KPI – Sådan opstiller du relevante og målbare KPI’er

Det er meget normalt at have forskellige KPI’er forskellige steder i virksomheden. Din marketingafdeling skal fx ikke have de samme KPI’er som din HR-afdeling. Alle skal dog pege virksomhedens medarbejdere i samme retning, så I alle har retning mod det samme mål i sidste ende. 

Hvis du fx har et forretningsmål om at øge salget, kan KPI’en for salgsafdelingen være at øge omsætningen i webshoppen med 50 % i forhold til sidste år og for HR-afdelingen at ansætte minimum én sælger inden sommerferien.

Skabelon til konkrete og målbare KPI’er

Dine mål skal være konkrete og målbare, og de skal have en tidshorisont. For at være sikker på at dine KPI’er lever op til de krav, kan du følge vores skabelon nedenfor.

I kolonnen til venstre har vi skrevet nogle spørgsmål, du skal stille dig selv, når du opsætter din KPI. Til højre har vi sat nogle fiktive svar ind, så du kan få en idé om, hvordan dine svar kunne se ud.

Spørgsmål	Svar (KPI’en)
Hvad er dine forretningsmål?	At øge omsætningen med 50 % i år
Hvad vil du måle og sætte KPI for?	Virksomhedens salgsindtægter i webshoppen
Hvorfor er målet vigtigt for din virksomhed? Hvad får virksomheden ud af målet?	Overskuddet skal bruges til indkøb af flere maskiner
Hvad skal der til for at nå målet?	Jeg skal ansætte flere sælgere og skabe mere organisk trafik til webshoppen
Hvordan og hvor ofte vil du måle fremgangen mod det ønskede resultat?	Vi vil måle processen ved at måle den øgede omsætning hver uge
Hvilke afdelinger/ansatte skal involveres for at nå målet?	Salgsafdelingen
Hvem skal være ansvarlig for det ønskede resultat?	Salgschefen er ansvarlig for, at virksomheden opnår målet
Hvilket resultat ønsker du at komme frem til?	Virksomhedens salgsindtægter i webshoppen skal øges med 25 % i år

Du kan selv sætte dine egne svar ind i svardelen for at formulere dit eget mål for din KPI. Når du svarer på spørgsmålene, finder du ud af, om KPI’en passer til din virksomheds mål. 

Er målet det rigtige for din virksomhed?

Når du har valgt dine KPI’er og opstillet en KPI-målsætning, er det en god idé at dobbelttjekke, om målet nu også passer til din virksomhed. 

Det er også vigtigt at genoverveje, om det passer til din virksomheds forretningsmål, og om du egentlig måler på de vigtigste KPI’er. Hvis ikke, så stop lige op en gang, for du kan risikere at arbejde efter at nå et mål, som slet ikke får nogen indflydelse på din virksomhed.

Er du i tvivl om, hvorvidt KPI’en giver mening for din virksomhed, så gør den det højest sandsynligt ikke. Der er ingen grund til at opsætte KPI’er, hvis de ikke giver mening. Der er heller ingen grund til at opstille så mange, at du ikke kan lægge det arbejde og de overvejelser, de kræver. Har du for mange, ender det ofte med, at dine medarbejdere går i for mange retninger.

Når du svarer på spørgsmålene i skabelonen, kan det også være, du finder ud af, at dine mål slet ikke kan opfyldes lige nu. Måske har du ikke mulighed for at gøre, hvad der skal til lige nu. Fx hvis den medarbejder, der skulle have haft ansvaret, skal på barselsorlov. 

Omvendt kan det også være for ambitiøst eller ensporet kun at opstille en enkelt KPI. For så kan I ende med at fokusere på et alt for lille område. Hvor mange, du skal opsætte, afhænger af ikke af størrelsen på din virksomhed, men hvad du har brug for – typisk mellem 4-10 KPI’er pr. afdeling. 

Brug SMART-modellen til din KPI

Når du har fundet målet for din KPI, kan du gøre den endnu skarpere og mere relevant for din virksomhed ved at køre den igennem SMART-modellen.

