er tale om dårlige nyheder. Ord udgør eksempelvis kun omkring 7% af den samlede oplevelse af din kommunikation. Derfor skal du fx ikke sidde med armene over kors og på andre måder have et afvisende kropssprog. 

Der er flere måder, du kan bidrage til, at lønsamtalen bliver god for både leder og medarbejder. Ved at følge nedenstående skabelon til lønsamtalen som leder er du allerede kommet langt med at forsøge at skabe et godt samtaleklima:

• Start med at præsentere budskabet kort og præcist
• Argumentér klart og tydeligt – og brug gerne konkrete eksempler
• Giv plads til medarbejderens reaktioner og kommentarer
• Vær opmærksom på behov for yderligere argumenter
• Sikr dig, at medarbejderen er indforstået med resultatet og baggrunden for det

Ovenstående er på ingen måde en facitliste. En samtale kan stikke i mange forskellige muligheder. Det kan være noget, du (som leder) gerne vil omkring eller noget, medarbejderen har brug for at snakke om. 

Derfor er det vigtigt, du har tænkt over “alternative forløb” i forberedelsesfasen. Hvis medarbejderen fx afbryder dig med en indvending, er det en god idé først at stoppe op og lytte og notere. Vis forståelse for indvendingen, og forklar din mening igen – og stil et nyt spørgsmål.

Når lønsamtalen er færdig, har du en sidste vigtig opgave, inden I forlader lokalet. Du skal opsummere de vigtigste pointer, så du er sikker på, at I begge er enige om, hvad I har sagt og aftalt. Sørg for at få det hele med, og spørg medarbejderen, om han er enig.

Sådan gør du efter lønsamtalen

Dit arbejde ift. lønsamtalen er sjældent slut, når I er færdige med samtalen og forlader lokalet. Der er nemlig også hele opfølgningen, hvor du som leder skal følge op og (eventuelt) sætte de aftalte ting i gang. Det er en del af god ledelse.

Det er vigtigt, at der bliver reageret og fulgt op på de ting, I bliver enige om under samtalen – uanset om det er negative ting (som fx samarbejdsproblemer eller manglende performance) eller positive ting (mere ansvar eller højere løn). Det er dit arbejde som leder at følge op.

Opfølgningen kan tage både kort og lang tid. Hvis det blot er at underskrive nogle papirer eller give medarbejderen nye opgaver, bør det klares hurtigst muligt. Hvis der er større mål eller udfordringer, er det en god idé at aftale et nyt møde, hvor I bliver mere konkrete omkring målene.

Eksempel på opfølgning efter en lønsamtale

I dette eksempel er Mette og hendes leder, Claus, blevet enige om, at Mette skal have en lønstigning, samtidig med at hun skal begynde at få mere ansvar fremadrettet.

1. opfølgning: Claus udfylder de relevante papirer ifm. lønstigningen og sender dem til Mette, så hun kan skrive dem under
2. opfølgning: Claus indkalder Mette til et møde, hvor de laver en plan for, hvilke opgaver Mette skal have fremadrettet – og bliver enige om målene for “succes”
3. opfølgning: Claus indkalder til et møde cirka halvvejs gennem året, hvor de laver en foreløbig evaluering

Der kan selvfølgelig være mange flere opfølgninger. Claus vil eksempelvis typisk også følge op til månedlige 1:1 eller performance-møder, hvor det er relevant at snakke om opgaverne. Hvis det er nye opgaver, eller Mette fx skal begynde at snuse til lederopgaver, kræver det også en del sparring og rådgivning.

Der skal dog indkaldes til større gennemgange, hvor der er plads og tid til at gå mere i dybden. Det kan også være, at målet ændrer sig på et tidspunkt. Dette tages typisk til de større snakke.

Det vigtigste ved opfølgning er, at du følger op på alle ting inden for en overskuelig tidsramme. Hvis I har aftalt specifikke datoer eller tidsrammer, skal du selvfølgelig overholde disse. Hvis det af en grund ikke er muligt, er det vigtigt, at du i god tid orienterer medarbejderen.

Lønforhandling som leder handler om meget mere end løn

Selvom det er en del af selve ordet “lønforhandling”, handler samtalen om meget mere end blot “løn”. Mange tænker på en lønstigning i kroner og øre, men du har også mulighed for at give diverse personalegoder (afhængig af virksomhed og råderum):

Det er næsten kun fantasien, der sætter grænser. Jo bedre du kender dine medarbejdere og deres behov, jo bedre er dine muligheder for at tilbyde dem et alternativ til en stor lønstigning – som de faktisk vil være tilfredse med.

Personalegoder er typisk en del af en bruttolønsordning, som også kaldes for lønomlægning og fleksibel lønpakke. Medarbejderen vil både blive beskattet af den lavere bruttoløn, samtidig med at personen kan opnå en skattemæssig besparelse ift. selve godet.

Guide til lønforhandling som leder

Der kan være mange ting at huske, når du skal forberede og styre lønsamtalen som leder. Derfor har vi lavet en skabelon med en praktisk guide, du kan bruge. Den indeholder alle de vigtige ting, du skal huske, og du kan notere ting direkte i den og tage den med til samtalen.

Du tilmelder dig samtidig vores nyhedsbrev, når du indtaster din mail og downloader skabelonen.