SMART-modellen tager udgangspunkt i fem kriterier. Det er de kriterier, din KPI skal kunne leve op til for at være “smart” og dermed være en KPI, som du rent faktisk kan bruge til noget i dit arbejde.

Hvert kriterium indeholder et spørgsmål, som du uden at blinke skal kunne give et godt svar på:

Specifikt: Hvad vil du helt præcist opnå?

Målbart: Hvordan vil du måle dine fremskridt?

Attraktivt: Hvorfor vil du opnå målet?

Realistisk: Er KPI’en realistisk og opnåelig for din virksomhed? 

Tidsafgrænset: Hvornår falder din deadline?

Finder du frem til nogle svar, der rent faktisk giver mening for din virksomhed, har du med stor sandsynlighed fat i en brugbar KPI.

Eksempler på KPI’er for forskellige afdelinger

KPI’er er typisk forskellige for hver afdeling og hvert fagområde. Nedenfor giver vi nogle eksempler på KPI’er i forskellige afdelinger, stillinger og fagområder.

Sådan lægger du en strategi for dine KPI’er

Når du arbejder med dine KPI’er, er det vigtigt at have en strategi. Ellers kan du ende med at bruge rigtig lang tid på at finde dine KPI’er, men ikke få noget ud af dem. Det vil være ærgerligt.

For at hjælpe dig lidt på vej har vi skrevet en guide til, hvad du bør have med i strategien, og hvordan du skal arbejde med dine KPI’er.

Husk dit forretningsmål

Dine KPI’er skal hele tiden pege mod dit forretningsmål. Derfor er det vigtigt, at du har dine forretningsmål i baghovedet under hele processen.

Analysér din nuværende præstation

Før du opsætter dine KPI’er, skal du kende til udviklingen på det område, du ønsker at måle på. Hvis du har et forretningsmål om at øge omsætningen, kan du have en målsætning om at øge den gennemsnitlige ordrestørrelse.

Opsæt KPI’er

Nu er du klar til at opsætte dine KPI’er. Opsæt gerne mellem 4-10 pr. afdeling, og husk, at de skal være konkrete og målbare. Fx at du i gennemsnit skal sælge to par sko pr. ordre og så bruge den gennemsnitlige ordrestørrelse som indikator.

Hold dine KPI’er op mod SMART-modellen – holder dine KPI’er?

Gør dine KPI’er endnu skarpere ved at bruge SMART-modellen. 

Det vil sige: Er de specifikke? Er de målbare? Er de attraktive? Er de realistiske? Er de tidsbestemte?

Evaluer og revurder dine KPI’er løbende

Dine KPI’er er ikke statiske. Du skal løbende evaluere og revurdere dem, gerne én om måneden.

Find ud af, om du gør fremskridt, eller om du måler på det forkerte. Der kan ske ændringer i din virksomhed, som påvirker dine KPI’er på en måde, så du er nødt til at lave målet om eller finde andre KPI’er at måle på. 

Fx kan inflation eller opsigelser gøre, at du er nødt til at ændre dine KPI’er, men det kan også være, at du er nået i mål lang tid før deadline.

Evaluer dine KPI’er

Når din deadline er nået, skal du naturligvis måle, om du er nået i mål. Og så igen opsætte nye KPI’er.

Strategien skal tilpasses virksomheden, og den skal skrives i et sprog, så alle medarbejdere er med på, hvordan I arbejder med KPI’er hos jer.

Brug løbende rapportering

For at kunne evaluere og revurdere dine KPI’er, enten løbende eller efter deadline, kan du trække nogle rapporter. Ud fra rapporterne kan du analysere dine KPI’er.

Hvilket software eller dataanalyseværktøj, du skal bruge til at trække rapporterne, afhænger selvfølgelig af, hvad du skal måle, altså hvilke KPI’er du vil kigge på. 

Du kan bl.a. bruge Googles analyseværktøj GA4. Her kan du hente og sammensætte rapporter med dine KPI-data.

Du kan også bruge Tamigo, Canea, Databox eller andre værktøjer. Der findes mange forskellige.

En rapport vil typisk være diagrammer, grafer, tabeller eller blot lister med tal, der inviterer dig til at gå i dybden med din data. På den måde kan du gå helt ned i detaljerne og analysere din virksomheds performance lige nu.

Rapporten skal opdateres regelmæssigt, så du løbende kan evaluere og revurdere dine KPI’er.

Et dashboard giver dig det visuelle overblik

Har du i stedet brug for at få et hurtigt og mere visuelt overblik over dine KPI’er, er et dashboard noget for dig.

På et dashboard kan du samle de vigtigste KPI’er og vise dem på en overskuelig måde. Har du en produktionsvirksomhed kan du fx få vist tallene for plukningsnøjagtighed, pladsudnyttelse og levering til tiden for den seneste uge. 

De data, der giver mening for én afdeling, er ikke nødvendigvis de samme, som giver mening for en anden. Snarere tværtimod. Derfor skal du lave et dashboard til hver afdeling med de KPI’er, der er relevante for lige præcis dem.

I kan vælge, at dashboardet skal opdateres hver dag, hver uge eller hver måned. Det vigtigste er, at det som minimum opdateres i det omfang, du lovede, da du fastsatte dine mål. Lovede du, at du ville måle hver uge, skal dashboardet selvfølgelig opdateres hver uge.

Du kan fx bruge HubSpot, GA4 eller Databox til at hente de data, som du har brug for at få vist på dit dashboard. Du kan også bygge et dashboard i Excel, men det kræver god forståelse for programmet og en del tålmodighed. 

Template til visning af dine KPI’er

Når du skal vise dine KPI’er på dit dashboard, kan det være rart at have en skabelon (det vi også kalder en template) til dine tal. Det eneste, du skal gøre, er at importere tallene til skabelonen, og derefter bliver de vist på en overskuelig måde.

Der findes en del gratis templates til download. De er typisk til Excel og er op til dig selv at sætte op. Gør du det, skal du passe på, at du ikke bryder forudindstillingerne, så du får vist de forkerte oplysninger. 

Bruger du et softwareværktøj, som fx Geckoboard, Tableau, Funnel, Plecto eller Modified Solutions, har de ofte nogle templates eller forudindstillede diagrammer (widgets), du kan bygge dit dashboard med. 

Hvad er forskellen på OKR og KPI?

Måske har du også hørt nogen tale om OKR’er. Måske bruger du den selv uden at være klar over det. 

OKR står for Objective & Key Result. Det kan vi oversætte til mål og nøgleresultater. Målet (objective) er din virksomheds eller afdelingens overordnede mål. Det mål vil du opnå ved at nå ét eller flere af dine opstillede nøgleresultater (Key Result). På den måde bliver nøgleresultaterne din metode til at nå målet.

Et eksempel på en OKR kan være, at du har et mål om at få flere leads end sidste år. For at nå det mål, har du et nøgleresultat på 2.500 nye leads fra annoncer på LinkedIn og 1.000 nye leads fra annoncer på Facebook i indeværende år.

Du vil typisk formulere 3-5 OKR’er per kvartal. Når du laver så kortsigtede mål, har du den mulighed, at du ofte kan ændre både mål og nøgleresultater. Sådan er det ikke for KPI’er, hvor du typisk fokuserer på de samme værdier i flere måneder eller år.

Når du skal vurdere, evaluere og revurdere din OKR, er det dine nøgleresultater, du fokuserer på. Når du måler dem, kan du nemlig se, hvor langt du er fra de resultater, du skal nå.

Hvor dine KPI’er indikerer, om du er på vej i den rigtige retning, bruger du dine nøgleresultater som metode til at nå dine mål. Du kan for eksempel stille skarpt på antal besøgende på dit website ved gå efter et nøgleresultat, som hedder 2.500 unikke visninger pr. artikel i Q4.